Dalam proses penjualan, quotation merupakan salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan untuk memberikan penawaran produk atau jasa kepada customer.
Quotation yang dibuat dengan baik bukan hanya berisi daftar produk dan harga. Dokumen ini juga harus memberikan informasi yang jelas mengenai produk atau jasa, quantity, harga, diskon, pajak, masa berlaku penawaran, metode pembayaran, pengiriman, dan terms & conditions.
Quotation yang profesional dapat membantu customer memahami penawaran dengan lebih cepat sekaligus meningkatkan kredibilitas perusahaan.
Sebaliknya, quotation yang tidak lengkap atau terlihat tidak profesional dapat membuat customer ragu untuk melanjutkan proses pembelian.
Karena itu, perusahaan perlu memahami cara membuat quotation profesional untuk customer dan bagaimana mengelolanya secara digital.
Apa Itu Quotation?
Quotation adalah dokumen penawaran yang dibuat oleh seller atau perusahaan kepada calon customer yang berisi informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan beserta harga dan ketentuan transaksi.
Quotation biasanya diberikan setelah customer menunjukkan ketertarikan terhadap produk atau jasa.
Contohnya:
Customer meminta harga untuk:
- 20 unit laptop
- 20 lisensi software
- Jasa instalasi
- Jasa maintenance
Sales kemudian membuat quotation yang berisi detail produk, harga, diskon, pajak, total transaksi, dan terms & conditions.
Secara sederhana:
Quotation = dokumen penawaran harga dan ketentuan dari seller kepada calon customer.
Quotation belum tentu merupakan tagihan.
Quotation juga berbeda dengan invoice dan Proforma Invoice.
Apa Fungsi Quotation?
Quotation memiliki beberapa fungsi penting dalam proses sales.
1. Memberikan Penawaran Harga
Fungsi utama quotation adalah memberikan informasi harga kepada customer.
Customer dapat melihat:
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga satuan
- Diskon
- Pajak
- Biaya pengiriman
- Total harga
Dengan demikian, customer dapat mengetahui estimasi biaya sebelum mengambil keputusan pembelian.
2. Menjelaskan Produk atau Jasa
Quotation dapat digunakan untuk menjelaskan secara detail apa yang ditawarkan.
Untuk produk, informasi dapat mencakup:
- Nama produk
- Model
- SKU
- Spesifikasi
- Quantity
- Unit
Untuk jasa, informasi dapat mencakup:
- Jenis layanan
- Scope of work
- Durasi
- Deliverables
- Service level
3. Menjadi Dasar Negosiasi
Quotation sering digunakan sebagai dasar pembicaraan antara seller dan customer.
Customer dapat meminta:
- Diskon
- Perubahan quantity
- Perubahan spesifikasi
- Perubahan payment terms
- Perubahan delivery terms
Seller kemudian dapat memperbarui quotation sesuai hasil negosiasi.
4. Membantu Customer Mendapatkan Approval
Dalam transaksi B2B, customer biasanya membutuhkan approval internal sebelum melakukan pembelian.
Quotation dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk:
- Procurement
- Finance
- Management
- Purchasing
- Department Head
5. Menjadi Referensi untuk Sales Order
Setelah customer menyetujui quotation, data quotation dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat Sales Order.
Alur sederhananya:
Quotation → Customer Approval → Sales Order → Delivery → Invoice → Payment
Cara Membuat Quotation Profesional untuk Customer
Berikut langkah-langkah yang dapat digunakan perusahaan untuk membuat quotation yang profesional.
1. Gunakan Identitas Perusahaan yang Jelas
Quotation harus menampilkan identitas seller dengan jelas.
Informasi yang dapat dicantumkan:
- Nama perusahaan
- Logo
- Alamat
- Nomor telepon
- Website
- Nomor identitas bisnis atau pajak jika relevan
Identitas yang jelas membuat quotation terlihat lebih profesional dan memudahkan customer menghubungi perusahaan.
2. Cantumkan Informasi Customer
Selain informasi perusahaan, quotation harus mencantumkan informasi customer.
