Contoh Invoice Proyek dengan Sistem Pembayaran Termin

Invoice proyek dengan sistem pembayaran termin adalah dokumen tagihan untuk sebagian nilai proyek berdasarkan jadwal atau tahap pekerjaan yang disepakati. Setiap invoice menjelaskan termin yang ditagihkan, dasar penagihan, jumlah pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.

Sistem ini dapat digunakan untuk proyek pembuatan website, konsultasi, instalasi jaringan, renovasi, maupun pekerjaan lain yang pembayarannya dibagi menjadi beberapa tahap.

Agar klien mudah memeriksa tagihan, invoice perlu membedakan nilai keseluruhan proyek, nilai termin saat ini, dan pembayaran yang sudah diterima. Ketiganya memiliki fungsi berbeda dan tidak boleh dijumlahkan atau dikurangkan secara sembarangan.

Apa Itu Pembayaran Termin?

Pembayaran termin adalah pembayaran bertahap sesuai kesepakatan antara penyedia pekerjaan dan klien. Dasarnya dapat berupa:

• Uang muka sebelum pekerjaan dimulai.
• Penyelesaian tahap pekerjaan tertentu.
• Progres yang telah diperiksa dan disetujui.
• Jadwal pembayaran yang ditetapkan.
• Penyelesaian dan serah terima pekerjaan.

Sebagai contoh, proyek senilai Rp20.000.000 dibayar dalam tiga termin: 30% uang muka, 40% setelah tahap tertentu disetujui, dan 30% setelah serah terima.

Persentase termin tidak selalu sama dengan persentase progres fisik pekerjaan. Termin 40% dapat menjadi porsi pembayaran untuk suatu tahap, bukan pernyataan bahwa pekerjaan baru mencapai progres 40%.

Contoh Pembagian Pembayaran Termin Proyek

Berikut ilustrasi fiktif proyek pembuatan website perusahaan senilai Rp20.000.000. Angka disederhanakan tanpa pajak, retensi, atau penyesuaian lain.

TerminDasar penagihan sesuai kesepakatanPersentaseNilaiTermin 1Uang muka sebelum pekerjaan dimulai30%Rp6.000.000Termin 2Versi uji website selesai dan disetujui klien40%Rp8.000.000Termin 3Pekerjaan selesai dan serah terima disetujui30%Rp6.000.000Total100%Rp20.000.000

Tuliskan syarat penagihan dengan jelas sejak penawaran atau kontrak. Frasa seperti “dibayar saat progres” masih dapat menimbulkan pertanyaan jika tidak dijelaskan progres apa yang dimaksud dan siapa yang menyetujuinya.

Untuk contoh di atas, termin kedua dapat ditagihkan setelah klien menyetujui versi uji sesuai ruang lingkup yang disepakati.

Format Invoice Proyek Pembayaran Termin

BagianInformasi yang dicantumkanIdentitas penerbitNama penyedia pekerjaan, alamat, dan kontakIdentitas klienNama pelanggan atau perusahaan dan alamat penagihanIdentitas invoiceNomor unik, tanggal penerbitan, dan jatuh tempoReferensi proyekNama proyek, nomor kontrak, PO, atau penawaranNilai proyekNilai yang menjadi dasar perhitungan terminTermin ditagihkanNomor termin, persentase, dan deskripsi tahapNilai tagihanJumlah yang diminta pada invoice iniDokumen pendukungPersetujuan tahap, laporan progres, atau berita acara sesuai kebutuhanPembayaranRekening, nama penerima, serta referensi pembayaran

Cantumkan nomor termin pada deskripsi agar invoice mudah dibedakan dari tagihan sebelumnya.

Contoh:

Termin 2 sebesar 40% atas proyek website perusahaan sesuai kontrak KTR-2026-0021, setelah persetujuan versi uji.

Contoh Invoice Proyek Termin Kedua

Contoh berikut menggunakan skema invoice terpisah untuk setiap termin. Diasumsikan termin pertama sebesar Rp6.000.000 sudah dibayar dan tahap kedua telah disetujui.

