Apa Itu Proforma Invoice dan Invoice?
Dalam transaksi bisnis, proforma invoice dan invoice merupakan dua dokumen yang terlihat hampir sama, tetapi memiliki tujuan dan digunakan pada tahap transaksi yang berbeda.
Secara sederhana:
Proforma Invoice = informasi awal atau estimasi transaksi sebelum invoice final diterbitkan.
Invoice = dokumen tagihan atas barang atau jasa sesuai transaksi yang dilakukan.
Memahami perbedaan keduanya penting bagi bisnis karena penggunaan dokumen yang tepat dapat membantu proses penjualan, pembayaran, pencatatan transaksi, dan komunikasi dengan pelanggan menjadi lebih terstruktur.
Dengan aplikasi SaaS seperti FariDocs, bisnis dapat membuat Proforma Invoice dan Invoice secara online, menghasilkan PDF profesional, dan menghubungkan keduanya dalam workflow transaksi bisnis.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma Invoice adalah dokumen awal yang diberikan penjual kepada calon pembeli sebelum invoice final diterbitkan.
Dokumen ini biasanya berisi informasi mengenai perkiraan atau rincian transaksi yang direncanakan, seperti:
- Nama produk atau jasa
- Deskripsi
- Quantity
- Harga satuan
- Diskon
- Pajak
- Biaya tambahan
- Total transaksi
- Payment terms
- Informasi pengiriman
- Informasi penjual dan pembeli
Proforma invoice dapat membantu pelanggan memahami nilai dan ketentuan transaksi sebelum proses penjualan dilanjutkan.
Namun, proforma invoice sebaiknya tidak langsung diperlakukan sama dengan invoice final karena fungsi keduanya berbeda.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan oleh penjual kepada pelanggan atas barang atau jasa sesuai transaksi yang dilakukan.
Invoice biasanya diterbitkan ketika transaksi telah mencapai tahap penagihan sesuai kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Invoice dapat berisi:
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Nama perusahaan
- Data pelanggan
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga
- Diskon
- Pajak
- Total tagihan
- Payment terms
- Due date
- Informasi pembayaran
Invoice kemudian digunakan sebagai referensi pelanggan untuk melakukan pembayaran.
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice
Perbedaan utama antara proforma invoice vs invoice terletak pada tujuan dan tahap penggunaannya.
PerbedaanProforma InvoiceInvoiceTujuanMemberikan rincian awal transaksiMenagih pembayaranTahap transaksiSebelum invoice finalPada tahap penagihanStatusPreliminaryFinal billing documentNomor dokumenNomor Proforma InvoiceNomor InvoicePembayaranDapat menjadi referensi awal sesuai kesepakatanMenjadi acuan tagihanPerubahanUmumnya masih dapat disesuaikan sebelum finalPerubahan perlu dikelola lebih terkontrolFungsi utamaKonfirmasi detail transaksiPenagihanDokumen berikutnyaDapat dikonversi menjadi InvoiceDilanjutkan ke pembayaran/receiptSecara sederhana:
Proforma Invoice → "Berikut rincian transaksi yang direncanakan."
Invoice → "Berikut tagihan yang perlu dibayarkan."
Contoh Proforma Invoice
Misalnya PT ABC Teknologi mendapatkan permintaan pembelian 10 lisensi software dari pelanggan.
Sebelum invoice final dibuat, perusahaan menerbitkan:
PROFORMA INVOICE
Nomor: PI-2026-00125
Tanggal: 22 Agustus 2026
Customer: PT Digital Indonesia
Subtotal: Rp20.000.000
Pajak: Sesuai ketentuan transaksi
Total: Rp20.000.000 + pajak yang berlaku
Payment Terms: Bank Transfer
Validity: 14 hari
Dokumen tersebut memberikan rincian transaksi kepada pelanggan sebelum invoice final diterbitkan.
Contoh Invoice
Setelah transaksi dikonfirmasi dan telah mencapai tahap penagihan, perusahaan dapat menerbitkan:
INVOICE
Nomor: INV-2026-00125
Referensi: PI-2026-00125
Customer: PT Digital Indonesia
Subtotal: Rp20.000.000
Pajak: Sesuai ketentuan transaksi
Total Tagihan: Rp20.000.000 + pajak yang berlaku
Payment Terms: Bank Transfer
Due Date: Sesuai kesepakatan
Invoice inilah yang kemudian menjadi referensi pembayaran pelanggan.
Kapan Proforma Invoice Digunakan?
Proforma invoice dapat digunakan ketika detail transaksi perlu disampaikan kepada pelanggan sebelum invoice final diterbitkan.
Beberapa contoh penggunaannya adalah:
1. Sebelum Transaksi Difinalisasi
Pelanggan membutuhkan rincian biaya sebelum memberikan konfirmasi akhir.
2. Permintaan Dokumen Awal
Pelanggan mungkin membutuhkan dokumen formal yang menunjukkan produk, quantity, harga, dan total transaksi.
3. Transaksi Internasional
Proforma invoice juga umum ditemukan dalam perdagangan internasional sebagai dokumen awal yang membantu mengkomunikasikan rincian transaksi, meskipun kebutuhan dokumentasi dapat berbeda berdasarkan negara dan proses perdagangan.