Contohnya:
Customer: PT ABC Indonesia
Contact Person: Budi Santoso
Email: customer@example.com
Phone: +62 xxx xxxx xxxx
Address: Jakarta, Indonesia
Informasi customer membantu memastikan quotation diberikan kepada pihak yang tepat.
3. Gunakan Nomor Quotation yang Unik
Setiap quotation sebaiknya memiliki nomor dokumen yang unik.
Contoh:
QT-2026-000125
Nomor quotation membantu perusahaan:
- Melacak penawaran
- Mencari dokumen
- Menghindari duplikasi
- Melakukan follow-up
- Menghubungkan quotation dengan Sales Order
- Membuat laporan sales
Jika quotation dibuat secara digital, sistem dapat membantu menghasilkan nomor quotation secara otomatis.
4. Cantumkan Tanggal Quotation
Tanggal quotation penting untuk menunjukkan kapan penawaran dibuat.
Contoh:
Quotation Date: 24 August 2026
Tanggal juga dapat digunakan sebagai referensi untuk menentukan masa berlaku quotation.
5. Tentukan Masa Berlaku Quotation
Quotation sebaiknya memiliki validity period.
Contohnya:
This quotation is valid for 30 days from the quotation date.
atau:
Penawaran ini berlaku selama 30 hari sejak tanggal quotation.
Masa berlaku penting terutama jika harga produk dapat berubah.
6. Jelaskan Produk atau Jasa Secara Detail
Jangan hanya menulis:
Laptop — Rp15.000.000
Lebih baik berikan informasi yang lebih jelas.
Contoh:
ProductDescriptionQtyUnit PriceTotalBusiness LaptopCore i7, 16GB RAM, 512GB SSD10Rp15.000.000Rp150.000.000Untuk jasa, scope pekerjaan harus dijelaskan dengan jelas.
Contohnya:
Website Development
- UI/UX Design
- Front-end Development
- Back-end Development
- Database Integration
- Testing
- Deployment
Semakin jelas scope, semakin kecil risiko kesalahpahaman.
7. Tampilkan Harga dengan Jelas
Bagian harga merupakan salah satu bagian terpenting dalam quotation.
Minimal tampilkan:
- Unit price
- Quantity
- Subtotal
- Discount
- Tax
- Shipping cost jika ada
- Grand total
Contoh:
DescriptionAmountSubtotalRp100.000.000DiscountRp5.000.000TaxRp10.450.000ShippingRp1.000.000Grand TotalRp106.450.000Customer dapat langsung memahami bagaimana total harga terbentuk.
8. Jelaskan Diskon
Jika perusahaan memberikan diskon, tampilkan dengan jelas.
Contoh:
Subtotal: Rp100.000.000
Discount 5%: -Rp5.000.000
Hindari menyembunyikan diskon di dalam harga akhir karena customer dapat kesulitan memahami penawaran.
9. Jelaskan Pajak
Jika transaksi dikenakan pajak, quotation harus menjelaskan bagaimana pajak dihitung.
Contoh:
Subtotal: Rp100.000.000
Discount: Rp5.000.000
Tax: 11%
Grand Total: Rp105.450.000
Perlakuan pajak harus disesuaikan dengan jenis transaksi dan peraturan perpajakan yang berlaku.
10. Cantumkan Payment Terms
Payment terms menjelaskan bagaimana dan kapan customer harus melakukan pembayaran.
Contoh:
- 100% advance
- 50% advance, 50% before delivery
- Net 30
- Net 45
- Net 60
Untuk proyek:
30% down payment
40% after development milestone
30% after project completion
Payment terms harus disesuaikan dengan kesepakatan antara perusahaan dan customer.
11. Jelaskan Delivery Terms
Jika menjual produk, quotation dapat mencantumkan:
- Estimated delivery date
- Delivery location
- Shipping method
- Shipping cost
- Lead time
Contoh:
Estimated delivery: 7–14 business days after payment confirmation.