INVOICE PROYEK — TERMIN 2

Diterbitkan oleh:
PT Penyedia Contoh
[Alamat perusahaan]
[Email dan nomor telepon]

InformasiContoh isiNomor invoiceINV-PRJ-2026-0021-T02Tanggal invoice14 September 2026Jatuh tempo28 September 2026Ditagihkan kepadaPT Klien ContohAlamat penagihan[Alamat klien]Nama proyekPengembangan Website PerusahaanReferensi kontrakKTR-2026-0021Nilai proyekRp20.000.000Dokumen pendukungPersetujuan versi uji tanggal 12 September 2026Deskripsi tagihanKuantitasHargaJumlahTermin 2: 40% dari nilai proyek, setelah versi uji disetujui1 terminRp8.000.000Rp8.000.000Total invoice termin iniRp8.000.000Pembayaran diterima untuk invoice iniRp0Jumlah yang harus dibayarRp8.000.000

Informasi pembayaran:
Bank: [Nama bank]
Nomor rekening: [Nomor rekening]
Atas nama: [Nama penerima]

Catatan:
Cantumkan INV-PRJ-2026-0021-T02 pada keterangan pembayaran. Termin pertama telah dibayar melalui invoice terpisah. Invoice ini hanya menagih termin kedua.

Ganti seluruh identitas dan bagian dalam tanda kurung siku sebelum menggunakan contoh tersebut.

Cara Menghitung Tagihan Termin tanpa Mengurangi DP Dua Kali

Dalam contoh ini:

Nilai termin kedua = 40% × Rp20.000.000 = Rp8.000.000.

DP Rp6.000.000 merupakan pembayaran untuk termin pertama. Karena invoice kedua hanya menagih porsi 40%, DP tersebut tidak dikurangkan lagi dari Rp8.000.000.

Jika DP dikurangkan kembali, tagihan termin kedua menjadi Rp2.000.000 dan tidak sesuai jadwal pembayaran.

Bedakan dua bentuk pencatatan berikut:

Bentuk tagihanPerhitungan contohInvoice terpisah per terminTermin 2 ditagihkan sebesar Rp8.000.000Tagihan kumulatif sampai tahap keduaNilai kumulatif 70% × Rp20.000.000 = Rp14.000.000; dikurangi pembayaran sebelumnya Rp6.000.000; tersisa Rp8.000.000

Kedua penyajian dapat menghasilkan jumlah yang sama, tetapi dasar perhitungannya berbeda. Gunakan satu pendekatan yang konsisten sesuai kesepakatan.

DP yang diperhitungkan sebagai pengurang setiap tagihan progres memerlukan perhitungan sesuai kontrak. Jangan langsung menerapkan contoh 30%–40%–30% apabila proyek menggunakan mekanisme tersebut.

Bedakan Sisa Invoice dan Sisa Nilai Proyek

Setelah termin pertama dibayar, kondisi proyek pada saat invoice kedua diterbitkan adalah:

KeteranganNilaiTotal nilai proyekRp20.000.000Pembayaran diterima dari termin pertamaRp6.000.000Tagihan termin kedua yang belum dibayarRp8.000.000Termin ketiga yang belum ditagihkanRp6.000.000Total nilai proyek yang belum dibayarRp14.000.000

Rp14.000.000 merupakan nilai proyek yang belum dibayar, tetapi bukan seluruhnya tagihan yang sedang jatuh tempo. Sebesar Rp6.000.000 masih menunggu syarat penagihan termin ketiga.

Pemisahan ini membantu menghindari pengingat pembayaran atas pekerjaan yang belum waktunya ditagihkan.

Dokumen Pendukung untuk Penagihan Termin

Kebutuhan dokumen mengikuti kesepakatan dan prosedur klien. Beberapa dokumen yang dapat membantu pemeriksaan meliputi:

• Kontrak, PO, atau penawaran yang disetujui.
• Laporan progres untuk tahap yang ditagihkan.
• Persetujuan hasil pekerjaan.
• Berita acara pemeriksaan atau serah terima.
• Rincian pekerjaan tambahan yang telah disetujui.