4. Meminta Pembayaran di Muka
Dalam beberapa model bisnis, proforma invoice dapat digunakan sebagai referensi untuk meminta deposit atau pembayaran sebelum invoice final, sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
5. Konfirmasi Detail Pesanan
Pelanggan dapat memeriksa kembali produk, harga, jumlah, dan ketentuan transaksi sebelum proses dilanjutkan.
Kapan Invoice Digunakan?
Invoice digunakan ketika transaksi telah memasuki tahap penagihan.
Contohnya:
Quotation Accepted
↓
Sales Order
↓
Delivery / Service
↓
Invoice
↓
Payment
↓
Payment Receipt
Namun, alur setiap perusahaan dapat berbeda tergantung model bisnisnya.
Untuk transaksi yang menggunakan proforma invoice, alurnya dapat menjadi:
Quotation
↓
Customer Confirmation
↓
Proforma Invoice
↓
Payment / Transaction Confirmation
↓
Invoice
↓
Payment Receipt
Apakah Proforma Invoice Bisa Digunakan untuk Pembayaran?
Dalam praktik bisnis, proforma invoice dapat digunakan sebagai referensi bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran di muka atau deposit apabila memang disepakati.
Namun, proforma invoice dan invoice tetap merupakan dua dokumen dengan fungsi berbeda.
Karena itu, sistem dokumen bisnis sebaiknya membedakan status dan nomor antara:
PI-2026-0001
dan
INV-2026-0001
Hal ini membantu perusahaan menjaga struktur transaksi dan audit trail yang lebih jelas.
Apakah Proforma Invoice Sama dengan Quotation?
Tidak selalu.
Quotation dan proforma invoice sama-sama dapat digunakan sebelum invoice final, tetapi konteks penggunaannya berbeda.
QuotationProforma InvoiceBerfokus pada penawaranBerfokus pada rincian transaksi awalUmumnya diberikan sebelum pelanggan menyetujui penawaranSering digunakan setelah transaksi lebih dekat ke tahap konfirmasiMemiliki validity periodDapat memiliki validity/payment informationDapat dikonversi menjadi Sales OrderDapat menjadi referensi untuk InvoiceContoh workflow:
Lead → Quotation → Accepted → Sales Order → Proforma Invoice → Invoice → Payment
Tidak semua bisnis membutuhkan seluruh tahapan tersebut. FariDocs dapat menggunakan workflow yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Proforma Invoice dan Invoice?
Mengelola kedua dokumen dengan benar memberikan beberapa manfaat.
Mengurangi Kesalahpahaman
Pelanggan dapat memeriksa detail transaksi sebelum invoice final dibuat.
Memisahkan Dokumen Preliminary dan Final
Perusahaan dapat membedakan dokumen awal dengan dokumen penagihan.
Membantu Pengelolaan Transaksi
Setiap transaksi memiliki riwayat dokumen yang lebih jelas.
Mengurangi Input Data Berulang
Jika menggunakan sistem terintegrasi, data proforma invoice dapat digunakan kembali ketika membuat invoice.
Meningkatkan Profesionalisme
Dokumen yang konsisten membuat komunikasi bisnis terlihat lebih profesional.
Membuat Proforma Invoice dan Invoice dengan FariDocs
FariDocs membantu bisnis membuat dokumen bisnis secara online melalui satu platform.
Untuk pengguna yang hanya membutuhkan dokumen dengan cepat, FariDocs dapat menyediakan generator dokumen yang memungkinkan pengguna mengisi informasi transaksi, melihat preview, dan menghasilkan PDF profesional.
Sedangkan melalui FariDocs Business Workspace, dokumen dapat menjadi bagian dari workflow transaksi yang saling terhubung.
Artinya, pengguna tidak harus membuat setiap dokumen dari awal.
Contohnya:
Customer
↓
Quotation
↓
Sales Order
↓
Proforma Invoice
↓
Invoice
↓
Payment
↓
Payment Receipt
Data transaksi dapat diteruskan dari satu tahap ke tahap berikutnya.
Workflow Proforma Invoice di FariDocs
Contohnya sebuah perusahaan telah mendapatkan persetujuan pembelian dari pelanggan.
1. Customer
Data pelanggan telah tersedia di sistem.
2. Quotation
Sales membuat quotation berisi produk, quantity, harga, diskon, pajak, dan terms.
3. Customer Accepts Quotation
Pelanggan menyetujui penawaran.
Status berubah menjadi:
Accepted
4. Create Proforma Invoice
Pengguna memilih:
Create Proforma Invoice
FariDocs dapat mengambil data dari quotation sehingga pengguna tidak perlu memasukkan ulang:
- Customer
- Product
- Quantity
- Price
- Discount
- Tax
- Terms
5. Approval
Jika perusahaan menggunakan approval workflow:
Draft → Waiting Approval → Approved
6. Send to Customer
Setelah disetujui:
Approved → Sent
Proforma invoice dapat dikirim kepada pelanggan sesuai fitur pengiriman yang tersedia.
