Invoice pelunasan adalah dokumen untuk menagih sisa pembayaran atas transaksi setelah memperhitungkan DP atau pembayaran sebelumnya. Invoice DP digunakan untuk meminta uang muka, sedangkan invoice pelunasan meminta saldo yang masih perlu dibayar sesuai kesepakatan.
Sebagai contoh, pesanan senilai Rp10.000.000 dengan DP diterima Rp3.000.000 menyisakan pembayaran Rp7.000.000. Invoice pelunasan perlu menunjukkan saldo tersebut dengan jelas agar pelanggan tidak membayar ulang uang muka.
Istilahnya juga perlu dibedakan: invoice pelunasan merupakan tagihan untuk melunasi, bukan bukti bahwa transaksi sudah lunas. Status lunas baru dicatat setelah pembayaran yang diperlukan telah diterima dan diverifikasi.
Apa Itu Invoice Pelunasan?
Invoice pelunasan adalah tagihan yang diterbitkan untuk menyelesaikan sisa pembayaran suatu pesanan, pekerjaan, atau proyek. Tagihan ini biasanya berkaitan dengan invoice DP, invoice termin, atau pembayaran sebelumnya.
Penggunaannya dapat ditemukan pada penjualan barang pesanan, jasa desain, pembuatan website, instalasi perangkat, maupun pekerjaan proyek.
Waktu penagihannya mengikuti kesepakatan. Pelunasan dapat diminta sebelum barang dikirim, setelah barang diterima, atau setelah hasil pekerjaan disetujui. Karena itu, jangan menganggap invoice pelunasan selalu harus diterbitkan setelah pengiriman atau pekerjaan selesai.
Perbedaan Invoice Pelunasan dan Invoice DP
AspekInvoice DPInvoice pelunasanTujuanMeminta pembayaran uang mukaMeminta sisa pembayaranWaktu penerbitanPada tahap pembayaran awal sesuai kesepakatanSaat syarat penagihan sisa pembayaran terpenuhiDasar jumlahPersentase atau nominal uang mukaNilai transaksi yang disepakati setelah penyesuaian dan pembayaran sebelumnyaInformasi pentingDasar DP, nilai pesanan, dan jumlah dimintaReferensi pesanan, pembayaran terdahulu, dan saldo ditagihkanContoh transaksi Rp10.000.000DP 30% sebesar Rp3.000.000Sisa Rp7.000.000 setelah DP diterimaSetelah dibayarKewajiban uang muka terpenuhiKewajiban saldo yang ditagihkan terpenuhi; periksa apakah masih ada kewajiban lainKedua invoice sebaiknya menggunakan referensi transaksi yang sama agar mudah dicocokkan. Untuk tagihan terpisah, gunakan nomor invoice berbeda sehingga pelanggan dapat membedakan DP dan pelunasan.
Format Invoice Pelunasan yang Perlu Dicantumkan
Siapkan informasi berikut sebelum membuat invoice:
Nama, alamat, dan kontak penerbit.
Nama pelanggan atau perusahaan serta alamat penagihan.
Nomor invoice, tanggal penerbitan, dan jatuh tempo.
Nomor PO, kontrak, penawaran, atau nama proyek.
Rincian barang atau pekerjaan yang menjadi dasar tagihan.
Pembayaran sebelumnya beserta referensinya.
Jumlah yang perlu dibayar sekarang.
Rekening, nama penerima, dan petunjuk pembayaran.
Jika pelanggan perusahaan meminta dokumen pendukung, sertakan dokumen yang relevan, seperti surat jalan, persetujuan pekerjaan, atau berita acara serah terima sesuai transaksi.
Contoh Invoice Pelunasan setelah DP 30%
Berikut contoh fiktif pesanan perlengkapan kantor senilai Rp10.000.000. DP Rp3.000.000 sudah diterima. Contoh ini hanya menagih sisa 70% dan tidak memasukkan pajak, retensi, atau biaya tambahan.
