Dalam proses procurement perusahaan, pembelian barang atau jasa sebaiknya tidak dilakukan tanpa proses persetujuan yang jelas.

Salah satu dokumen penting dalam proses tersebut adalah Purchase Request (PR).

Purchase Request digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan review dan approval.

Agar proses pembelian berjalan terkontrol, perusahaan membutuhkan Purchase Request Approval Workflow, yaitu alur yang mengatur bagaimana Purchase Request dibuat, diperiksa, disetujui, ditolak, atau dikembalikan untuk diperbaiki sebelum dilanjutkan ke tahap procurement berikutnya.

Dengan workflow yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi pembelian yang tidak terkontrol, meningkatkan visibility, memperjelas tanggung jawab, dan mempercepat proses approval.

Dengan menggunakan sistem procurement berbasis SaaS seperti Farinotech.id, proses Purchase Request dapat dikelola secara digital sehingga approval tidak harus bergantung pada dokumen kertas, spreadsheet, atau komunikasi manual.

---

Apa Itu Purchase Request Approval Workflow?

Purchase Request Approval Workflow adalah alur proses persetujuan Purchase Request sebelum kebutuhan pembelian dilanjutkan ke proses procurement berikutnya.

Secara sederhana, alurnya dapat digambarkan sebagai:

Request → Review → Approval → Procurement → Purchase Order

Namun, pada perusahaan yang memiliki struktur organisasi lebih kompleks, workflow dapat melibatkan beberapa level approval.

Contohnya:

Employee → Department Manager → Finance → Procurement Manager → Management

Setiap perusahaan dapat memiliki aturan approval yang berbeda berdasarkan:

• Nilai pembelian
• Departemen
• Jenis barang
• Budget
• Project
• Cost center
• Supplier
• Urgency
• Kewenangan approver

---

Apa Itu Purchase Request?

Sebelum memahami approval workflow, penting memahami pengertian Purchase Request.

Purchase Request adalah dokumen internal yang digunakan oleh karyawan atau departemen untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa kepada perusahaan.

Contoh kebutuhan:

• Laptop
• Software
• Office supplies
• Spare parts
• Raw materials
• Construction materials
• Professional services
• Maintenance services
• Equipment

Purchase Request belum tentu berarti barang sudah dibeli.

PR merupakan permintaan internal untuk melakukan pembelian.

Setelah PR mendapatkan persetujuan, departemen procurement dapat melanjutkan proses seperti:

Purchase Request → Supplier Selection → Quotation → Purchase Order

Untuk memahami perbedaannya, perusahaan juga perlu membedakan antara Purchase Request dan Purchase Order.

---

Purchase Request vs Purchase Order

Purchase RequestPurchase OrderPermintaan pembelian internalDokumen pemesanan kepada supplierDibuat oleh requesterUmumnya dibuat oleh procurementMembutuhkan approval internalDikirim kepada supplierBelum menjadi order ke supplierMenjadi dokumen pemesananDigunakan untuk mengajukan kebutuhanDigunakan untuk membeli barang/jasa

Contoh sederhana:

Seorang karyawan membutuhkan 10 laptop.

Karyawan membuat:

Purchase Request → Approval

Setelah disetujui, procurement mencari supplier dan membuat:

Purchase Order → Supplier

Dengan demikian, Purchase Request dan Purchase Order memiliki fungsi yang berbeda dalam procurement workflow.

Purchase Request vs Purchase Order: What Is the Difference?

---

Mengapa Purchase Request Approval Workflow Penting?

Approval workflow bukan sekadar formalitas administrasi.

Workflow yang baik membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran dan memastikan pembelian sesuai kebutuhan bisnis.

1. Mengontrol Pengeluaran

Setiap pembelian dapat diperiksa sebelum dilakukan.

Management dapat memastikan bahwa pembelian:

• Memang diperlukan
• Sesuai budget
• Sesuai kebijakan perusahaan
• Memiliki alasan yang jelas

---

2. Mencegah Unauthorized Purchasing

Tanpa approval, karyawan dapat melakukan pembelian tanpa koordinasi dengan management.

Approval workflow memberikan batas kewenangan yang jelas.

---

3. Meningkatkan Accountability

Setiap aktivitas memiliki pihak yang bertanggung jawab.

Contohnya:

Requester → Manager → Finance → Procurement

Dengan demikian perusahaan dapat mengetahui siapa yang mengajukan dan siapa yang memberikan persetujuan.

---

4. Mempercepat Proses Approval

Workflow digital memungkinkan approver menerima informasi secara lebih cepat.

