Contoh Invoice Penjualan Barang untuk Toko dan Distributor

Contoh invoice penjualan barang yang jelas memuat identitas penjual dan pembeli, nomor invoice, tanggal, rincian produk, jumlah, satuan, harga, total tagihan, serta informasi pembayaran. Untuk distributor, tambahkan referensi pesanan, isi kemasan, dan alamat pengiriman agar pelanggan dapat mencocokkan tagihan dengan barang yang dipesan.

Detail kecil seperti “harga per dus” atau “harga per pcs” dapat mengubah nilai tagihan secara signifikan. Invoice yang menyebutkan satuan dengan jelas membantu toko, gudang, dan bagian keuangan memeriksa transaksi tanpa perlu menanyakan ulang cara perhitungannya.

Artikel ini menyediakan contoh invoice toko dan distributor, rumus perhitungan, serta panduan membuat invoice PDF melalui FariDocs.

Apa Itu Invoice Penjualan Barang?

Invoice penjualan barang adalah dokumen yang diterbitkan penjual untuk merinci tagihan atas produk yang dijual kepada pelanggan. Isinya menjelaskan barang yang ditagihkan, kuantitas, harga, dan ketentuan pembayaran sesuai transaksi.

Invoice dapat digunakan dalam penjualan langsung maupun penjualan dengan pembayaran bertempo. Waktu penerbitannya mengikuti kesepakatan, misalnya sebelum pengiriman untuk pembayaran di muka atau setelah pengiriman untuk transaksi yang ditagihkan berdasarkan barang terkirim.

Invoice tidak otomatis membuktikan bahwa barang sudah diterima atau pembayaran sudah masuk. Gunakan referensi pengiriman dan catatan pembayaran untuk memperjelas kedua hal tersebut.

Format Invoice Penjualan Barang

BagianInformasi yang disiapkanIdentitas penjualNama toko atau perusahaan, alamat, dan kontakIdentitas pelangganNama pembeli atau perusahaan dan alamat penagihanIdentitas invoiceNomor invoice unik dan tanggal penerbitanReferensi transaksiNomor PO atau pesanan, serta referensi surat jalan jika relevanRincian barangKode produk bila ada, nama, spesifikasi atau varian, kuantitas, satuan, hargaRingkasan biayaSubtotal, diskon, ongkir, dan penyesuaian yang berlakuPembayaranTotal, jumlah sudah dibayar, sisa tagihan, jatuh tempo, dan rekeningPengirimanNama penerima dan alamat tujuan jika berbeda dari alamat penagihanCatatanKetentuan yang disepakati serta kontak untuk pertanyaan tagihan

Gunakan nama produk yang cukup spesifik. “Kertas A4 80 gsm, 500 lembar per rim” lebih mudah diperiksa daripada “kertas”, terutama jika pelanggan membeli beberapa ukuran atau merek.

Contoh Invoice Penjualan Barang untuk Toko

Berikut contoh fiktif invoice toko alat tulis kepada pelanggan perusahaan. Seluruh harga dalam artikel merupakan ilustrasi, bukan patokan harga pasar. Perhitungan contoh tidak memasukkan pajak.

INVOICE PENJUALAN

InformasiContoh isiPenjualToko ATK ContohAlamat dan kontak penjual[Alamat toko], [email atau telepon]Ditagihkan kepadaPT Pelanggan ContohAlamat penagihan[Alamat perusahaan pelanggan]Dikirim kepada[Nama penerima dan alamat pengiriman]Nomor invoiceINV-TOKO-2026-0102Tanggal invoice12 September 2026Jatuh tempo19 September 2026Referensi pesananPO-ATK-0092ProdukKuantitasSatuanHarga per satuanJumlahKertas A4 80 gsm, 500 lembar per rim10RimRp60.000Rp600.000Pulpen hitam, 12 pcs per kotak5KotakRp36.000Rp180.000Map dokumen A420PcsRp5.000Rp100.000Subtotal barangRp880.000Diskon transaksi−Rp30.000Ongkir sesuai kesepakatanRp25.000Total invoiceRp875.000Pembayaran diterimaRp0Sisa tagihanRp875.000

Pembayaran: [Nama bank], [nomor rekening], atas nama [pemilik rekening]. Cantumkan INV-TOKO-2026-0102 pada keterangan transfer.

Catatan: Rincian dan harga mengacu pada pesanan PO-ATK-0092. Hubungi [kontak penagihan] apabila ada perbedaan data.

Ganti seluruh bagian dalam tanda kurung siku sebelum menggunakan contoh ini. Periksa pula nomor dokumen, alamat, kuantitas, dan harga terhadap transaksi sebenarnya.

Contoh Invoice Distributor dengan Harga Grosir

Pada transaksi distributor, pelanggan dapat membeli barang dalam dus atau karton. Jelaskan isi kemasan dan dasar harga agar jumlah unit tidak dikalikan dua kali.