Tidak setiap proyek memerlukan seluruh dokumen tersebut. Tanyakan persyaratan bagian finance sebelum mengirim invoice agar tagihan tidak tertunda karena lampiran kurang lengkap.

Cara Membuat Invoice Termin di FariDocs

Invoice generator FariDocs menyediakan isian referensi transaksi, rincian tagihan, pembayaran diterima, pratinjau, dan unduhan PDF.

Untuk contoh invoice terpisah per termin:

1. Isi identitas penyedia dan klien. Gunakan nama sesuai kontrak atau pesanan.
2. Buat nomor invoice unik. Contohnya INV-PRJ-2026-0021-T02.
3. Cantumkan referensi proyek. Tambahkan nomor kontrak dan nama proyek.
4. Masukkan termin yang ditagihkan. Gunakan satu baris senilai Rp8.000.000 untuk termin kedua.
5. Jelaskan dasar perhitungan. Tuliskan bahwa nilainya 40% dari Rp20.000.000.
6. Periksa pembayaran terkait. Jangan masukkan pembayaran termin pertama sebagai pembayaran invoice kedua.
7. Tinjau dan unduh PDF. Kirim bersama dokumen pendukung yang diperlukan.

Nilai keseluruhan proyek dapat dijelaskan pada catatan. Jangan menambahkannya sebagai baris biaya apabila invoice hanya menagih satu termin.

Contoh Email Pengiriman Invoice Termin

Subjek: Invoice Termin 2 — Proyek Website — INV-PRJ-2026-0021-T02

Yth. Bapak/Ibu [Nama Klien],

Terlampir invoice termin kedua untuk proyek pengembangan website sesuai kontrak KTR-2026-0021.

Tagihan sebesar Rp8.000.000 merupakan 40% dari nilai proyek, berdasarkan persetujuan versi uji tanggal 12 September 2026. Jatuh tempo pembayaran adalah 28 September 2026.

Kami turut melampirkan dokumen persetujuan tahap sebagai pendukung pemeriksaan. Mohon konfirmasi penerimaan invoice dan kelengkapan dokumennya.

Terima kasih atas kerja samanya.

Salam,
[Nama dan perusahaan]

FAQ tentang Invoice Proyek Pembayaran Termin

Apakah setiap termin perlu nomor invoice berbeda?

Untuk skema invoice terpisah per termin, gunakan nomor berbeda dengan referensi proyek yang sama. Hal ini memudahkan pencocokan pembayaran.

Apakah invoice termin bisa diterbitkan sebelum pekerjaan selesai?

Bisa jika kesepakatan mengatur pembayaran di muka atau pembayaran pada tahap tertentu. Pastikan syarat penagihan tahap tersebut telah terpenuhi.

Bagaimana jika klien membayar sebagian termin?

Catat pembayaran pada invoice yang tepat. Misalnya, invoice termin kedua Rp8.000.000 dibayar Rp5.000.000, maka sisa invoice tersebut adalah Rp3.000.000.

Bagaimana jika ada pekerjaan tambahan?

Konfirmasikan ruang lingkup, biaya, dan pengaruhnya terhadap jadwal pembayaran terlebih dahulu. Cantumkan referensi persetujuan perubahan saat menagihnya.

Bagaimana jika proyek menggunakan retensi?

Pisahkan nilai tagihan, retensi yang ditahan, dan jumlah yang perlu dibayar sesuai kontrak. Jelaskan kapan retensi dapat ditagihkan atau dilepaskan. Contoh angka dalam artikel ini tidak menggunakan retensi.

Apakah invoice terakhir berarti proyek sudah lunas?

Tidak. Invoice terakhir merupakan tagihan. Proyek dinyatakan lunas setelah seluruh pembayaran yang diwajibkan telah diterima dan dicocokkan, termasuk retensi apabila berlaku.

Buat invoice termin melalui FariDocs. Cantumkan tahap pekerjaan, dasar perhitungan, dan jumlah yang harus dibayar agar klien mudah memeriksa setiap tagihan proyek.