Dalam proses penjualan dan distribusi barang, perusahaan membutuhkan dokumen untuk memastikan barang yang dikirim dapat diperiksa dan diterima dengan baik oleh customer.
Salah satu dokumen penting dalam proses tersebut adalah Delivery Note, yang di Indonesia sering disebut surat jalan.
Delivery Note digunakan untuk memberikan informasi mengenai barang yang dikirim dari perusahaan kepada customer atau pihak penerima.
Secara sederhana:
Quotation = Penawaran
Sales Order = Pesanan
Delivery Note / Surat Jalan = Bukti dan detail pengiriman
Invoice = Penagihan
Karena itu, Delivery Note biasanya menjadi bagian dari alur:
Quotation → Sales Order → Delivery Note → Invoice → Payment
Namun, workflow dapat berbeda tergantung model bisnis dan kebijakan perusahaan.
Apa Itu Delivery Note?
Delivery Note adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari seller, supplier, atau perusahaan kepada customer atau penerima barang.
Dalam praktik bisnis di Indonesia, Delivery Note sering disebut sebagai surat jalan.
Dokumen ini memberikan informasi mengenai:
- Siapa pengirim barang
- Siapa penerima barang
- Barang yang dikirim
- Quantity barang
- Nomor Sales Order atau referensi transaksi
- Tanggal pengiriman
- Alamat pengiriman
- Informasi kendaraan atau kurir jika diperlukan
- Kolom penerimaan barang
Delivery Note dapat digunakan oleh beberapa bagian perusahaan, seperti:
- Sales
- Warehouse
- Logistics
- Delivery
- Customer Service
- Finance
- Customer
Apa Fungsi Surat Jalan?
Surat jalan memiliki beberapa fungsi penting dalam proses distribusi dan pengiriman.
1. Sebagai Dokumen Pengiriman
Fungsi utama Delivery Note adalah memberikan informasi bahwa barang sedang dikirim dari perusahaan kepada pihak penerima.
Dokumen ini dapat menyertai barang selama proses pengiriman.
2. Sebagai Detail Barang yang Dikirim
Delivery Note membantu penerima mengetahui:
- Jenis barang
- Quantity
- Satuan
- SKU atau kode produk
- Nomor pesanan
- Informasi lainnya yang diperlukan
Dengan demikian, customer dapat melakukan pemeriksaan saat barang tiba.
3. Membantu Proses Pemeriksaan Barang
Ketika barang diterima, customer dapat membandingkan barang fisik dengan Delivery Note.
Misalnya:
Delivery Note:
ProdukQtyLaptop10Monitor10Keyboard10Customer kemudian memeriksa apakah barang yang datang sesuai dengan dokumen.
4. Sebagai Bukti Penerimaan
Delivery Note dapat menyediakan area untuk:
- Nama penerima
- Tanggal diterima
- Tanda tangan
- Stempel perusahaan
- Catatan penerimaan
Setelah ditandatangani, salinan Delivery Note dapat digunakan sebagai dokumentasi bahwa pengiriman telah diterima.
5. Membantu Warehouse
Warehouse dapat menggunakan Delivery Note sebagai referensi untuk menentukan barang yang harus dikeluarkan.
Hal ini membantu mengurangi risiko:
- Salah barang
- Salah quantity
- Salah customer
- Salah alamat pengiriman
6. Membantu Finance
Delivery Note juga dapat digunakan sebagai referensi dalam proses billing, terutama jika kebijakan perusahaan mensyaratkan invoice dibuat setelah barang dikirim atau diterima.
Contohnya:
Sales Order
↓
Delivery Note
↓
Invoice
Namun, ketentuan tersebut dapat berbeda berdasarkan kontrak dan kebijakan billing perusahaan.
Apa Perbedaan Delivery Note dan Invoice?
Delivery Note dan Invoice sering digunakan dalam transaksi yang sama, tetapi keduanya memiliki fungsi berbeda.
