Dalam proses penjualan dan pembelian, terkadang nilai transaksi yang sudah dibuat dalam Invoice perlu disesuaikan.

Misalnya:

• Customer mengembalikan barang.
• Barang yang diterima customer rusak.
• Harga dalam Invoice terlalu tinggi.
• Ada diskon tambahan setelah Invoice diterbitkan.
• Quantity barang ternyata berbeda.
• Ada biaya tambahan yang belum tercantum dalam Invoice.
• Seller perlu melakukan koreksi terhadap nilai transaksi.

Dalam kondisi seperti ini, bisnis dapat menggunakan Credit Note atau Debit Note.

Keduanya sama-sama digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap transaksi, tetapi fungsi dan dampaknya berbeda.

Secara sederhana:

Credit Note biasanya mengurangi nilai Invoice.

Debit Note biasanya menambah nilai tagihan atau mencatat klaim/penyesuaian tertentu, tergantung konteks transaksi.

Memahami perbedaan Credit Note dan Debit Note penting bagi tim Sales, Finance, Accounting, Procurement, dan Customer Service agar koreksi transaksi dapat dilakukan secara terstruktur.

---

Apa Itu Credit Note?

Credit Note adalah dokumen yang digunakan untuk mengurangi sebagian atau seluruh nilai Invoice yang telah diterbitkan.

Credit Note dapat dibuat ketika terjadi kondisi seperti:

• Retur barang.
• Barang rusak.
• Quantity yang dikirim lebih sedikit.
• Harga Invoice terlalu tinggi.
• Customer mendapatkan diskon tambahan.
• Pembatalan sebagian transaksi.
• Koreksi nilai transaksi.

Contoh sederhana

Customer membeli:

10 unit × Rp1.000.000 = Rp10.000.000

Kemudian customer mengembalikan:

2 unit

Maka nilai yang perlu dikurangi:

2 × Rp1.000.000 = Rp2.000.000

Seller dapat menerbitkan Credit Note Rp2.000.000 sesuai kebijakan dan dokumen transaksi.

---

Apa Fungsi Credit Note?

1. Mengurangi Nilai Invoice

Fungsi utama Credit Note adalah melakukan pengurangan terhadap nilai yang sebelumnya ditagihkan.

Contoh:

Original Invoice: Rp20.000.000

Credit Note: Rp3.000.000

Adjusted Amount: Rp17.000.000

---

2. Mencatat Retur Barang

Jika customer mengembalikan barang, Credit Note dapat digunakan untuk mencatat nilai barang yang diretur.

---

3. Koreksi Harga

Jika terjadi kesalahan harga pada Invoice, Credit Note dapat digunakan untuk melakukan penyesuaian.

---

4. Mencatat Diskon Tambahan

Misalnya setelah Invoice diterbitkan, perusahaan memberikan diskon tambahan Rp1.000.000.

Credit Note dapat digunakan untuk mencatat pengurangan tersebut, sesuai proses accounting perusahaan.

---

5. Membatalkan Sebagian Tagihan

Jika sebagian transaksi dibatalkan, Credit Note dapat digunakan untuk mengurangi nilai Invoice.

---

Apa Itu Debit Note?

Debit Note adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penyesuaian yang meningkatkan jumlah yang harus dibayar atau mencatat klaim/penyesuaian tertentu dalam suatu transaksi.

Namun, istilah Debit Note dapat digunakan dengan cara berbeda tergantung konteks bisnis dan perspektif pihak yang menerbitkan dokumen.

Contohnya, Debit Note dapat digunakan ketika:

• Ada biaya tambahan.
• Harga yang ditagihkan sebelumnya kurang.
• Quantity yang ditagihkan kurang.
• Ada biaya transportasi tambahan.
• Ada biaya administrasi tambahan.
• Terjadi koreksi transaksi.

---

Apa Fungsi Debit Note?

1. Menambah Nilai Tagihan

Contoh:

Original Invoice: Rp10.000.000

Kemudian terdapat biaya tambahan:

Rp500.000

Debit Note dapat digunakan untuk mencatat penyesuaian tersebut.