Daripada menggunakan:

• Form kertas
• Email manual
• Spreadsheet
• Chat pribadi

approval dapat dilakukan melalui sistem.

---

5. Meningkatkan Transparansi

Requester dapat mengetahui status PR.

Misalnya:

Draft → Submitted → Pending Approval → Approved → Procurement → Completed

Status tersebut membuat proses procurement lebih mudah dipantau.

---

Purchase Request Approval Workflow yang Ideal

Workflow dapat berbeda berdasarkan struktur perusahaan.

Namun, salah satu contoh workflow yang umum adalah:

Step 1 — Create Purchase Request

Requester memasukkan kebutuhan pembelian.

Informasi dapat mencakup:

• Item
• Quantity
• Estimated price
• Required date
• Department
• Project
• Reason
• Attachment

---

Step 2 — Submit Purchase Request

Setelah data lengkap, requester melakukan submit.

Status berubah menjadi:

Submitted

PR kemudian masuk ke approval workflow.

---

Step 3 — Department Approval

Manager departemen memeriksa:

• Apakah barang diperlukan?
• Apakah quantity masuk akal?
• Apakah kebutuhan sesuai aktivitas departemen?
• Apakah budget tersedia?

Manager kemudian dapat:

Approve / Reject / Return

---

Step 4 — Finance Review

Untuk perusahaan yang menerapkan financial control, Finance dapat melakukan pengecekan.

Finance dapat memeriksa:

• Budget
• Cost center
• Project budget
• Estimated cost
• Spending policy

Jika sesuai, Finance melakukan approval.

---

Step 5 — Procurement Review

Setelah approval internal selesai, PR masuk ke Procurement.

Procurement memeriksa:

• Specification
• Quantity
• Supplier
• Estimated price
• Existing contract
• Supplier availability

Procurement kemudian dapat melanjutkan proses sourcing.

---

Step 6 — Supplier Quotation

Procurement dapat meminta quotation dari supplier.

Alurnya dapat menjadi:

Purchase Request → Supplier Quotation → Evaluation → Supplier Selection

---

Step 7 — Create Purchase Order

Setelah supplier dipilih, procurement dapat membuat Purchase Order.

Alur:

Approved PR → Purchase Order → Supplier

---

Step 8 — Delivery

Supplier mengirimkan barang atau jasa.

Dokumen penerimaan dapat dicatat melalui Delivery Note / Goods Receipt sesuai workflow perusahaan.

---

Step 9 — Invoice

Setelah barang atau jasa diterima, supplier mengirimkan invoice.

Invoice kemudian dapat diproses oleh Finance.

---

Step 10 — Payment

Setelah verifikasi selesai, perusahaan melakukan pembayaran sesuai terms yang telah disepakati.

---

Contoh Purchase Request Approval Workflow

Contoh sederhana:

Employee

↓

Create Purchase Request

↓

Submit PR

↓

Department Manager

↓

Finance Approval

↓

Procurement Review

↓

Supplier Quotation

↓

Purchase Order

↓

Delivery

↓

Invoice

↓

Payment

Workflow ini dapat disesuaikan dengan struktur dan kebijakan masing-masing perusahaan.

---

Contoh Approval Berdasarkan Nilai Pembelian

Perusahaan dapat membuat approval berdasarkan nominal.

Contoh:

Nilai Purchase RequestApproval< Rp5 jutaDepartment ManagerRp5–50 jutaDepartment Manager + FinanceRp50–250 jutaManager + Finance + Procurement Manager> Rp250 jutaManagement / Director

Contoh di atas hanya ilustrasi. Perusahaan dapat menentukan threshold sesuai kebijakan internal.

---

Approval Workflow Berdasarkan Departemen

Workflow juga dapat dibedakan berdasarkan departemen.

Contoh:

IT

Requester → IT Manager → Finance → Procurement

Marketing

Requester → Marketing Manager → Finance → Procurement

Engineering

Engineer → Project Manager → Procurement → Finance

Dengan workflow berbasis departemen, approval dapat diarahkan kepada pihak yang tepat.

---

Approval Workflow Berdasarkan Project

Untuk perusahaan yang mengelola banyak proyek, Purchase Request dapat dikaitkan dengan project.

Contoh:

Project A

PR → Project Manager → Finance → Procurement

Project B

PR → Project Manager → Finance → Procurement

Data tersebut membantu perusahaan mengetahui pembelian dilakukan untuk project mana.

---

Approval Workflow Berdasarkan Budget

Budget control merupakan bagian penting dalam procurement.

