Purchase Request (PR) adalah dokumen atau permintaan resmi yang dibuat oleh karyawan, departemen, atau project team untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang maupun jasa kepada bagian yang berwenang.

Cara membuat purchase request yang benar sangat penting agar proses pengadaan berjalan lebih terstruktur, transparan, mudah disetujui, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam proses procurement, purchase request biasanya menjadi salah satu tahap awal sebelum perusahaan membuat Purchase Order (PO) kepada supplier atau vendor.

Dengan menggunakan aplikasi SaaS untuk pengelolaan bisnis, proses pembuatan dan approval purchase request dapat dibuat lebih terorganisir dibandingkan menggunakan email, spreadsheet, atau dokumen manual.

---

Apa Itu Purchase Request?

Purchase Request adalah permintaan pembelian internal yang digunakan untuk memberi tahu bagian procurement atau purchasing bahwa suatu departemen membutuhkan barang atau jasa tertentu.

Purchase Request bukan merupakan pesanan resmi kepada supplier.

Dokumen ini lebih berfungsi sebagai permintaan internal yang harus diperiksa dan, jika diperlukan, mendapatkan persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan.

Contohnya:

Departemen IT membutuhkan 10 unit laptop baru untuk karyawan. Departemen IT membuat Purchase Request yang berisi spesifikasi laptop, jumlah, alasan pembelian, estimasi anggaran, dan informasi terkait lainnya.

Setelah PR diperiksa dan disetujui, bagian purchasing atau procurement dapat melanjutkan proses pengadaan, termasuk mencari vendor dan membuat Purchase Order.

---

Mengapa Purchase Request Penting?

Purchase Request membantu perusahaan mengontrol proses pembelian sejak tahap awal.

Beberapa manfaat utama purchase request adalah:

1. Mengontrol Pengeluaran

Setiap permintaan pembelian dapat diperiksa sebelum perusahaan mengeluarkan dana.

Hal ini membantu perusahaan memastikan bahwa pembelian memang diperlukan dan sesuai dengan anggaran.

2. Memperjelas Kebutuhan

PR membantu menjelaskan:

• Apa yang dibutuhkan
• Berapa jumlahnya
• Siapa yang membutuhkan
• Untuk keperluan apa
• Kapan dibutuhkan
• Berapa estimasi biayanya

3. Mempermudah Approval

Dengan purchase request yang terstruktur, approver dapat memahami permintaan pembelian tanpa harus mencari informasi dari berbagai email atau dokumen.

4. Meningkatkan Transparansi Procurement

Setiap permintaan pembelian dapat memiliki catatan dan status yang jelas, misalnya:

Draft → Submitted → Under Review → Approved → Rejected → Processed

5. Mengurangi Risiko Pembelian Tidak Terotorisasi

Perusahaan dapat menetapkan aturan bahwa pembelian tertentu harus mendapatkan approval terlebih dahulu.

6. Mempermudah Audit

Riwayat purchase request dapat menjadi bagian dari dokumentasi procurement perusahaan.

---

Cara Membuat Purchase Request yang Benar

Berikut langkah-langkah membuat purchase request yang baik dan profesional.

1. Tentukan Kebutuhan Pembelian

Langkah pertama adalah menentukan dengan jelas barang atau jasa yang dibutuhkan.

Hindari deskripsi yang terlalu umum.

Contoh kurang jelas:

Laptop 5 unit

Contoh lebih baik:

Laptop bisnis 14 inch, RAM minimal 16 GB, SSD minimal 512 GB, processor setara Intel Core i5 atau lebih tinggi, sebanyak 5 unit.

Semakin jelas spesifikasi yang diberikan, semakin mudah bagian procurement mencari produk yang sesuai.

---

2. Tentukan Jumlah Barang atau Jasa

Cantumkan jumlah kebutuhan secara spesifik.

Contoh:

ItemQuantityUnitLaptop Business5UnitMonitor 24 Inch5UnitKeyboard5Unit

Jumlah yang jelas membantu procurement membuat perhitungan kebutuhan dan estimasi biaya.