Untuk jasa, bagian ini dapat diganti dengan:
- Project start date
- Project duration
- Milestone
- Delivery schedule
12. Tambahkan Terms & Conditions
Terms & Conditions membantu menjelaskan ketentuan transaksi.
Contohnya:
Terms & Conditions
- Quotation is valid for 30 days.
- Prices are subject to applicable taxes.
- Delivery time may vary depending on product availability.
- Payment must be made according to the agreed payment terms.
- Changes to product specifications may affect the quoted price.
- Cancellation is subject to the company's cancellation policy.
Terms & Conditions harus disesuaikan dengan bisnis dan transaksi yang dilakukan.
13. Cantumkan Kontak Sales
Customer harus mengetahui siapa yang dapat dihubungi jika memiliki pertanyaan.
Contoh:
Sales Representative: Andi
Email: sales@company.com
Phone: +62 xxx xxxx xxxx
Ini terlihat sederhana, tetapi sangat membantu proses follow-up.
14. Gunakan Desain yang Profesional
Quotation adalah bagian dari komunikasi bisnis.
Gunakan desain yang:
- Bersih
- Profesional
- Mudah dibaca
- Konsisten dengan brand
- Tidak terlalu banyak warna
- Memiliki struktur informasi yang jelas
Hindari quotation dengan desain terlalu ramai sehingga customer sulit menemukan harga dan total transaksi.
Contoh Format Quotation Profesional
Berikut contoh struktur quotation:
QUOTATION
Quotation Number: QT-2026-000125
Date: August 24, 2026
Valid Until: September 23, 2026
From
PT Example Indonesia
Jakarta, Indonesia
Email: sales@example.com
Phone: +62 xxx xxxx xxxx
To
PT Customer Indonesia
Attn: Procurement Department
Jakarta, Indonesia
Products & Services
No.Product/ServiceDescriptionQtyUnit PriceTotal1Business LaptopCore i7 / 16GB / 512GB SSD10Rp15.000.000Rp150.000.0002InstallationInstallation service1Rp5.000.000Rp5.000.000Subtotal: Rp155.000.000
Discount: Rp5.000.000
Tax: Rp16.500.000
Grand Total: Rp166.500.000
Payment Terms
50% advance and 50% before delivery.
Delivery
Estimated 7–14 business days after payment confirmation.
Validity
This quotation is valid for 30 days from the quotation date.
Terms & Conditions
Applicable terms and conditions should be listed here.
Quotation vs Invoice: Apa Perbedaannya?
Quotation dan invoice memiliki fungsi yang berbeda.
AspekQuotationInvoiceTujuanPenawaranPenagihanWaktuSebelum transaksi finalSetelah transaksi sesuai kondisi yang berlakuHargaHarga yang ditawarkanNilai yang ditagihkanStatusBelum menjadi tagihanDokumen penagihanCustomer approvalBiasanya diperlukanBerkaitan dengan pembayaranPaymentBelum tentu dilakukanPembayaran diproses berdasarkan invoiceSecara sederhana:
Quotation = "Ini penawaran kami."
Invoice = "Ini tagihan atas transaksi."
Baca juga artikel What Is an Invoice? untuk memahami proses invoice lebih lanjut.
Quotation vs Proforma Invoice
Quotation dan Proforma Invoice juga sering dianggap sama.
Padahal terdapat perbedaan fungsi.
Quotation biasanya merupakan penawaran harga dan ketentuan kepada calon customer.
Proforma Invoice biasanya memberikan rincian transaksi awal yang lebih spesifik sebelum invoice final diterbitkan.
Alur yang mungkin terjadi:
Quotation → Customer Approval → Sales Order → Proforma Invoice → Invoice
Namun, tidak semua perusahaan membutuhkan semua dokumen tersebut.
Pelajari lebih lanjut melalui artikel Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, dan Kapan Harus Digunakan.
Quotation vs Sales Order
Quotation dibuat oleh seller untuk memberikan penawaran kepada customer.
Sales Order dibuat setelah customer menerima atau menyetujui pesanan sesuai proses bisnis perusahaan.