Contohnya:

Requested Amount: Rp100.000.000

Available Budget: Rp80.000.000

Sistem dapat memberikan informasi bahwa jumlah yang diminta melebihi budget.

Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan:

• Review
• Adjustment
• Reject
• Request additional budget

---

Status Purchase Request yang Umum

Sistem Purchase Request biasanya menggunakan beberapa status.

Draft

PR masih dalam proses pembuatan.

Submitted

PR sudah dikirim untuk approval.

Pending Approval

PR menunggu tindakan approver.

Approved

PR telah mendapatkan approval.

Rejected

PR ditolak.

Returned

PR dikembalikan untuk diperbaiki.

In Procurement

PR sedang diproses oleh Procurement.

Converted to PO

PR telah digunakan untuk membuat Purchase Order.

Completed

Proses pembelian telah selesai.

Status dapat disesuaikan dengan workflow perusahaan.

---

Apa yang Terjadi Jika Purchase Request Ditolak?

Jika approver menolak PR, sebaiknya sistem menyimpan:

• Nama approver
• Tanggal approval
• Status
• Alasan penolakan
• Catatan

Contoh:

Status: Rejected

Reason: Budget department tidak tersedia untuk periode berjalan.

Informasi ini penting untuk audit trail.

---

Apa yang Terjadi Jika Purchase Request Dikembalikan?

Tidak semua PR yang bermasalah harus langsung ditolak.

Approver dapat memilih:

Return for Revision

Contohnya:

Specification laptop belum lengkap. Silakan tambahkan processor, RAM, storage, dan operating system.

Requester kemudian memperbaiki PR dan mengirimkannya kembali.

Workflow ini lebih efisien dibanding membuat PR baru.

---

Approval Delegation

Dalam perusahaan, approver terkadang tidak tersedia.

Contohnya:

• Cuti
• Business trip
• Meeting
• Sakit
• Tidak berada di kantor

Sistem dapat menyediakan approval delegation sesuai kebijakan perusahaan.

Contoh:

Manager A → Delegate → Manager B

Selama periode tertentu, Manager B dapat menangani approval yang didelegasikan.

---

Approval SLA

Perusahaan juga dapat menentukan SLA approval.

Contoh:

Department Manager: maksimal 1 hari kerja

Finance: maksimal 1 hari kerja

Procurement: maksimal 2 hari kerja

Jika approval melewati SLA, sistem dapat memberikan reminder kepada approver.

Hal ini membantu mengurangi bottleneck procurement.

---

Automatic Approval Notification

Sistem digital dapat mengirimkan notifikasi ketika:

• PR baru membutuhkan approval
• PR disetujui
• PR ditolak
• PR dikembalikan
• PR melewati SLA
• PR dikonversi menjadi PO

Notifikasi membuat requester dan approver tidak perlu terus-menerus mengecek spreadsheet.

---

Audit Trail dalam Purchase Request Approval

Audit trail merupakan salah satu fitur penting dalam procurement system.

Informasi yang dapat dicatat:

DateUserActionStatus2 SepUser ACreatedDraft2 SepUser ASubmittedPending Approval2 SepManager AApprovedApproved3 SepFinanceApprovedApproved3 SepProcurementConvertedPO

Dengan audit trail, perusahaan dapat mengetahui sejarah lengkap sebuah Purchase Request.

---

Purchase Request Approval Workflow dengan Farinotech SaaS

Dengan sistem SaaS seperti Farinotech.id, perusahaan dapat mengembangkan proses procurement menjadi lebih terstruktur.

Contoh workflow:

Requester

↓

Purchase Request

↓

Approval Workflow

↓

Department Approval

↓

Finance Approval

↓

Procurement

↓

Quotation

↓

Purchase Order

↓

Delivery

↓

Invoice

↓

Payment

Keuntungan pendekatan terintegrasi adalah data dari satu proses dapat digunakan pada proses berikutnya tanpa harus memasukkan data berulang kali.

---

Manfaat Digital Purchase Request Approval

Mengurangi Paperwork

Seluruh proses dapat dilakukan secara digital.

Mempercepat Approval

Approver dapat melihat PR yang menunggu tindakan.

Mengurangi Human Error

Data yang telah dimasukkan dapat digunakan kembali pada proses procurement berikutnya.

Meningkatkan Visibility

Management dapat mengetahui jumlah PR:

• Pending
• Approved
• Rejected
• In Procurement
• Completed

Mempermudah Audit

History approval dapat disimpan secara terstruktur.

---

Best Practice Purchase Request Approval Workflow

Untuk membuat workflow yang efektif, perusahaan sebaiknya menerapkan beberapa prinsip.