AspekDelivery NoteInvoiceFungsiDokumen pengirimanDokumen penagihanFokusBarang yang dikirimNilai yang harus dibayarQuantityMenunjukkan barang dikirimMenunjukkan barang/jasa yang ditagihkanHargaTidak selalu ditampilkanBiasanya ditampilkanTotal pembayaranTidak menjadi fokus utamaMenjadi fokus utamaTanda tangan penerimaUmumnya tersediaTidak selalu diperlukanDigunakan olehWarehouse/Logistics/CustomerFinance/CustomerCara mudah mengingatnya:
Delivery Note = Apa yang dikirim?
Invoice = Berapa yang harus dibayar?
Apa Perbedaan Delivery Note dan Sales Order?
Sales Order dan Delivery Note juga memiliki fungsi berbeda.
Sales Order
Sales Order mencatat:
Apa yang dipesan customer?
Delivery Note
Delivery Note mencatat:
Apa yang benar-benar dikirim kepada customer?
Contoh:
Customer memesan:
100 unit produk
Sales Order:
Order Qty = 100
Namun perusahaan hanya dapat mengirim:
Delivery Note #1 = 60 unit
Kemudian:
Delivery Note #2 = 40 unit
Dalam kondisi seperti ini, sistem dapat membantu perusahaan memonitor:
Ordered = 100
Delivered = 100
Remaining = 0
Hal ini sangat berguna untuk perusahaan yang melakukan partial delivery.
Apa Isi Surat Jalan?
Format Delivery Note dapat berbeda-beda sesuai kebutuhan bisnis.
Namun, surat jalan umumnya memiliki beberapa bagian penting.
1. Informasi Perusahaan
Contohnya:
- Nama perusahaan
- Logo
- Alamat
- Nomor telepon
- Website
2. Informasi Delivery Note
Contohnya:
- Delivery Note Number
- Delivery Date
- Sales Order Number
- Customer Reference
- Warehouse
- Delivery Status
Contoh:
Delivery Note No.: DN-2026-00125
Date: 26 August 2026
SO No.: SO-2026-00125
3. Informasi Customer
Berisi:
- Customer name
- Company
- Billing address
- Shipping address
- Contact person
- Phone number
4. Detail Barang
Bagian ini merupakan bagian paling penting.
Contohnya:
NoProductSKUQtyUnit1Laptop ProLP-00110Unit2Monitor 24"MN-02410Unit3KeyboardKB-00110Unit5. Informasi Pengiriman
Dapat mencakup:
- Driver
- Vehicle number
- Courier
- Shipping method
- Warehouse
- Delivery address
Tidak semua bisnis membutuhkan seluruh informasi tersebut.
6. Kolom Penerimaan
Bagian akhir Delivery Note dapat menyediakan:
Delivered By
Nama:
Received By
Nama:
Tanggal:
Tanda tangan:
Catatan:
Contoh Surat Jalan
Berikut contoh sederhana:
DELIVERY NOTE
PT ABC Indonesia
Delivery Note No.: DN-2026-00125
Date: 26 August 2026
Customer:
PT XYZ Indonesia
Shipping Address:
Jakarta, Indonesia
Reference:
SO-2026-00125
NoProductQtyUnit1Laptop10Unit2Monitor10Unit3Keyboard10UnitNotes:
Barang diterima dalam kondisi baik.
Delivered By
Nama & Tanda Tangan
Received By
Nama & Tanda Tangan
Cara Membuat Surat Jalan
Perusahaan dapat membuat Delivery Note secara manual menggunakan Word atau Excel.
Namun, untuk bisnis dengan volume transaksi yang tinggi, pembuatan surat jalan secara manual dapat menimbulkan pekerjaan berulang.
Berikut workflow yang lebih efisien.
Step 1 — Buat Sales Order
Sales membuat Sales Order berdasarkan:
- Quotation
- Purchase Order customer
- Customer order
- Kontrak
Contoh:
SO-2026-00125
Order:
100 units
Step 2 — Konfirmasi Order
Setelah Sales Order dikonfirmasi, warehouse dapat melihat barang yang harus disiapkan.
Step 3 — Prepare Goods
Warehouse melakukan picking dan packing.