7. Convert to Invoice
Ketika transaksi memenuhi kondisi untuk penagihan:
Create Invoice from Proforma Invoice
Sistem membuat invoice dengan referensi ke proforma invoice sebelumnya.
Contoh:
Proforma: PI-2026-00125
↓
Invoice: INV-2026-00351
Dengan demikian, kedua dokumen tetap berbeda tetapi memiliki hubungan transaksi yang jelas.
Status Proforma Invoice yang Disarankan di FariDocs
Untuk FariDocs Business Workspace, status proforma invoice dapat dibuat seperti:
Draft → Waiting Approval → Approved → Sent → Accepted / Confirmed → Converted → Closed
Sedangkan invoice dapat menggunakan:
Draft → Waiting Approval → Approved → Sent → Unpaid → Partially Paid → Paid → Closed
Pemisahan status tersebut penting karena proforma invoice bukan sekadar invoice dengan nama berbeda.
FariDocs: Dari Document Generator Menjadi Transaction Workflow
Salah satu masalah bisnis bukan hanya bagaimana membuat PDF.
Masalah yang lebih besar muncul ketika perusahaan memiliki ratusan transaksi dan harus mengetahui hubungan antara dokumen.
Misalnya:
Quotation mana yang menghasilkan Proforma Invoice ini?
Proforma Invoice mana yang sudah dikonversi menjadi Invoice?
Invoice mana yang sudah dibayar?
Pembayaran tersebut berasal dari Customer mana?
Dengan konsep Business Document & Transaction Management, FariDocs dapat menghubungkan seluruh informasi tersebut dalam satu transaction record.
Contohnya:
Customer #CUST-00125
→ Quotation QT-2026-00102
→ Sales Order SO-2026-00087
→ Proforma Invoice PI-2026-00081
→ Invoice INV-2026-00120
→ Payment PAY-2026-00096
→ Receipt RCPT-2026-00096
Dengan struktur tersebut, dokumen tidak lagi berdiri sendiri.
Setiap dokumen menjadi bagian dari satu perjalanan transaksi.
Kesimpulan: Apa Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice?
Proforma invoice adalah dokumen awal yang memberikan rincian transaksi sebelum invoice final diterbitkan, sedangkan invoice adalah dokumen tagihan yang digunakan pada tahap penagihan.
Perbedaan utamanya terletak pada tujuan, status, dan tahap penggunaannya.
Secara sederhana:
Proforma Invoice = Preliminary Transaction Document
Invoice = Billing Document
Untuk bisnis dengan transaksi yang semakin banyak, mengelola kedua dokumen secara terpisah menggunakan Word, Excel, email, dan folder manual dapat menyulitkan pelacakan transaksi.
Dengan FariDocs, bisnis dapat membuat Proforma Invoice dan Invoice secara online dan, melalui Business Workspace, menghubungkannya dengan Customer, Quotation, Sales Order, Payment, dan Payment Receipt dalam satu workflow transaksi yang lebih terstruktur.
Mulai buat dokumen bisnis profesional dengan FariDocs dan kelola transaksi bisnis Anda dalam satu workflow terintegrasi.
FAQ tentang Proforma Invoice vs Invoice
Apa itu proforma invoice?
Proforma invoice adalah dokumen awal yang berisi rincian transaksi sebelum invoice final diterbitkan.
Apa perbedaan proforma invoice dan invoice?
Proforma invoice digunakan sebagai informasi atau rincian awal transaksi, sedangkan invoice digunakan untuk menagih pembayaran sesuai transaksi.
Apakah proforma invoice sama dengan quotation?
Tidak. Quotation berfokus pada penawaran harga, sedangkan proforma invoice umumnya digunakan ketika transaksi sudah lebih dekat pada tahap konfirmasi atau pemrosesan.
Apakah proforma invoice bisa diubah menjadi invoice?
Ya. Dalam sistem digital seperti FariDocs, data proforma invoice dapat digunakan sebagai dasar pembuatan invoice final sehingga data tidak perlu dimasukkan kembali.
Apakah proforma invoice memiliki nomor dokumen?
Sebaiknya ya. Nomor proforma invoice dibuat terpisah dari nomor invoice untuk memudahkan tracking dan audit trail.
Bisakah proforma invoice digunakan untuk pembayaran?
Dalam praktik bisnis tertentu, proforma invoice dapat digunakan sebagai referensi pembayaran di muka atau deposit sesuai kesepakatan para pihak. Namun, fungsi dan perlakuannya tetap perlu dibedakan dari invoice final.
Bagaimana cara membuat proforma invoice online?
Bisnis dapat menggunakan Proforma Invoice Generator seperti FariDocs untuk memasukkan data perusahaan, pelanggan, produk, harga, pajak, dan terms, kemudian menghasilkan dokumen profesional dalam format PDF.
Apa keuntungan menggunakan FariDocs?
FariDocs membantu membuat dokumen bisnis secara online dan dapat menghubungkan Proforma Invoice dengan Customer, Quotation, Sales Order, Invoice, Payment, dan dokumen transaksi lainnya dalam Business Workspace.