Contoh:
Customer Request
↓
Quotation
↓
Customer Approval
↓
Sales Order
↓
Delivery
↓
Invoice
↓
Payment
Dengan menggunakan software sales, data quotation dapat digunakan kembali untuk membuat Sales Order sehingga mengurangi input manual.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Quotation
1. Tidak Ada Nomor Quotation
Tanpa nomor dokumen, quotation sulit dilacak.
2. Harga Tidak Jelas
Customer tidak mengetahui apakah harga sudah termasuk pajak, diskon, atau shipping.
3. Tidak Ada Masa Berlaku
Customer dapat menganggap harga tetap berlaku tanpa batas waktu.
4. Deskripsi Produk Terlalu Singkat
Customer mungkin salah memahami produk atau jasa yang ditawarkan.
5. Payment Terms Tidak Jelas
Ini dapat menyebabkan masalah ketika transaksi sudah disetujui.
6. Tidak Menjelaskan Scope Pekerjaan
Untuk jasa atau proyek, scope yang tidak jelas dapat menimbulkan dispute.
7. Tidak Ada Terms & Conditions
Quotation menjadi kurang lengkap secara komersial.
8. Menggunakan Template Lama
Harga, rekening, alamat, atau informasi perusahaan dapat menjadi tidak sesuai.
9. Salah Perhitungan
Kesalahan quantity, diskon, pajak, atau total dapat menyebabkan kerugian.
10. Tidak Melakukan Follow-Up
Quotation yang sudah dikirim perlu dipantau statusnya.
Bagaimana Aplikasi SaaS Membantu Membuat Quotation?
Ketika jumlah customer dan quotation semakin banyak, membuat quotation secara manual menggunakan Word atau Excel dapat menjadi tidak efisien.
Aplikasi SaaS dapat membantu mengotomatisasi proses tersebut.
Contohnya:
Customer
↓
Create Quotation
↓
Approval
↓
Send Quotation
↓
Customer Accepts
↓
Sales Order
↓
Invoice
↓
Payment
Dengan workflow digital, tim sales dapat mengetahui status setiap quotation.
Contohnya:
- Draft
- Pending Approval
- Sent
- Viewed
- Accepted
- Rejected
- Expired
- Converted to Sales Order
Fitur Penting dalam Aplikasi Quotation
Jika perusahaan ingin menggunakan software quotation, beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan adalah:
Customer Management
Menyimpan data customer secara terpusat.
Product & Service Catalog
Memudahkan sales memilih produk atau jasa.
Automatic Calculation
Menghitung subtotal, discount, tax, dan grand total secara otomatis.
Quotation Numbering
Membuat nomor quotation secara otomatis.
PDF Generation
Menghasilkan quotation dalam format PDF.
Email Integration
Mengirim quotation kepada customer secara langsung.
Approval Workflow
Quotation bernilai besar dapat membutuhkan approval manager sebelum dikirim.
Quotation Status
Memantau status quotation secara real-time.
Quotation Expiry
Mengingatkan sales jika quotation akan kedaluwarsa.
Conversion to Sales Order
Quotation yang disetujui dapat digunakan sebagai dasar pembuatan Sales Order.
Reporting Dashboard
Management dapat melihat:
- Total quotation
- Quotation accepted
- Quotation rejected
- Quotation expired
- Conversion rate
- Sales value
- Sales performance
Cara Membuat Quotation Lebih Cepat dengan Sistem Digital
Proses manual:
Excel → Hitung Harga → Buat PDF → Email → Follow-up Manual → Update Spreadsheet
Proses digital:
Customer → Quotation → Approval → Send → Track → Accept → Sales Order
Sistem digital dapat mengurangi pekerjaan administratif dan memberikan sales lebih banyak waktu untuk fokus pada customer.
Mengapa Quotation Management Penting untuk Sales?
Quotation merupakan salah satu bagian penting dalam sales pipeline.
Contoh sales pipeline:
Lead
↓
Opportunity
↓
Quotation
↓
Negotiation
↓
Won/Lost
Jika quotation tidak dikelola dengan baik, management akan kesulitan mengetahui:
- Berapa quotation yang sedang berjalan?
