Cara Membuat Invoice Online Gratis untuk UMKM
Invoice merupakan salah satu dokumen penting dalam menjalankan bisnis. Invoice digunakan untuk memberikan informasi kepada pelanggan mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, tanggal pembayaran, serta informasi transaksi lainnya.
Bagi UMKM dan bisnis kecil, membuat invoice secara manual menggunakan Microsoft Excel atau Word mungkin masih dilakukan. Namun, ketika jumlah transaksi semakin banyak, cara tersebut dapat memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
Solusinya adalah menggunakan invoice online.
Dengan invoice online, Anda dapat membuat invoice dengan lebih cepat, menyimpan data pelanggan, mengatur nomor invoice, menghitung total pembayaran, dan mengirim invoice kepada pelanggan secara digital.
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat invoice online gratis untuk UMKM, informasi yang harus ada di invoice, contoh invoice, serta tips agar invoice bisnis terlihat profesional.
Apa Itu Invoice Online?
Invoice online adalah tagihan yang dibuat dan dikelola secara digital menggunakan komputer, laptop, tablet, atau smartphone.
Berbeda dengan invoice yang dibuat secara manual, invoice online dapat dibuat menggunakan aplikasi atau software invoice sehingga proses pembuatan dan pengelolaannya menjadi lebih cepat.
Invoice online biasanya dapat berisi:
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Informasi penjual
- Informasi pelanggan
- Daftar produk atau jasa
- Jumlah barang
- Harga satuan
- Diskon
- Pajak
- Total pembayaran
- Jatuh tempo pembayaran
- Metode pembayaran
- Catatan atau syarat pembayaran
Invoice kemudian dapat disimpan sebagai PDF atau dikirim secara digital kepada pelanggan.
Apakah Invoice Online Gratis Bisa Digunakan untuk UMKM?
Ya. UMKM dapat menggunakan invoice online gratis untuk membuat tagihan bisnis tanpa harus membuat dokumen secara manual.
Namun, sebelum memilih aplikasi invoice gratis, perhatikan fitur yang tersedia. Beberapa aplikasi mungkin memiliki batas jumlah invoice, pelanggan, pengguna, atau fitur tertentu.
Untuk bisnis yang sedang berkembang, sebaiknya pilih aplikasi yang tidak hanya dapat membuat invoice, tetapi juga membantu mengelola pelanggan, produk, pembayaran, dan dokumen bisnis lainnya.
Cara Membuat Invoice Online Gratis
Berikut langkah-langkah sederhana untuk membuat invoice online gratis.
1. Pilih Aplikasi Invoice Online
Langkah pertama adalah memilih aplikasi atau software yang dapat digunakan untuk membuat invoice secara online.
Pilih aplikasi yang memiliki:
- Template invoice profesional
- Penomoran invoice otomatis
- Database pelanggan
- Database produk atau jasa
- Perhitungan otomatis
- Dukungan PDF
- Riwayat invoice
- Fitur pengiriman invoice
- Keamanan data
- Akses online
Untuk UMKM, penggunaan software invoice dapat menghemat waktu dibandingkan membuat invoice satu per satu menggunakan Excel atau Word.
2. Masukkan Informasi Bisnis
Setelah memilih aplikasi invoice online, masukkan informasi bisnis Anda.
Informasi yang biasanya diperlukan antara lain:
- Nama perusahaan atau nama usaha
- Logo bisnis
- Alamat
- Nomor telepon
- Website
- Informasi pajak jika diperlukan
- Informasi rekening pembayaran
Informasi tersebut akan ditampilkan pada invoice sehingga pelanggan dapat mengetahui siapa yang menerbitkan tagihan.
3. Masukkan Data Pelanggan
Selanjutnya, masukkan informasi pelanggan.
Contohnya:
Customer:
PT Maju Bersama
Jl. Sudirman No. 100
Jakarta, Indonesia
Email: finance@majubersama.com
Jika menggunakan aplikasi invoice online, data pelanggan dapat disimpan sehingga Anda tidak perlu mengetik informasi yang sama setiap kali membuat invoice baru.
4. Buat Nomor Invoice
Setiap invoice sebaiknya memiliki nomor invoice yang unik.
Contoh:
INV-2026-0001
atau
INV/2026/08/001
Nomor invoice membantu bisnis mengelola dan mencari transaksi dengan lebih mudah.
Untuk bisnis dengan banyak transaksi, penomoran otomatis sangat membantu karena mengurangi risiko nomor invoice ganda.
5. Tambahkan Produk atau Jasa
Masukkan produk atau jasa yang ditagihkan kepada pelanggan.
Contoh:
Produk/JasaQtyHargaTotalWebsite Development1Rp5.000.000Rp5.000.000Hosting1Rp1.000.000Rp1.000.000Maintenance2Rp500.000Rp1.000.000Subtotal: Rp7.000.000
Jika terdapat diskon atau pajak, tambahkan pada bagian yang sesuai.