INVOICE DISTRIBUTOR

InformasiContoh isiPenjualDistributor Perlengkapan ContohAlamat dan kontak penjual[Alamat distributor], [email atau telepon]Ditagihkan kepadaToko Mitra ContohAlamat penagihan[Alamat toko pelanggan]Dikirim kepada[Gudang tujuan dan nama penerima]Nomor invoiceINV-DST-2026-0215Tanggal invoice12 September 2026Termin pembayaran14 hari kalender sejak tanggal invoiceJatuh tempo26 September 2026Referensi POPO-MITRA-0088Referensi surat jalanSJ-2026-0312Produk dan isi kemasanKuantitasSatuanHarga per satuanJumlahBotol minum model A, 24 pcs per karton10KartonRp480.000Rp4.800.000Kotak makan model B, 12 pcs per karton5KartonRp360.000Rp1.800.000Subtotal barangRp6.600.000Diskon grosir 5% dari subtotal barang−Rp330.000Ongkir sesuai kesepakatanRp150.000Total invoiceRp6.420.000DP telah diterima−Rp2.000.000Sisa tagihanRp4.420.000

Pembayaran: [Nama bank], [nomor rekening], atas nama [pemilik rekening]. Gunakan referensi INV-DST-2026-0215.

Catatan: Harga berlaku per karton. Diskon dihitung atas subtotal barang sebelum ongkir. DP Rp2.000.000 telah diterima dan diverifikasi pada 10 September 2026.

Contoh tersebut menagih 10 karton botol dan 5 karton kotak makan. Isi kemasan menunjukkan jumlah fisik barang: 240 botol dan 60 kotak makan. Karena harga sudah per karton, isi kemasan tidak dikalikan kembali ke harga karton.

Cara Menghitung Total Invoice Barang

Untuk contoh tanpa pajak di atas, gunakan urutan berikut:

1. Jumlah per baris = kuantitas × harga sesuai satuan.

2. Subtotal = penjumlahan seluruh baris barang.

3. Total invoice = subtotal − diskon + ongkir yang disepakati.

4. Sisa tagihan = total invoice − pembayaran yang telah diterima.

Pada contoh distributor, subtotal Rp6.600.000 dikurangi diskon Rp330.000 dan ditambah ongkir Rp150.000 menghasilkan total Rp6.420.000. Setelah dikurangi DP Rp2.000.000, sisa pembayaran adalah Rp4.420.000.

Sebutkan dasar diskon persentase: apakah untuk seluruh barang, produk tertentu, atau bagian biaya tertentu. Hindari menerapkan diskon tambahan tanpa sengaja ketika harga satuan sudah merupakan harga setelah diskon.

DP juga perlu dipisahkan dari diskon. Diskon mengurangi harga transaksi, sedangkan DP merupakan pembayaran atas transaksi tersebut.

Perbedaan Kebutuhan Invoice Toko dan Distributor

KebutuhanTokoDistributorSatuan penjualanDapat berupa pcs, paket, atau kemasan kecilSering melibatkan dus, karton, atau satuan grosirPenjelasan produkNama, ukuran, varian, dan jumlahKode produk, isi kemasan, serta satuan harga lebih penting diperjelasHargaMengikuti transaksi pelangganDapat mengikuti daftar harga grosir atau kesepakatan pelangganPengirimanPengambilan di toko atau pengiriman ke pelangganDapat melibatkan gudang tujuan dan beberapa pengirimanReferensiNomor pesanan membantu pencarianPO dan surat jalan membantu pencocokan penagihan

Ini merupakan pola kebutuhan, bukan pembatasan. Toko dapat melayani pesanan besar dan distributor dapat menjual eceran. Sesuaikan rincian invoice dengan transaksi sebenarnya.

Bagaimana Jika Barang Dikirim Bertahap?

Periksa dasar penagihan yang disepakati sebelum membuat invoice. Jika pelanggan memesan 100 unit dan baru menerima pengiriman 60 unit, jumlah pada invoice bergantung pada kesepakatan: penagihan berdasarkan pengiriman atau penagihan di muka atas pesanan.

Untuk penagihan berdasarkan barang terkirim, contoh 60 unit dengan harga Rp100.000 per unit menghasilkan tagihan Rp6.000.000, sebelum penyesuaian lain. Cantumkan referensi surat jalan untuk 60 unit tersebut dan catat 40 unit yang belum ditagihkan.

Jika kesepakatannya pembayaran di muka untuk seluruh pesanan, jelaskan dasar itu pada invoice. Jangan menggambarkan 100 unit sudah dikirim apabila baru 60 unit yang dikirim.

Hubungan Invoice dengan PO, Surat Jalan, dan Kwitansi

PO mencatat pesanan pembeli. Surat jalan menjelaskan barang dalam pengiriman tertentu. Invoice merinci tagihan sesuai transaksi. Kwitansi atau payment receipt mengakui pembayaran yang diterima.