- Berapa nilai potential sales?
- Berapa quotation yang sudah diterima?
- Berapa quotation yang ditolak?
- Berapa quotation yang expired?
- Sales representative mana yang memiliki conversion rate terbaik?
Dengan quotation management system, data tersebut dapat ditampilkan dalam dashboard.
Digitalisasi Quotation dengan SaaS Faridocs
Perusahaan yang memiliki banyak customer dan transaksi dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi SaaS untuk mengelola quotation secara terintegrasi.
Salah satu konsep workflow yang dapat diterapkan adalah:
Customer Management
↓
Product & Service
↓
Quotation
↓
Approval
↓
Customer Acceptance
↓
Sales Order
↓
Delivery
↓
Invoice
↓
Payment
Dengan workflow terintegrasi, data quotation tidak perlu dimasukkan kembali secara manual pada setiap tahap.
Hal ini dapat membantu meningkatkan:
- Efisiensi sales
- Akurasi data
- Visibility
- Dokumentasi
- Tracking quotation
- Reporting
- Customer experience
Farinotech dapat mengembangkan solusi software dan cloud application yang disesuaikan dengan kebutuhan workflow bisnis perusahaan.
FAQ: Cara Membuat Quotation
Apa itu quotation?
Quotation adalah dokumen penawaran yang dibuat seller kepada calon customer yang berisi produk atau jasa, harga, quantity, dan ketentuan transaksi.
Apa saja isi quotation?
Quotation umumnya berisi identitas seller dan customer, nomor quotation, tanggal, produk atau jasa, quantity, harga, diskon, pajak, total, payment terms, delivery terms, validity period, dan terms & conditions.
Bagaimana cara membuat quotation yang profesional?
Gunakan identitas perusahaan yang jelas, nomor dokumen unik, informasi customer, detail produk atau jasa, harga yang transparan, validity period, payment terms, delivery terms, dan terms & conditions.
Apakah quotation sama dengan invoice?
Tidak. Quotation merupakan penawaran, sedangkan invoice merupakan dokumen penagihan.
Apakah quotation sama dengan Proforma Invoice?
Tidak. Quotation biasanya merupakan penawaran harga, sedangkan Proforma Invoice merupakan dokumen awal yang memberikan rincian transaksi sebelum invoice final.
Berapa lama quotation berlaku?
Tidak ada satu standar yang berlaku untuk semua bisnis. Masa berlaku dapat ditentukan perusahaan, misalnya 7, 14, atau 30 hari, tergantung jenis produk, harga, dan kebijakan bisnis.
Apakah quotation harus ditandatangani?
Tidak selalu. Persyaratan tanda tangan atau acceptance bergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan transaksi.
Apakah quotation bisa diubah setelah dikirim?
Bisa, tetapi sebaiknya perubahan dibuat sebagai versi atau quotation baru agar riwayat dokumen tetap jelas.
Bagaimana cara mengelola banyak quotation?
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi quotation atau CRM/Sales Management System untuk membuat, mengirim, melacak, dan melaporkan quotation secara digital.
Kesimpulan
Quotation merupakan dokumen penting dalam proses penjualan karena menjadi salah satu titik awal komunikasi komersial antara perusahaan dan customer.
Quotation yang profesional harus jelas, lengkap, transparan, dan mudah dipahami.
Minimal quotation harus mencantumkan:
- Informasi perusahaan
- Informasi customer
- Nomor quotation
- Tanggal
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga
- Diskon
- Pajak
- Total
- Payment terms
- Delivery terms
- Validity period
- Terms & Conditions
- Kontak sales
Untuk perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi, penggunaan aplikasi quotation atau SaaS sales management dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan kontrol terhadap sales pipeline.
Workflow yang ideal dapat menghubungkan:
Lead → Quotation → Approval → Customer Acceptance → Sales Order → Invoice → Payment
Dengan digitalisasi tersebut, perusahaan dapat membuat quotation lebih cepat, mengurangi kesalahan, memantau status penawaran, dan mendapatkan insight mengenai performa sales.