Sistem dapat menunjukkan:
Ordered: 100
Prepared: 100
Step 4 — Buat Delivery Note
Delivery Note dibuat berdasarkan Sales Order.
Data seperti:
- Customer
- Shipping address
- Product
- Quantity
- Sales Order number
dapat diambil dari Sales Order.
Dengan demikian, staff tidak perlu mengetik data yang sama berulang kali.
Step 5 — Barang Dikirim
Delivery Note ikut bersama barang atau tersedia dalam format digital sesuai kebutuhan perusahaan.
Step 6 — Customer Menerima Barang
Customer melakukan pemeriksaan.
Jika sesuai, customer memberikan:
- Nama penerima
- Tanggal
- Tanda tangan
- Catatan jika diperlukan
Step 7 — Update Delivery Status
Sistem memperbarui status:
Delivered
atau:
Partially Delivered
Jika barang dikirim sebagian.
Step 8 — Invoice
Jika kebijakan perusahaan menggunakan delivery sebagai dasar billing, transaksi dapat dilanjutkan ke proses Invoice.
Workflow:
Sales Order → Delivery Note → Invoice
Cara Membuat Surat Jalan dengan SaaS Farinotech
Menggunakan SaaS dapat membuat proses Delivery Note lebih terstruktur.
Contoh workflow:
Customer ↓ Quotation ↓ Sales Order ↓ Warehouse ↓ Delivery Note ↓ Customer Receipt ↓ Invoice ↓ PaymentDengan sistem terintegrasi, data dari Sales Order dapat digunakan untuk membuat Delivery Note.
Contoh Workflow Delivery Note di Farinotech SaaS
1. Sales Order Dibuat
Sales membuat:
SO-2026-00125
Customer:
PT XYZ
Order:
100 units
2. Warehouse Menerima Order
Warehouse melihat order yang perlu diproses.
3. Create Delivery Note
User memilih:
Create Delivery Note
Sistem mengambil data:
- Customer
- Address
- Product
- Quantity
- Sales Order
- Reference
4. Tentukan Quantity yang Dikirim
Misalnya:
Order:
100 units
Delivery:
60 units
Sistem menyimpan:
Ordered = 100
Delivered = 60
Remaining = 40
5. Delivery Note Dicetak atau Dikirim Digital
Sistem menghasilkan dokumen Delivery Note dengan nomor unik.
Contoh:
DN-2026-00125
6. Customer Menerima Barang
Customer memeriksa barang dan memberikan tanda terima.
7. Status Diperbarui
Status:
Partially Delivered
Kemudian ketika 40 unit sisanya dikirim:
Delivered
Mengapa Digital Delivery Note Lebih Efisien?
Penggunaan SaaS untuk Delivery Note dapat membantu perusahaan:
Mengurangi Input Data Berulang
Data Sales Order dapat digunakan untuk membuat Delivery Note.
Mengurangi Kesalahan
Customer, alamat, produk, dan quantity dapat diambil dari transaksi.
Memudahkan Partial Delivery
Perusahaan dapat mengetahui jumlah:
- Ordered
- Delivered
- Remaining
Mempercepat Pengiriman
Warehouse dapat langsung melihat order yang harus diproses.
Memudahkan Tracking
Management dapat mengetahui status pengiriman.
Memudahkan Dokumentasi
Dokumen pengiriman tersimpan secara digital.
Mendukung Integrasi Sales dan Finance
Delivery dapat menjadi bagian dari workflow menuju Invoice sesuai aturan bisnis perusahaan.
Status Delivery Note
Sistem Delivery Note dapat memiliki beberapa status.
Draft
Delivery Note sedang dibuat.
Ready to Ship
Barang siap dikirim.
Shipped
Barang telah dikirim.
Partially Delivered
Sebagian barang telah dikirim.
Delivered
Barang telah diterima atau pengiriman telah selesai sesuai workflow.
Cancelled
Pengiriman dibatalkan.
Status tersebut membantu perusahaan mengetahui kondisi setiap pengiriman secara real-time.
Delivery Note untuk Partial Delivery
Salah satu fitur penting dalam sistem delivery adalah partial delivery.