6. Tentukan Jatuh Tempo Pembayaran
Invoice sebaiknya mencantumkan kapan pelanggan harus melakukan pembayaran.
Contohnya:
Payment Due: September 30, 2026
Anda juga dapat menggunakan istilah pembayaran seperti:
- Due on Receipt
- Net 7
- Net 15
- Net 30
- Net 60
Contoh Net 30 berarti pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari sesuai ketentuan transaksi.
7. Tambahkan Metode Pembayaran
Permudah pelanggan dengan mencantumkan metode pembayaran yang tersedia.
Contohnya:
Bank Transfer
Bank: Bank ABC
Account Name: PT Contoh Indonesia
Account Number: 1234567890
Anda juga dapat mencantumkan metode pembayaran lain seperti payment gateway atau QR payment jika tersedia.
8. Periksa Invoice Sebelum Dikirim
Sebelum mengirim invoice, lakukan pengecekan.
Pastikan:
- Nama pelanggan benar
- Nomor invoice benar
- Tanggal invoice benar
- Produk atau jasa sesuai
- Jumlah benar
- Harga benar
- Diskon benar
- Pajak benar
- Total invoice benar
- Jatuh tempo benar
- Informasi pembayaran benar
Kesalahan kecil pada invoice dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran atau membuat pelanggan harus meminta revisi.
9. Kirim Invoice kepada Pelanggan
Setelah semua informasi benar, invoice dapat dikirim kepada pelanggan.
Invoice dapat dikirim melalui:
- Customer portal
- Link invoice
- Aplikasi bisnis
Format PDF sering digunakan karena tampilannya lebih konsisten ketika dibuka di perangkat berbeda.
Contoh Invoice Online untuk UMKM
Berikut contoh sederhana invoice untuk bisnis UMKM:
INVOICE
Invoice Number: INV-2026-0001
Invoice Date: August 23, 2026
Due Date: September 22, 2026
From:
PT Contoh Digital
Jakarta, Indonesia
hello@contohdigital.com
Bill To:
PT Maju Bersama
Bandung, Indonesia
finance@majubersama.com
Subtotal: Rp6.000.000
Tax: Rp660.000
Total: Rp6.660.000
Payment Method: Bank Transfer
Notes: Thank you for your business.
Contoh tersebut dapat digunakan sebagai referensi format invoice untuk jasa, perdagangan, maupun bisnis UMKM lainnya.
Apa Saja Informasi yang Harus Ada di Invoice?
Invoice yang baik harus memberikan informasi transaksi secara jelas.
1. Identitas Penjual
Cantumkan nama bisnis dan informasi kontak.
2. Identitas Pembeli
Cantumkan nama pelanggan atau perusahaan pelanggan.
3. Nomor Invoice
Gunakan nomor unik untuk setiap invoice.
4. Tanggal Invoice
Tanggal ketika invoice diterbitkan.
5. Detail Produk atau Jasa
Jelaskan barang atau jasa yang ditagihkan.
6. Harga
Cantumkan harga satuan dan jumlah.
7. Total
Tampilkan subtotal, diskon, pajak jika ada, dan total pembayaran.
8. Jatuh Tempo
Jelaskan kapan pembayaran harus dilakukan.
9. Metode Pembayaran
Berikan informasi rekening atau metode pembayaran lainnya.
10. Catatan
Tambahkan informasi atau syarat pembayaran jika diperlukan.
Invoice Manual vs Invoice Online
Invoice ManualInvoice OnlineDibuat satu per satuDapat dibuat lebih cepatData sering diketik ulangData pelanggan dapat disimpanPerhitungan manualPerhitungan dapat otomatisRisiko salah nomor invoicePenomoran dapat otomatisSulit mencari invoice lamaRiwayat invoice tersimpanPengiriman manualDapat dikirim secara digitalSulit dikelola saat transaksi bertambahLebih mudah digunakan saat bisnis berkembangUntuk UMKM dengan transaksi yang semakin banyak, invoice online dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif.
Keuntungan Menggunakan Invoice Online untuk UMKM
Lebih Cepat
Anda tidak perlu membuat format invoice dari awal setiap kali mendapatkan transaksi baru.
Mengurangi Kesalahan
Perhitungan subtotal, diskon, pajak, dan total dapat dilakukan secara otomatis.
Lebih Profesional
Invoice dengan desain yang konsisten dapat meningkatkan citra bisnis di mata pelanggan.
Mudah Disimpan
Invoice digital lebih mudah dicari berdasarkan nomor invoice, pelanggan, atau tanggal.
Mudah Dikirim
Invoice dapat dikirim langsung kepada pelanggan tanpa harus mencetak dokumen.
Mendukung Bisnis yang Berkembang
Semakin banyak transaksi, semakin penting sistem invoice yang terorganisir.
Cara Membuat Invoice Online Gratis dengan Faridocs
Faridocs membantu UMKM dan bisnis membuat serta mengelola invoice secara digital.