Nilai setelah penyesuaian:

Rp10.500.000

---

2. Koreksi Kekurangan Tagihan

Misalnya perusahaan seharusnya menagihkan:

Rp15.000.000

Tetapi Invoice yang diterbitkan hanya:

Rp14.000.000

Terdapat selisih:

Rp1.000.000

Debit Note dapat digunakan untuk mendokumentasikan penyesuaian tambahan tersebut sesuai kebijakan perusahaan.

---

3. Mencatat Biaya Tambahan

Debit Note dapat digunakan ketika terdapat biaya tambahan yang muncul setelah transaksi awal.

Contohnya:

• Shipping surcharge
• Handling fee
• Administrative fee
• Additional service
• Price adjustment

---

Credit Note vs Debit Note

Perbedaan paling mudah dapat dilihat dari dampaknya terhadap nilai transaksi.

AspekCredit NoteDebit NoteTujuan utamaMengurangi nilai transaksi/tagihanMenambah nilai transaksi/tagihan atau mencatat penyesuaian tertentuDampak terhadap InvoiceMengurangiMenambah, tergantung konteksRetur barangUmum digunakanUmumnya bukan dokumen utama untuk returDiskon tambahanDapat digunakanUmumnya tidakKoreksi harga terlalu tinggiDapat digunakanTidakKekurangan tagihanTidakDapat digunakanBiaya tambahanTidak umumDapat digunakanContohRetur barangTambahan biaya

Cara mudah mengingat:

Credit Note → Credit → Mengurangi

Debit Note → Debit → Menambah

Tetapi untuk accounting, istilah debit dan credit harus dipahami berdasarkan perspektif akun dan pihak yang melakukan pencatatan, bukan hanya berdasarkan kata "menambah" atau "mengurangi".

---

Contoh Credit Note

Misalnya:

PT ABC membeli:

ProdukQtyHargaTotalLaptop10Rp10.000.000Rp100.000.000

Total Invoice:

Rp100.000.000

Setelah barang diterima, customer menemukan:

2 laptop rusak

Customer mengembalikan 2 laptop.

Nilai retur:

2 × Rp10.000.000 = Rp20.000.000

Seller kemudian membuat:

Credit Note: Rp20.000.000

Nilai transaksi setelah adjustment:

Rp80.000.000

---

Contoh Debit Note

Misalnya:

Original Invoice:

Rp100.000.000

Setelah transaksi, terdapat biaya pengiriman tambahan:

Rp5.000.000

Seller perlu melakukan adjustment.

Debit Note:

Rp5.000.000

Total setelah adjustment:

Rp105.000.000

Dokumen dan perlakuan accounting harus disesuaikan dengan kontrak, sistem pembukuan, dan ketentuan yang berlaku.

---

Credit Note dan Retur Barang

Salah satu penggunaan Credit Note yang paling umum adalah retur barang.

Workflow:

Customer Order

↓

Sales Order

↓

Delivery

↓

Invoice

↓

Customer Returns Product

↓

Credit Note

↓

Invoice Adjustment

Contoh:

Invoice:

Rp50.000.000

Retur:

Rp5.000.000

Credit Note:

Rp5.000.000

Adjusted Invoice:

Rp45.000.000

---

Debit Note untuk Additional Charges

Debit Note dapat digunakan ketika transaksi membutuhkan tambahan biaya.

Contoh:

Invoice awal:

Rp50.000.000

Biaya tambahan:

Rp2.500.000

Debit Note:

Rp2.500.000

Total setelah adjustment:

Rp52.500.000

---

Apakah Credit Note Membatalkan Invoice?

Tidak selalu.

Credit Note biasanya digunakan untuk mengurangi sebagian atau seluruh nilai Invoice.

Contoh:

Invoice:

INV-001 = Rp100.000.000

Credit Note:

CN-001 = Rp20.000.000

Saldo transaksi setelah adjustment:

Rp80.000.000

Invoice original tetap menjadi bagian dari histori transaksi dan Credit Note menjadi dokumen adjustment yang terkait.

Jika seluruh transaksi dibatalkan, perlakuan dokumen dan accounting perlu mengikuti prosedur perusahaan.

---

Apakah Debit Note Membuat Invoice Baru?

Tidak selalu.

Debit Note dapat digunakan sebagai dokumen penyesuaian yang berkaitan dengan Invoice sebelumnya.