INVOICE PELUNASAN
Penerbit: PT Penjual Contoh
Alamat: [Alamat perusahaan]
Kontak: [Email dan nomor telepon]
Catatan pembayaran sebelumnya: DP 30% sebesar Rp3.000.000 telah diterima dan diverifikasi pada 10 September 2026, terkait invoice INV-DP-2026-0042. Nilai Rp7.000.000 pada invoice ini sudah merupakan sisa setelah DP.
Informasi pembayaran: [Nama bank], [nomor rekening], atas nama [nama penerima]. Cantumkan INV-FINAL-2026-0042 pada keterangan transfer.
Ketentuan contoh: Pelunasan dilakukan sebelum pengiriman sesuai pesanan yang disetujui.
Ganti seluruh identitas dan bagian dalam tanda kurung siku sebelum digunakan. Sesuaikan tanggal dan syarat pelunasan dengan kesepakatan sebenarnya.
Dua Cara Menampilkan DP pada Invoice Pelunasan
1. Menagih Sisa Pembayaran Saja
Seperti contoh di atas, rincian tagihan langsung berisi Rp7.000.000. Nilai pesanan Rp10.000.000 dan DP diterima Rp3.000.000 dijelaskan sebagai informasi referensi.
Pada cara ini, jangan memasukkan DP lama Rp3.000.000 sebagai pembayaran atas invoice baru yang nilainya sudah Rp7.000.000. Jika dilakukan, sisa akan keliru menjadi Rp4.000.000.
2. Menampilkan Nilai Penuh dan Pembayaran Sebelumnya
Alternatifnya, gunakan ringkasan kumulatif berikut:
KeteranganNilaiTotal nilai pesananRp10.000.000DP telah diterima−Rp3.000.000Sisa pembayaran yang ditagihkanRp7.000.000Di sini, jumlah awal memang Rp10.000.000 sehingga pengurangan DP menghasilkan saldo yang benar.
Pilih salah satu cara dan jelaskan dasar jumlahnya. Jangan mencampurkan tagihan sisa dengan pengurangan DP yang kedua. Saat membuat rekap, hubungkan dokumen ke pesanan yang sama agar nilai penuh yang ditampilkan ulang tidak dihitung sebagai penjualan baru.
Cara Menghitung Pelunasan jika Ada Beberapa Pembayaran
Untuk contoh sederhana tanpa penyesuaian lain:
Sisa pelunasan = nilai transaksi − total pembayaran diterima untuk transaksi tersebut.
Misalnya, proyek bernilai Rp20.000.000 memiliki dua pembayaran yang sudah masuk:
KeteranganNilaiNilai proyekRp20.000.000DP diterimaRp6.000.000Pembayaran termin kedua diterimaRp8.000.000Total pembayaran diterimaRp14.000.000Sisa pelunasanRp6.000.000Gunakan pembayaran yang sudah diverifikasi, bukan sekadar jumlah invoice sebelumnya. Invoice yang telah diterbitkan belum tentu telah dibayar.
Jika suatu termin sebelumnya masih belum dibayar, tentukan apakah tagihan terakhir hanya menagih tahap akhir atau merangkum seluruh saldo terutang. Jelaskan referensi dan perlakuan terhadap tagihan lama agar jumlah yang sama tidak diminta dua kali.
Cara Membuat Invoice Pelunasan di FariDocs
Invoice generator FariDocs menyediakan rincian item, referensi transaksi, pencatatan jumlah sudah dibayar, perhitungan sisa tagihan, pratinjau, dan unduhan PDF.
Untuk contoh yang hanya menagih sisa pembayaran:
Isi identitas penerbit dan pelanggan sesuai pesanan.
Gunakan nomor baru untuk tagihan pelunasan dan cantumkan referensi invoice DP.
Tuliskan deskripsi sisa pembayaran beserta nomor PO atau proyek.
Masukkan kuantitas 1 dan harga Rp7.000.000.