---

3. Jelaskan Alasan Pembelian

Purchase Request sebaiknya memiliki purchase justification atau alasan mengapa pembelian diperlukan.

Contoh:

Pembelian 5 unit laptop diperlukan untuk mendukung kebutuhan perangkat kerja bagi karyawan baru pada departemen Finance.

Informasi ini membantu approver memahami tujuan pembelian.

---

4. Tentukan Departemen atau Project

Cantumkan departemen yang mengajukan permintaan.

Contohnya:

• IT
• Finance
• Marketing
• Human Resources
• Operations
• Sales
• Project Management

Jika pembelian berkaitan dengan proyek, cantumkan juga nama atau kode proyek.

---

5. Tentukan Estimasi Anggaran

Jika memungkinkan, masukkan estimasi harga atau budget.

Contoh:

ItemQtyEstimasi HargaTotalLaptop5Rp10.000.000Rp50.000.000Monitor5Rp2.000.000Rp10.000.000Total

Rp60.000.000

Estimasi ini membantu approver mengevaluasi dampak pembelian terhadap anggaran.

---

6. Tentukan Tanggal Kebutuhan

Cantumkan kapan barang atau jasa dibutuhkan.

Contohnya:

Required Date: 30 September 2026

Tanggal kebutuhan penting karena procurement membutuhkan waktu untuk:

1. Memproses PR
2. Mendapatkan approval
3. Mencari vendor
4. Membandingkan penawaran
5. Membuat PO
6. Menunggu proses pengiriman

---

7. Tambahkan Vendor atau Supplier Jika Diperlukan

Dalam beberapa perusahaan, requester mungkin sudah memiliki rekomendasi vendor.

Informasi vendor dapat dicantumkan jika relevan, tetapi keputusan supplier tetap mengikuti kebijakan procurement perusahaan.

---

8. Tambahkan Dokumen Pendukung

Jika diperlukan, Purchase Request dapat dilengkapi dengan attachment seperti:

• Quotation
• Product specification
• Proposal
• Project document
• Budget document
• Technical specification
• Supporting document

Dokumen pendukung membantu approver melakukan evaluasi dengan lebih cepat.

---

Format Purchase Request yang Benar

Tidak ada satu format Purchase Request yang wajib digunakan oleh semua perusahaan. Format dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan kebijakan procurement.

Namun, secara umum PR dapat memiliki struktur berikut:

Informasi Purchase Request

PR Number: PR-2026-0001
Request Date: 3 September 2026
Requester: Nama Karyawan
Department: IT
Project: Internal IT Infrastructure
Required Date: 30 September 2026
Priority: Normal

Detail Permintaan

NoItemSpecificationQtyUnitEstimated Price1LaptopRAM 16 GB, SSD 512 GB5UnitRp10.000.0002Monitor24 Inch Full HD5UnitRp2.000.000

Estimated Total: Rp60.000.000

Purpose:
Pengadaan perangkat kerja untuk karyawan baru.

Attachment:
Product specification / quotation / supporting document.

Approval:
Department Manager → Finance → Procurement Manager

---

Contoh Purchase Request

Berikut contoh sederhana purchase request untuk kebutuhan perusahaan.

Purchase Request: Pengadaan Laptop

Request Number: PR-2026-0025
Request Date: 3 September 2026
Requester: IT Department
Department: Information Technology
Required Date: 30 September 2026

Purchase Details

ItemSpecificationQtyEstimated Unit PriceTotalBusiness Laptop14", RAM 16 GB, SSD 512 GB5Rp10.000.000Rp50.000.000

Purpose:
Pengadaan laptop untuk mendukung kebutuhan kerja lima karyawan baru.

Estimated Budget: Rp50.000.000

Priority: Normal

Approval Required:
IT Manager → Finance Manager → Procurement

Setelah mendapatkan approval, permintaan tersebut dapat dilanjutkan ke tahap procurement dan pembuatan Purchase Order apabila sesuai dengan prosedur perusahaan.