Misalnya:

Invoice = Rp100.000.000

Debit Note = Rp5.000.000

Total adjustment:

Rp105.000.000

Cara pencatatan dapat berbeda berdasarkan sistem accounting perusahaan.

---

Kapan Menggunakan Credit Note?

Gunakan Credit Note ketika bisnis perlu mengurangi nilai transaksi atau tagihan.

Contohnya:

Retur Barang

Customer mengembalikan produk.

Barang Rusak

Sebagian barang tidak sesuai atau rusak.

Overbilling

Customer ditagihkan terlalu tinggi.

Additional Discount

Customer mendapatkan diskon setelah Invoice diterbitkan.

Partial Cancellation

Sebagian transaksi dibatalkan.

Price Correction

Terjadi koreksi harga.

---

Kapan Menggunakan Debit Note?

Debit Note dapat digunakan ketika diperlukan penyesuaian tambahan terhadap nilai transaksi.

Contohnya:

Underbilling

Nilai Invoice sebelumnya terlalu rendah.

Additional Charges

Terdapat biaya tambahan.

Shipping Adjustment

Biaya pengiriman berubah.

Service Adjustment

Ada layanan tambahan.

Price Adjustment

Harga transaksi mengalami penyesuaian setelah Invoice awal.

---

Cara Membuat Credit Note

Credit Note profesional sebaiknya memiliki informasi yang jelas.

1. Pilih Customer

Masukkan:

• Customer name
• Company
• Address
• Contact
• Email

2. Referensikan Invoice

Contoh:

Original Invoice: INV-2026-00125

Hal ini penting agar Credit Note dapat ditelusuri.

3. Pilih Alasan Adjustment

Contohnya:

• Product return
• Damaged goods
• Price correction
• Additional discount
• Partial cancellation

4. Masukkan Item

Tambahkan:

• Product
• Quantity
• Unit price
• Amount

5. Review Nilai

Periksa:

• Subtotal
• Discount
• Tax jika relevan
• Total adjustment

6. Generate Credit Note

Contoh nomor:

CN-2026-00025

7. Hubungkan dengan Invoice

Sistem dapat menampilkan:

Invoice Rp100 juta

Credit Note Rp20 juta

Adjusted Balance Rp80 juta

---

Cara Membuat Debit Note

Workflow Debit Note hampir sama.

Step 1

Pilih customer atau vendor sesuai konteks transaksi.

Step 2

Referensikan dokumen asal.

Contoh:

Invoice: INV-2026-00125

Step 3

Tentukan alasan.

Contoh:

Additional Shipping Cost

Step 4

Masukkan nilai adjustment.

Rp5.000.000

Step 5

Review.

Step 6

Generate:

DN-2026-00025

Step 7

Hubungkan dengan transaksi asal.

---

Credit Note dan Debit Note dalam Farinotech SaaS

Untuk aplikasi SaaS Farinotech, Credit Note dan Debit Note dapat menjadi bagian dari Invoice Adjustment Workflow.

Contoh workflow:

Customer ↓ Quotation ↓ Sales Order ↓ Delivery Note ↓ Invoice ↓ Payment ↓ Adjustment ├── Credit Note └── Debit Note

Dengan workflow digital, setiap adjustment dapat dikaitkan dengan dokumen transaksi sebelumnya.

---

Contoh Workflow Credit Note di Farinotech

Step 1 — Invoice Dibuat

INV-2026-00100

Total:

Rp100.000.000

Step 2 — Customer Retur

Customer mengembalikan barang senilai:

Rp10.000.000

Step 3 — Credit Note Dibuat

CN-2026-00020

Amount:

Rp10.000.000

Step 4 — Invoice Balance Diperbarui

Original:

Rp100.000.000

Credit:

Rp10.000.000

Adjusted:

Rp90.000.000

Step 5 — Payment

Customer membayar saldo sesuai transaksi setelah adjustment.

---

Contoh Workflow Debit Note di Farinotech

Original Invoice

Rp100.000.000

Additional Charge

Rp5.000.000

Debit Note

DN-2026-00010

Amount:

Rp5.000.000

Adjusted Amount

Rp105.000.000

Dengan adanya relasi dokumen, Finance dapat mengetahui sumber adjustment tanpa harus mencari transaksi secara manual.