Jelaskan nilai transaksi serta DP sebelumnya dalam catatan, tanpa menguranginya lagi.
Isi jatuh tempo dan informasi rekening sesuai kesepakatan.
Periksa PDF sebelum mengirimkannya ke kontak penagihan pelanggan.
Jika menggunakan penyajian kumulatif, isi nilai penuh dan catat pembayaran sebelumnya satu kali. Pastikan hasil akhirnya tetap sesuai saldo yang benar.
Apa yang Dilakukan setelah Pelunasan Dibayar?
Cocokkan uang yang masuk dengan pelanggan, nominal, dan nomor invoice. Setelah sesuai, catat tanggal serta referensi pembayaran dan perbarui saldo.
Jika pelanggan baru membayar Rp5.000.000 dari invoice pelunasan Rp7.000.000, sisa tagihannya masih Rp2.000.000. Judul “invoice pelunasan” tidak mengubah pembayaran sebagian menjadi pembayaran penuh.
Berikan konfirmasi penerimaan atau kwitansi jika diperlukan. Untuk proyek dengan retensi, periksa apakah masih ada nilai yang ditahan dan kapan dapat ditagihkan sebelum menyatakan seluruh kewajiban pembayaran selesai.
Contoh Email Pengiriman Invoice Pelunasan
Subjek: Invoice Pelunasan — PO-2026-0087 — INV-FINAL-2026-0042
Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],
Terlampir invoice INV-FINAL-2026-0042 untuk pelunasan pesanan PO-2026-0087.
Nilai pesanan adalah Rp10.000.000. Setelah memperhitungkan DP Rp3.000.000 yang telah diterima, sisa pembayaran sebesar Rp7.000.000 jatuh tempo pada 24 September 2026.
Sesuai kesepakatan, pengiriman dilakukan setelah pelunasan diterima. Mohon mencantumkan nomor invoice pada keterangan pembayaran.
Silakan menghubungi kami apabila ada informasi atau dokumen pendukung yang perlu dilengkapi.
Terima kasih.
Salam,
[Nama dan perusahaan]
FAQ tentang Invoice Pelunasan
Apakah invoice pelunasan sama dengan invoice lunas?
Tidak. Invoice pelunasan meminta sisa pembayaran, sedangkan invoice berstatus lunas menunjukkan tagihan yang pembayarannya telah diselesaikan berdasarkan catatan terverifikasi.
Apakah DP harus dicantumkan pada invoice pelunasan?
Cantumkan jumlah dan referensinya agar pelanggan dapat memahami perhitungan. Tampilkan sebagai pengurang jika menggunakan nilai penuh, atau sebagai catatan jika hanya menagih sisa.
Apakah nomor invoice pelunasan harus berbeda dari invoice DP?
Jika diterbitkan sebagai tagihan terpisah, gunakan nomor berbeda dan hubungkan melalui referensi pesanan. Jika hanya memperbarui saldo dokumen yang sama, perlakukan sebagai pembaruan dan hindari membuatnya terlihat seperti tagihan baru.
Bagaimana jika ada tambahan pekerjaan atau perubahan pesanan?
Gunakan perubahan yang sudah disetujui. Jelaskan nilai tambahan atau pengurangan dan hitung ulang saldo setelah memperhitungkan pembayaran sebelumnya.
Bagaimana jika pembayaran masuk lebih kecil dari jumlah tagihan?
Periksa penyebab selisih bersama pelanggan. Jangan langsung menandai lunas atau menganggap semuanya sebagai tunggakan tanpa mencocokkan dokumen dan ketentuan pembayaran.
Bisakah invoice pelunasan dibuat untuk jasa?
Bisa. Cantumkan nama pekerjaan, ruang lingkup atau periode, referensi kesepakatan, dan dasar penagihan sisa pembayaran.
Buat invoice pelunasan melalui FariDocs. Hubungkan dengan pesanan dan invoice DP, periksa pembayaran sebelumnya, lalu tampilkan jumlah yang perlu dibayar dengan jelas.
