Dalam proses penjualan, perusahaan biasanya menggunakan beberapa dokumen untuk mengelola transaksi, mulai dari Quotation, Sales Order, hingga Invoice.
Ketiga dokumen tersebut sering dianggap sama karena semuanya berkaitan dengan transaksi penjualan. Padahal, Quotation, Sales Order, dan Invoice memiliki fungsi, waktu penggunaan, serta tujuan yang berbeda.
Secara sederhana:
Quotation = Penawaran
Sales Order = Konfirmasi Pesanan
Invoice = Penagihan
Ketiganya dapat menjadi bagian dari satu alur sales:
Customer Request → Quotation → Customer Approval → Sales Order → Delivery → Invoice → Payment
Memahami perbedaan ketiga dokumen tersebut penting bagi perusahaan agar proses penjualan lebih terstruktur, mengurangi kesalahan administrasi, dan memudahkan monitoring transaksi.
Apa Itu Quotation?
Quotation adalah dokumen penawaran yang dibuat oleh seller atau perusahaan kepada calon customer.
Quotation biasanya dibuat ketika customer meminta informasi mengenai harga produk atau jasa.
Quotation dapat berisi:
- Nama perusahaan
- Nama customer
- Nomor quotation
- Tanggal quotation
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga satuan
- Diskon
- Pajak
- Total harga
- Payment terms
- Delivery terms
- Masa berlaku quotation
- Terms & Conditions
Contoh:
Customer:
"Kami membutuhkan 20 unit laptop untuk kantor. Berapa harganya?"
Sales kemudian membuat quotation:
20 Laptop × Rp15.000.000 = Rp300.000.000
Quotation tersebut dikirim kepada customer sebagai penawaran.
Fungsi Quotation
Quotation digunakan untuk:
- Memberikan penawaran harga.
- Menjelaskan produk atau jasa.
- Menjadi dasar negosiasi.
- Membantu customer mendapatkan approval.
- Menjadi referensi untuk membuat Sales Order.
Jadi, Quotation belum merupakan tagihan kepada customer.
Apa Itu Sales Order?
Sales Order (SO) adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan mengonfirmasi pesanan customer setelah customer menerima atau menyetujui penawaran sesuai proses bisnis perusahaan.
Sales Order biasanya dibuat berdasarkan:
- Quotation yang disetujui
- Purchase Order dari customer
- Pesanan langsung customer
- Kesepakatan sales lainnya
Sales Order dapat berisi:
- Nomor Sales Order
- Customer
- Tanggal
- Referensi quotation
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga
- Diskon
- Pajak
- Delivery date
- Shipping address
- Payment terms
- Sales representative
Fungsi Sales Order
Sales Order membantu perusahaan:
- Mencatat pesanan customer.
- Menjadi acuan fulfillment.
- Mengkoordinasikan warehouse.
- Mengatur proses delivery.
- Menjadi dasar pembuatan invoice.
- Memantau status order.
Dengan kata lain:
Sales Order menunjukkan apa yang dipesan customer dan apa yang harus dipenuhi oleh perusahaan.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer atas produk atau jasa yang telah dijual atau diberikan sesuai kondisi transaksi.
Invoice biasanya berisi:
- Nomor invoice
- Customer
- Tanggal invoice
- Due date
- Produk atau jasa
- Quantity
- Harga
- Diskon
- Pajak
- Total yang harus dibayar
- Payment instructions
- Bank details jika diperlukan
Contoh:
Invoice No.: INV-2026-00125
Total: Rp300.000.000
Due Date: 30 September 2026
Invoice kemudian dikirim kepada customer sebagai dasar pembayaran sesuai ketentuan transaksi.
Perbedaan Quotation, Sales Order dan Invoice
Perbedaan paling mudah dapat dilihat dari tujuan masing-masing dokumen.
AspekQuotationSales OrderInvoiceTujuanPenawaranKonfirmasi pesananPenagihanDibuat olehSellerSellerSellerWaktuSebelum order disepakatiSetelah order dikonfirmasiSaat transaksi masuk tahap penagihanMenunjukkanApa yang ditawarkanApa yang dipesanApa yang harus dibayarStatusOfferConfirmed OrderBillingPaymentBelum menjadi tagihanBelum tentu jatuh tempoMemiliki payment terms/due dateReferensiCustomer requestQuotation/POSales Order/delivery/transaksiOutputCustomer approvalFulfillmentPaymentQuotation vs Sales Order
Perbedaan Quotation dan Sales Order terletak pada status transaksi.
Quotation
Quotation masih berupa penawaran.
Seller mengatakan:
"Berikut produk dan harga yang kami tawarkan."
Customer masih dapat:
- Menyetujui
- Menolak
- Meminta diskon
- Mengubah quantity
- Meminta perubahan spesifikasi
- Melakukan negosiasi
Sales Order
Sales Order digunakan ketika pesanan sudah dikonfirmasi sesuai workflow perusahaan.