---

Manfaat Digital Credit Note & Debit Note

Pengelolaan Credit Note dan Debit Note melalui SaaS dapat membantu bisnis:

1. Mengurangi Kesalahan Input

Data customer dan transaksi dapat diambil dari dokumen sebelumnya.

2. Mempercepat Adjustment

Finance tidak perlu membuat seluruh data dari awal.

3. Mempermudah Tracking

Setiap adjustment dapat dikaitkan dengan Invoice.

4. Meningkatkan Visibility

Tim dapat melihat:

Original Invoice → Adjustment → Payment

5. Mempermudah Audit Trail

Riwayat perubahan transaksi dapat terdokumentasi dengan lebih terstruktur.

---

Credit Note vs Debit Note vs Invoice

DokumenFungsiQuotationPenawaranSales OrderPesanan customerDelivery NoteBukti/dokumen pengirimanInvoicePenagihanCredit NoteAdjustment penguranganDebit NoteAdjustment penambahan/klaim tertentuPaymentPembayaranPayment ReceiptBukti pembayaran

Workflow:

Quotation → Sales Order → Delivery Note → Invoice → Credit/Debit Note → Payment

Tidak semua transaksi membutuhkan seluruh dokumen tersebut.

---

FAQ Credit Note vs Debit Note

Apa itu Credit Note?

Credit Note adalah dokumen yang digunakan untuk mengurangi sebagian atau seluruh nilai transaksi atau Invoice.

Apa itu Debit Note?

Debit Note adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penyesuaian tambahan terhadap transaksi, yang dalam konteks tertentu meningkatkan nilai yang harus dibayar atau mencatat klaim/adjustment.

Apa perbedaan Credit Note dan Debit Note?

Secara umum, Credit Note digunakan untuk mengurangi nilai tagihan, sedangkan Debit Note digunakan untuk menambah nilai tagihan atau mencatat penyesuaian tertentu, tergantung konteks transaksi.

Apakah Credit Note sama dengan refund?

Tidak selalu. Credit Note merupakan dokumen adjustment. Refund merupakan pengembalian dana. Credit Note dapat menjadi bagian dari proses yang kemudian menghasilkan refund, tetapi keduanya bukan hal yang sama.

Apakah Credit Note mengurangi Invoice?

Ya, Credit Note umumnya digunakan untuk mengurangi sebagian atau seluruh nilai Invoice.

Kapan Credit Note digunakan?

Credit Note dapat digunakan untuk retur barang, kesalahan harga, overbilling, diskon tambahan, atau pembatalan sebagian transaksi.

Kapan Debit Note digunakan?

Debit Note dapat digunakan untuk additional charges, underbilling, koreksi harga, atau penyesuaian transaksi tertentu.

Apakah Credit Note harus memiliki nomor?

Sebaiknya setiap Credit Note memiliki nomor unik agar mudah dilacak.

Apakah Credit Note harus terkait dengan Invoice?

Sebaiknya ada referensi Invoice atau dokumen transaksi asal jika Credit Note dibuat sebagai adjustment terhadap transaksi tertentu.

Apakah Debit Note sama dengan Invoice?

Tidak selalu. Debit Note umumnya digunakan sebagai dokumen penyesuaian, bukan pengganti Invoice secara otomatis.

Apakah Credit Note dan Debit Note bisa dibuat secara digital?

Ya. Software invoice atau SaaS accounting dapat membantu membuat, menghubungkan, dan melacak Credit Note serta Debit Note.

---

Kesimpulan

Credit Note dan Debit Note sama-sama digunakan untuk melakukan penyesuaian transaksi, tetapi memiliki tujuan yang berbeda.

Cara sederhana untuk mengingatnya:

Credit Note → mengurangi nilai tagihan/transaksi.

Debit Note → menambah nilai tagihan atau mencatat adjustment tertentu.

Dalam bisnis modern, proses tersebut akan lebih mudah apabila Credit Note dan Debit Note terhubung langsung dengan Quotation, Sales Order, Delivery Note, Invoice, dan Payment.

Dengan Farinotech SaaS, bisnis dapat membangun workflow dokumen yang lebih terstruktur dari proses penjualan hingga pembayaran dan adjustment transaksi.