---

Alur Purchase Request yang Ideal

Proses purchase request umumnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Requester
↓
Create Purchase Request
↓
Submit PR
↓
Manager Review
↓
Finance / Budget Review
↓
Procurement Review
↓
Approved
↓
Supplier Selection / Quotation
↓
Purchase Order
↓
Goods / Services Received
↓
Invoice & Payment

Tidak semua perusahaan menggunakan alur yang sama. Approval dapat disesuaikan berdasarkan nilai transaksi, departemen, jenis barang, atau kebijakan perusahaan.

---

Purchase Request vs Purchase Order

Purchase Request dan Purchase Order sering dianggap sama, padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Purchase RequestPurchase OrderPermintaan pembelian internalPesanan pembelian resmiDibuat oleh requester/departemenBiasanya dibuat oleh purchasing/procurementDitujukan untuk proses internalDitujukan kepada supplier/vendorMembutuhkan approval internalMenjadi dokumen pemesananDibuat sebelum POBiasanya dibuat setelah PR disetujui

Untuk memahami perbedaannya secara lebih lengkap, perusahaan dapat membaca artikel Purchase Request vs Purchase Order: Apa Perbedaannya?

---

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Purchase Request

Purchase Request yang tidak lengkap dapat memperlambat proses approval.

Beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari:

1. Deskripsi Barang Tidak Jelas

Hanya menulis "laptop" atau "software" tanpa spesifikasi dapat menyebabkan procurement kesulitan menentukan produk yang sesuai.

2. Tidak Menjelaskan Tujuan Pembelian

Approver perlu mengetahui mengapa pembelian tersebut diperlukan.

3. Tidak Mencantumkan Quantity

Jumlah barang harus ditulis dengan jelas.

4. Tidak Menentukan Required Date

Tanpa tanggal kebutuhan, procurement sulit menentukan prioritas.

5. Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung

Jika terdapat quotation atau spesifikasi teknis, dokumen tersebut sebaiknya dilampirkan.

6. Mengabaikan Approval Workflow

Purchase Request sebaiknya mengikuti approval matrix perusahaan.

7. Membuat PR Setelah Pembelian Dilakukan

Idealnya PR dibuat sebelum pembelian dilakukan agar perusahaan dapat melakukan kontrol terhadap proses procurement.

---

Cara Membuat Purchase Request Menggunakan SaaS

Penggunaan aplikasi SaaS dapat membantu perusahaan mengelola purchase request secara lebih terstruktur.

Daripada menggunakan dokumen spreadsheet dan email secara terpisah, perusahaan dapat membangun workflow digital seperti:

Create PR → Submit → Review → Approval → Procurement → PO

Beberapa informasi yang dapat dikelola dalam sistem antara lain:

• PR Number
• Request Date
• Requester
• Department
• Project
• Item
• Description
• Quantity
• Unit
• Estimated Price
• Budget
• Required Date
• Priority
• Attachment
• Approval Status
• Approval History

Dengan workflow digital, perusahaan juga dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap status setiap permintaan pembelian.

---

Purchase Request Approval Workflow

Approval merupakan bagian penting dalam proses Purchase Request.

Contoh workflow sederhana:

Employee
→ Membuat PR

Department Manager
→ Memeriksa kebutuhan

Finance
→ Memeriksa budget

Procurement
→ Memproses kebutuhan pengadaan

Management
→ Approval berdasarkan nilai transaksi

Perusahaan dapat membuat approval berdasarkan threshold.

Contohnya:

Nilai PRApproval< Rp5 jutaDepartment ManagerRp5–50 jutaDepartment Manager + Finance> Rp50 jutaDepartment Manager + Finance + Management

Angka tersebut hanya contoh. Approval matrix harus disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

---

Tips Membuat Purchase Request yang Profesional

Agar proses approval lebih cepat dan efisien, gunakan beberapa prinsip berikut:

Gunakan Deskripsi yang Spesifik

Jelaskan spesifikasi barang atau jasa dengan jelas.