Seller mengatakan:
"Berikut pesanan customer yang harus kami proses."
Karena itu, Sales Order biasanya digunakan oleh tim:
- Sales
- Warehouse
- Procurement
- Operations
- Finance
- Delivery
Sales Order vs Invoice
Sales Order dan Invoice juga memiliki fungsi berbeda.
Sales Order:
"Customer memesan produk ini."
Invoice:
"Customer harus membayar sejumlah nilai ini."
Contohnya:
Customer memesan:
10 laptop × Rp10.000.000
Sales Order mencatat:
Order Value = Rp100.000.000
Setelah barang dikirim atau berdasarkan ketentuan billing, perusahaan membuat:
Invoice = Rp100.000.000
Jadi, Sales Order berfokus pada order fulfillment, sedangkan Invoice berfokus pada billing dan payment.
Quotation vs Invoice
Quotation merupakan dokumen penawaran.
Invoice merupakan dokumen penagihan.
Contoh sederhana:
Quotation
Laptop: 10 unit
Harga: Rp10.000.000/unit
Total penawaran: Rp100.000.000
Validity: 30 hari
Customer kemudian menyetujui penawaran tersebut.
Invoice
Invoice: INV-2026-001
Total: Rp100.000.000
Due Date: 30 September 2026
Customer kemudian melakukan pembayaran sesuai payment terms.
Alur Quotation → Sales Order → Invoice
Alur umum dalam proses sales adalah:
Customer Request ↓ Quotation ↓ Customer Approval ↓ Sales Order ↓ Delivery / Fulfillment ↓ Invoice ↓ PaymentNamun, workflow dapat berbeda tergantung jenis bisnis dan kebijakan perusahaan.
Misalnya untuk transaksi tertentu:
Customer Request ↓ Quotation ↓ Customer Approval ↓ Customer Purchase Order ↓ Sales Order ↓ Invoice ↓ PaymentUntuk transaksi lainnya, invoice dapat dibuat berdasarkan delivery atau milestone proyek.
Contoh Proses Penjualan
Misalnya PT ABC ingin membeli software dari perusahaan.
Step 1 — Customer Request
Customer meminta penawaran untuk:
50 software licenses
Step 2 — Quotation
Sales membuat quotation:
50 licenses × Rp2.000.000 = Rp100.000.000
Quotation dikirim ke customer.
Status:
Quotation → Sent
Step 3 — Customer Approval
Customer menyetujui quotation.
Status:
Quotation → Accepted
Step 4 — Sales Order
Sales membuat Sales Order berdasarkan quotation.
SO-2026-00125
Order:
50 licenses
Total:
Rp100.000.000
Step 5 — Fulfillment
Perusahaan melakukan proses fulfillment sesuai jenis produk atau layanan.
Step 6 — Invoice
Finance membuat invoice:
INV-2026-00125
Total:
Rp100.000.000
Step 7 — Payment
Customer melakukan pembayaran.
Status invoice:
Paid
Status Dokumen dalam Sales Process
Salah satu manfaat digitalisasi adalah setiap dokumen dapat memiliki status.
Quotation
- Draft
- Sent
- Viewed
- Negotiation
- Accepted
- Rejected
- Expired
Sales Order
- Draft
- Confirmed
- Processing
- Partially Delivered
- Completed
- Cancelled
Invoice
- Draft
- Issued
- Sent
- Partially Paid
- Paid
- Overdue
- Cancelled
Status tersebut membantu sales dan management mengetahui posisi setiap transaksi.
Kenapa Perusahaan Membutuhkan Ketiga Dokumen Ini?
Tidak semua perusahaan wajib menggunakan ketiganya dalam setiap transaksi.
Namun, untuk bisnis dengan proses sales yang kompleks, ketiganya dapat membantu memisahkan tiga aktivitas penting:
1. Commercial Offer
Quotation
Apa yang ditawarkan?
2. Order Fulfillment
Sales Order
Apa yang dipesan dan harus dipenuhi?
3. Billing
Invoice
Berapa yang harus dibayar?
Pemisahan ini membantu perusahaan menjaga proses bisnis lebih terstruktur.
Apa yang Terjadi Jika Semua Proses Dilakukan Manual?
Perusahaan yang menggunakan Excel, Word, dan email secara terpisah dapat mengalami beberapa masalah:
- Data customer berulang.
- Salah memasukkan harga.
- Salah quantity.
- Salah menghitung pajak.
- Nomor dokumen tidak konsisten.
- Sulit mencari quotation.
- Sulit mengetahui quotation yang sudah accepted.
- Sales Order harus dibuat ulang.
- Invoice harus dibuat ulang.
- Sulit melakukan tracking.
- Reporting membutuhkan pekerjaan manual.
Semakin besar volume transaksi, semakin besar pula risiko kesalahan.
Menggunakan SaaS untuk Mengelola Quotation, Sales Order dan Invoice
Dengan aplikasi SaaS, ketiga proses tersebut dapat dibuat dalam satu workflow.