Dengan Faridocs, Anda dapat menggunakan data bisnis yang sudah tersimpan untuk membuat invoice dengan lebih cepat.
Alur Membuat Invoice
Customer → Invoice → Product/Service → Payment Terms → Review → Send
Secara umum, prosesnya adalah:
- Pilih pelanggan.
- Tambahkan produk atau jasa.
- Masukkan jumlah dan harga.
- Tentukan tanggal invoice.
- Tentukan jatuh tempo.
- Tambahkan diskon atau pajak jika diperlukan.
- Periksa total.
- Simpan invoice.
- Download atau kirim invoice kepada pelanggan.
Dengan proses digital, UMKM tidak perlu membuat invoice dari awal untuk setiap transaksi.
Tips Membuat Invoice Profesional untuk UMKM
Gunakan Nomor Invoice yang Konsisten
Buat sistem penomoran yang mudah dipahami dan dicari.
Gunakan Nama Produk yang Jelas
Hindari deskripsi seperti "Jasa" atau "Barang" tanpa penjelasan lebih lanjut.
Cantumkan Jatuh Tempo
Invoice tanpa tanggal jatuh tempo dapat menyebabkan pelanggan tidak mengetahui kapan harus membayar.
Gunakan Template yang Profesional
Gunakan desain sederhana, bersih, dan mudah dibaca.
Simpan Semua Invoice
Jangan hanya menyimpan invoice yang belum dibayar. Invoice yang sudah dibayar juga penting untuk pencatatan bisnis dan audit.
Gunakan Software Invoice
Ketika jumlah transaksi meningkat, software invoice dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif.
Apakah Invoice Online Bisa Digunakan sebagai Invoice Resmi?
Invoice online pada dasarnya merupakan bentuk digital dari dokumen invoice. Namun, persyaratan invoice resmi dapat berbeda tergantung jenis transaksi, ketentuan perpajakan, dan regulasi yang berlaku.
Untuk invoice yang berkaitan dengan perpajakan, pastikan bisnis mengikuti ketentuan administrasi dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.
Apakah Invoice Online Gratis Aman?
Keamanan bergantung pada aplikasi yang digunakan.
Sebelum menggunakan aplikasi invoice online gratis, perhatikan:
- Bagaimana data disimpan
- Apakah akun dilindungi password
- Apakah tersedia backup
- Apakah akses pengguna dapat diatur
- Apakah data dapat diekspor
- Apakah aplikasi menyediakan riwayat aktivitas
- Apakah dokumen dapat diakses kembali
Jangan hanya memilih aplikasi berdasarkan harga. Pastikan sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
FAQ: Invoice Online Gratis untuk UMKM
Apa itu invoice online gratis?
Invoice online gratis adalah invoice yang dibuat menggunakan aplikasi atau layanan digital tanpa biaya untuk fitur atau batas penggunaan tertentu sesuai kebijakan penyedia layanan.
Bagaimana cara membuat invoice online gratis?
Pilih aplikasi invoice online, masukkan data bisnis dan pelanggan, tambahkan produk atau jasa, tentukan harga dan jatuh tempo, lalu simpan dan kirim invoice kepada pelanggan.
Apakah UMKM membutuhkan invoice?
Ya. Invoice membantu UMKM mendokumentasikan transaksi dan menagih pembayaran kepada pelanggan secara lebih terstruktur.
Apa perbedaan invoice dan receipt?
Invoice adalah dokumen tagihan yang meminta pelanggan melakukan pembayaran. Receipt atau tanda terima biasanya digunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.
Apakah invoice bisa dibuat dari HP?
Ya. Jika aplikasi invoice mendukung perangkat mobile atau berbasis cloud, invoice dapat dibuat melalui smartphone.
Apakah invoice online bisa dibuat dalam bentuk PDF?
Ya. Banyak aplikasi invoice online menyediakan opsi untuk menyimpan atau mengunduh invoice dalam format PDF.
Apakah invoice online gratis cocok untuk bisnis kecil?
Ya. Invoice online sangat cocok untuk freelancer, UMKM, toko online, agency, konsultan, perusahaan jasa, dan bisnis kecil lainnya.
Kesimpulan
Cara membuat invoice online gratis untuk UMKM sebenarnya cukup sederhana. Anda hanya perlu memilih aplikasi invoice online, memasukkan informasi bisnis dan pelanggan, menambahkan produk atau jasa, menentukan harga dan jatuh tempo, lalu memeriksa dan mengirim invoice kepada pelanggan.
Bagi UMKM yang ingin menghemat waktu dan mengurangi pekerjaan administratif, menggunakan software invoice dapat menjadi pilihan yang lebih praktis dibandingkan membuat invoice secara manual menggunakan Excel atau Word.
Dengan Faridocs, buat invoice lebih cepat, profesional, dan terorganisir dalam satu sistem digital.
Mulai kelola invoice bisnis Anda dengan lebih mudah bersama Faridocs.