Gunakan Data yang Akurat

Pastikan quantity, estimasi harga, dan budget sudah diperiksa.

Sertakan Alasan Pembelian

Jelaskan manfaat atau kebutuhan bisnis.

Tentukan Deadline

Cantumkan kapan kebutuhan tersebut harus tersedia.

Gunakan Attachment

Tambahkan quotation, proposal, atau dokumen teknis jika diperlukan.

Gunakan Approval Workflow

Pastikan setiap PR melewati pihak yang berwenang.

Simpan Riwayat

Catat siapa yang membuat, memeriksa, menyetujui, atau menolak PR.

---

Internal Link yang Direkomendasikan untuk Farinotech.id

Untuk memperkuat internal linking dan topical authority, artikel ini sebaiknya dihubungkan dengan artikel terkait procurement dan dokumen bisnis.

Anchor TextArtikel TujuanSuggested SlugPurchase Request vs Purchase OrderPurchase Request vs Purchase Order: Apa Perbedaannya?/blog/purchase-request-vs-purchase-orderPurchase Request Approval WorkflowPurchase Request Approval Workflow: Panduan Lengkap/blog/purchase-request-approval-workflowProcurement Management SystemApa Itu Procurement Management System?/blog/procurement-management-systemCara Membuat Quotation ProfesionalCara Membuat Quotation Profesional untuk Customer/blog/cara-membuat-quotation-profesionalPurchase OrderPanduan Purchase Order/blog/purchase-orderProforma InvoiceProforma Invoice: Pengertian, Fungsi, dan Kapan Digunakan/blog/proforma-invoiceDelivery NoteDelivery Note: Fungsi dan Cara Membuat Surat Jalan/blog/delivery-note-surat-jalan

Catatan: slug di atas adalah rekomendasi struktur URL, bukan URL aktual, sehingga sebaiknya disesuaikan dengan struktur URL yang sudah digunakan di Farinotech.id.

---

FAQ: Cara Membuat Purchase Request

Apa itu Purchase Request?

Purchase Request adalah permintaan pembelian internal yang dibuat oleh karyawan atau departemen untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa kepada pihak yang berwenang.

Apa saja isi Purchase Request?

Umumnya PR berisi nomor PR, tanggal, requester, departemen, item, spesifikasi, quantity, estimasi harga, tujuan pembelian, required date, attachment, dan approval.

Siapa yang membuat Purchase Request?

Biasanya Purchase Request dibuat oleh karyawan atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa.

Apakah Purchase Request sama dengan Purchase Order?

Tidak. Purchase Request merupakan permintaan pembelian internal, sedangkan Purchase Order merupakan dokumen pemesanan yang biasanya dikirim kepada supplier.

Mengapa Purchase Request harus mendapatkan approval?

Approval membantu perusahaan mengontrol kebutuhan, budget, dan otorisasi sebelum proses pembelian dilanjutkan.

Apakah Purchase Request bisa dibuat menggunakan aplikasi SaaS?

Ya. Aplikasi SaaS dapat digunakan untuk mendigitalisasi proses pembuatan, pengajuan, approval, tracking, dan dokumentasi purchase request sesuai workflow perusahaan.

---

Kesimpulan

Cara membuat Purchase Request yang benar dimulai dari menjelaskan kebutuhan secara jelas, menentukan quantity, spesifikasi, budget, tujuan pembelian, required date, serta melengkapi dokumen pendukung.

Purchase Request yang terstruktur membantu perusahaan meningkatkan kontrol procurement, mempercepat proses approval, mengurangi kesalahan, dan menciptakan dokumentasi pembelian yang lebih rapi.

Dengan menggunakan SaaS untuk procurement dan business workflow, perusahaan dapat mengubah proses purchase request dari sistem manual menjadi workflow digital yang lebih terorganisir.

Farinotech SaaS dapat menjadi bagian dari strategi digitalisasi proses bisnis perusahaan, khususnya untuk membantu membangun workflow pengelolaan dokumen dan proses operasional yang sesuai kebutuhan bisnis.