Contoh:
Customer
↓
Quotation
↓
Approval
↓
Sales Order
↓
Delivery
↓
Invoice
↓
Payment
Data customer dan produk dapat digunakan kembali pada dokumen berikutnya sehingga mengurangi duplicate data entry.
Contoh Workflow di SaaS Farinotech
Sistem SaaS dapat dirancang agar:
1. Sales membuat Quotation
Sales memilih customer dan produk.
Sistem menghitung:
- Quantity
- Unit price
- Discount
- Tax
- Grand total
2. Quotation dikirim
Quotation dapat dikirim kepada customer dalam format digital/PDF.
3. Customer menerima penawaran
Status quotation berubah menjadi:
Accepted
4. Convert Quotation to Sales Order
Data quotation digunakan untuk membuat Sales Order.
Sales tidak perlu memasukkan ulang:
- Customer
- Product
- Quantity
- Price
- Discount
- Tax
5. Sales Order diproses
Tim terkait dapat melihat order yang harus dipenuhi.
6. Create Invoice
Setelah memenuhi kondisi billing, sistem dapat membuat invoice berdasarkan Sales Order atau transaksi terkait.
7. Payment Tracking
Finance dapat memonitor:
- Invoice issued
- Invoice paid
- Partially paid
- Overdue
Keuntungan Digitalisasi Sales Process
Mengelola quotation, Sales Order, dan invoice dalam SaaS dapat membantu perusahaan:
Mengurangi Data Entry
Data tidak perlu diketik berkali-kali.
Mengurangi Human Error
Perhitungan dapat dilakukan otomatis.
Mempercepat Proses Sales
Quotation dapat dibuat lebih cepat.
Meningkatkan Visibility
Management dapat melihat status transaksi.
Memudahkan Reporting
Data sales dapat digunakan untuk membuat laporan.
Memperbaiki Customer Experience
Customer mendapatkan dokumen yang lebih cepat dan profesional.
Quotation, Sales Order dan Invoice dalam Satu Dashboard
Salah satu konsep penting dalam SaaS sales management adalah single source of truth.
Management dapat melihat:
Quotation
Total quotation:
Rp2 Miliar
↓
Sales Order
Confirmed orders:
Rp1,5 Miliar
↓
Invoice
Billed:
Rp1,2 Miliar
↓
Payment
Collected:
Rp900 Juta
Dari data tersebut management dapat melihat posisi sales pipeline dan cash collection dengan lebih mudah.
FAQ
Apa perbedaan Quotation dan Sales Order?
Quotation merupakan penawaran harga dan produk/jasa kepada customer, sedangkan Sales Order mencatat pesanan yang telah dikonfirmasi sesuai workflow perusahaan.
Apa perbedaan Sales Order dan Invoice?
Sales Order digunakan untuk mencatat dan memproses pesanan, sedangkan Invoice digunakan untuk melakukan penagihan kepada customer.
Apa perbedaan Quotation dan Invoice?
Quotation merupakan penawaran, sedangkan Invoice merupakan dokumen penagihan.
Apakah Quotation harus dibuat sebelum Sales Order?
Tidak selalu. Namun, dalam banyak proses sales B2B, quotation digunakan sebagai dasar Sales Order setelah customer menyetujui penawaran.
Apakah Sales Order sama dengan Purchase Order?
Tidak.
Sales Order biasanya dibuat oleh seller untuk mencatat pesanan customer.
Purchase Order (PO) biasanya dibuat oleh buyer untuk memesan produk atau jasa dari supplier.
Apakah Quotation merupakan tagihan?
Tidak. Quotation pada dasarnya merupakan dokumen penawaran dan bukan dokumen tagihan.
Kapan Invoice dibuat?
Invoice dibuat ketika transaksi sudah memenuhi kondisi penagihan sesuai kebijakan perusahaan, misalnya setelah delivery, berdasarkan milestone, atau sesuai payment terms.
Apakah Quotation dapat diubah menjadi Sales Order?
Ya. Dalam sistem sales management, quotation yang disetujui dapat digunakan sebagai dasar pembuatan Sales Order.
Apakah Sales Order dapat digunakan untuk membuat Invoice?
Ya. Dalam banyak workflow, Sales Order dapat menjadi salah satu sumber data untuk pembuatan Invoice.
Kesimpulan
Quotation, Sales Order, dan Invoice bukanlah dokumen yang sama.
Masing-masing memiliki fungsi berbeda:
DokumenFungsi UtamaQuotationMemberikan penawaranSales OrderMencatat dan mengonfirmasi pesananInvoiceMelakukan penagihanAlur yang paling mudah dipahami adalah:
Quotation → Sales Order → Invoice → Payment
Untuk perusahaan yang memiliki banyak customer dan transaksi, mengelola seluruh proses tersebut secara digital dapat membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap sales pipeline.
Dengan SaaS Farinotech, konsep workflow dapat mengintegrasikan customer, quotation, sales order, invoice, dan payment dalam satu sistem.