1. Tentukan Approval Matrix

Tentukan siapa yang dapat melakukan approval berdasarkan:

• Nominal
• Department
• Project
• Cost center
• Purchase category

---

2. Hindari Terlalu Banyak Approval

Terlalu banyak approval dapat memperlambat procurement.

Gunakan hanya approval yang benar-benar diperlukan.

---

3. Tetapkan Approval SLA

Tentukan batas waktu setiap level approval.

---

4. Gunakan Approval Notification

Approver harus mendapatkan informasi ketika ada PR baru.

---

5. Simpan Audit Trail

Setiap approval dan perubahan harus tercatat.

---

6. Gunakan Role-Based Access

Tidak semua user harus dapat melakukan approval.

Contohnya:

Requester: Create PR

Manager: Approve PR

Finance: Budget Review

Procurement: Process PR

Director: High-value Approval

---

7. Integrasikan dengan Purchase Order

PR yang telah approved sebaiknya dapat digunakan sebagai dasar pembuatan PO.

Hal ini mengurangi pekerjaan input ulang.

---

Kesalahan Umum dalam Purchase Request Approval

Approval melalui Chat Saja

Approval melalui chat sulit ditelusuri dan kurang ideal untuk audit.

Tidak Ada Approval Matrix

Jika tidak ada aturan yang jelas, approval dapat menjadi subjektif.

Tidak Ada SLA

PR dapat tertahan terlalu lama.

Tidak Ada Reason untuk Rejection

Requester tidak mengetahui alasan PR ditolak.

Data Tidak Terintegrasi

Requester harus memasukkan data yang sama berulang kali.

Tidak Ada Audit Trail

Perusahaan kesulitan mengetahui siapa yang melakukan perubahan atau approval.

---

FAQ Purchase Request Approval Workflow

Apa itu Purchase Request Approval Workflow?

Purchase Request Approval Workflow adalah alur persetujuan Purchase Request sebelum permintaan pembelian dilanjutkan ke proses procurement.

Siapa yang melakukan approval Purchase Request?

Tergantung kebijakan perusahaan. Approver dapat berupa Department Manager, Finance, Procurement Manager, Management, atau Director.

Apakah Purchase Request sama dengan Purchase Order?

Tidak. Purchase Request merupakan permintaan pembelian internal, sedangkan Purchase Order merupakan dokumen pemesanan kepada supplier.

Mengapa Purchase Request membutuhkan approval?

Approval membantu memastikan pembelian sesuai kebutuhan, budget, kebijakan, dan kewenangan perusahaan.

Apa yang terjadi jika Purchase Request ditolak?

PR dapat berstatus rejected dan sebaiknya disertai alasan penolakan agar requester mengetahui tindakan berikutnya.

Apa bedanya Reject dan Return?

Reject berarti permintaan tidak disetujui. Return berarti PR dikembalikan kepada requester untuk diperbaiki atau dilengkapi.

Apakah approval dapat dilakukan berdasarkan nominal?

Ya. Perusahaan dapat membuat approval matrix berdasarkan nilai pembelian.

Apakah Purchase Request dapat dihubungkan dengan Project?

Ya. Purchase Request dapat dikaitkan dengan project, department, cost center, atau budget tertentu sesuai kebutuhan sistem.

Apakah Purchase Request dapat dikonversi menjadi Purchase Order?

Dalam workflow procurement digital, approved Purchase Request dapat digunakan sebagai dasar pembuatan Purchase Order.

Apa manfaat Purchase Request Approval secara digital?

Digital approval membantu mempercepat proses, meningkatkan transparansi, mengurangi pekerjaan manual, dan menyediakan audit trail.

---

Kesimpulan

Purchase Request Approval Workflow merupakan bagian penting dari procurement management karena mengatur bagaimana permintaan pembelian diperiksa dan disetujui sebelum perusahaan melakukan pembelian.

Workflow yang terstruktur dapat membantu perusahaan:

• Mengontrol pengeluaran
• Memastikan pembelian sesuai budget
• Meningkatkan accountability
• Mempercepat approval
• Mengurangi pekerjaan manual
• Meningkatkan transparansi
• Mempermudah audit
• Mengurangi risiko unauthorized purchasing

Workflow ideal dapat menggunakan alur:

Purchase Request → Approval → Procurement → Quotation → Purchase Order → Delivery → Invoice → Payment

Dengan Farinotech SaaS, proses tersebut dapat dikembangkan menjadi workflow procurement digital yang lebih terintegrasi dan mudah dipantau.