Contoh:
Customer memesan:
500 units
Tetapi warehouse hanya memiliki:
300 units
Perusahaan mengirim:
300 units
Delivery Note:
DN-001 = 300 units
Remaining:
200 units
Kemudian warehouse mendapatkan stok.
Pengiriman berikutnya:
DN-002 = 200 units
Total:
300 + 200 = 500 units
Dengan sistem digital, perusahaan dapat memonitor histori pengiriman tanpa harus menghitung secara manual.
Delivery Note dan Inventory
Delivery Note juga dapat berhubungan dengan inventory management.
Contohnya:
Warehouse Stock
1.000 units
Customer Order:
100 units
Delivery:
100 units
Setelah pengiriman:
Remaining Stock = 900 units
Jika sistem terintegrasi dengan inventory, proses pengiriman dapat membantu memperbarui data stok sesuai aturan sistem.
Delivery Note dan Invoice
Delivery Note dan Invoice dapat menjadi bagian dari satu workflow:
Sales Order
↓
Delivery Note
↓
Invoice
↓
Payment
Namun, tidak semua transaksi menggunakan workflow tersebut secara persis.
Untuk bisnis tertentu, invoice dapat dibuat:
- Sebelum delivery
- Setelah delivery
- Berdasarkan milestone
- Berdasarkan subscription
- Berdasarkan kontrak
- Berdasarkan payment terms
Karena itu, sistem SaaS sebaiknya mendukung workflow yang fleksibel.
FAQ Delivery Note / Surat Jalan
Apa itu Delivery Note?
Delivery Note adalah dokumen yang menyertai atau mendokumentasikan pengiriman barang dari perusahaan kepada customer atau pihak penerima.
Apa itu surat jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan proses pengiriman barang dan informasi barang yang dikirim kepada penerima.
Apakah Delivery Note sama dengan surat jalan?
Dalam banyak praktik bisnis di Indonesia, istilah Delivery Note sering digunakan untuk merujuk pada dokumen yang disebut surat jalan. Namun, format dan penggunaan dapat berbeda sesuai perusahaan dan konteks transaksi.
Apa fungsi surat jalan?
Surat jalan berfungsi sebagai dokumen pengiriman, referensi detail barang, alat pemeriksaan barang, dan dapat menjadi bukti penerimaan sesuai proses bisnis perusahaan.
Apa perbedaan surat jalan dan invoice?
Surat jalan berfokus pada pengiriman barang, sedangkan invoice berfokus pada penagihan.
Apa perbedaan Sales Order dan Delivery Note?
Sales Order mencatat pesanan customer, sedangkan Delivery Note mencatat barang yang dikirim atau diserahkan.
Apakah Delivery Note harus memiliki harga?
Tidak selalu. Banyak perusahaan membuat Delivery Note tanpa menampilkan harga karena fokusnya adalah pengiriman dan penerimaan barang.
Apakah Delivery Note bisa dibuat dari Sales Order?
Ya. Dalam sistem sales management, Delivery Note dapat dibuat berdasarkan Sales Order.
Apakah satu Sales Order dapat memiliki beberapa Delivery Note?
Ya. Hal ini umum terjadi ketika perusahaan melakukan partial delivery.
Apakah Delivery Note dapat digunakan sebagai dasar Invoice?
Dalam workflow tertentu, Delivery Note dapat digunakan sebagai salah satu referensi untuk proses billing. Namun, aturan billing bergantung pada kontrak dan kebijakan perusahaan.
Kesimpulan
Delivery Note atau surat jalan merupakan bagian penting dari proses pengiriman barang.
Jika Quotation berfungsi sebagai penawaran, Sales Order sebagai pesanan, maka Delivery Note berfungsi untuk mendokumentasikan pengiriman barang, sedangkan Invoice digunakan untuk penagihan.
Alur bisnis yang umum adalah:
Quotation → Sales Order → Delivery Note → Invoice → Payment
Dengan SaaS Farinotech, proses tersebut dapat dibuat lebih terintegrasi sehingga perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan input, memonitor partial delivery, dan menyimpan dokumen pengiriman secara lebih terstruktur.