Gunakan nomor referensi yang konsisten agar pelanggan bisa mencocokkan dokumen. Misalnya, invoice INV-DST-2026-0215 merujuk PO-MITRA-0088 dan surat jalan SJ-2026-0312. Penerimaan pembayaran kemudian merujuk nomor invoice tersebut.

Dokumen pengiriman dan pembayaran tidak perlu dianggap sebagai penjualan baru. Semuanya dapat menjadi catatan yang berkaitan dengan transaksi yang sama.

Cara Membuat Invoice Penjualan Barang di FariDocs

Generator invoice FariDocs menyediakan isian barang, kuantitas, harga, diskon, ongkir, pembayaran diterima, pratinjau, dan unduhan PDF. Gunakan data pesanan serta catatan pembayaran sebagai dasar pengisian.

1. Isi Identitas dan Referensi

Masukkan penjual, pelanggan, nomor invoice, tanggal, serta jatuh tempo. Bedakan alamat penagihan dan tujuan pengiriman apabila barang dikirim ke gudang yang berbeda.

2. Masukkan Rincian Produk

Gunakan satu baris untuk setiap produk atau varian yang memiliki harga berbeda. Jika tidak memakai kolom satuan terpisah, tuliskan satuan dalam deskripsi, misalnya “Botol model A — per karton, isi 24 pcs”. Isi kuantitas 10 dan harga Rp480.000 untuk mengikuti contoh distributor.

3. Lengkapi Ringkasan Biaya

Masukkan diskon dan ongkir sesuai kesepakatan. Catat hanya pembayaran yang sudah diterima. Cocokkan total dan sisa tagihan dengan perhitungan transaksi Anda.

4. Tambahkan Informasi Pembayaran

Tuliskan rekening, nama pemilik rekening, dan referensi yang perlu dicantumkan pelanggan. Tambahkan catatan satuan atau dasar penagihan jika membantu pemeriksaan.

5. Periksa dan Unduh PDF

Periksa pratinjau, unduh PDF, lalu buka hasilnya. Pastikan deskripsi panjang, nominal, dan rekening tetap terbaca. Kirim ke kontak penagihan pelanggan dan simpan salinan dengan nama seperti INV-DST-2026-0215-Toko-Mitra.pdf.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

• Menggunakan kuantitas dalam pcs dengan harga per karton tanpa konversi.

• Menyatukan varian berbeda sehingga pelanggan sulit memeriksa barang.

• Menambahkan ongkir dua kali ketika sudah termasuk dalam harga.

• Mengurangi diskon kembali dari harga yang sudah didiskon.

• Menagih ulang barang yang sudah masuk invoice sebelumnya.

• Mengubah tagihan akibat retur tanpa referensi atau penjelasan penyesuaian.

• Memberi status lunas sebelum penerimaan pembayaran diverifikasi.

Jika terjadi retur, cocokkan barang dan jumlah yang disetujui untuk dikembalikan. Dokumentasikan penyesuaiannya terhadap invoice awal agar perubahan tagihan dapat ditelusuri.

FAQ tentang Invoice Penjualan Barang

Apakah toko kecil perlu membuat invoice?

Invoice membantu saat pelanggan membutuhkan rincian tagihan formal, pembelian bertempo, atau dokumen untuk bagian finance. Kebutuhannya mengikuti transaksi dan permintaan pelanggan, bukan hanya ukuran toko.

Apa perbedaan invoice dan surat jalan?

Invoice berfokus pada penagihan, sedangkan surat jalan berfokus pada barang yang dikirim. Referensi silang membantu mencocokkan kuantitas pengiriman dengan tagihan.

Bagaimana menulis harga per dus atau karton?

Tuliskan satuan harga dan isi kemasan, misalnya “Rp480.000 per karton, isi 24 pcs”. Gunakan kuantitas karton dalam perhitungan apabila harga yang dimasukkan adalah harga per karton.

Apakah ongkir boleh dicantumkan pada invoice?

Cantumkan ongkir yang memang ditagihkan sesuai kesepakatan. Tampilkan terpisah agar pelanggan dapat melihat perbedaan nilai barang dan biaya pengiriman.

Bagaimana jika pelanggan baru membayar sebagian?

Tampilkan total invoice, pembayaran yang telah diterima, dan sisa tagihan. Jangan menyebut pembayaran sebagian sebagai pelunasan.

Apakah invoice otomatis memperbarui stok?

Pembuatan dokumen invoice tidak dengan sendirinya membuktikan adanya pembaruan stok. Catat barang keluar dalam sistem persediaan yang digunakan, lalu cocokkan dengan pengiriman dan invoice.

Siapkan tagihan barang yang mudah diperiksa melalui FariDocs. Lengkapi rincian produk, pastikan satuan dan harga konsisten, lalu unduh invoice PDF untuk pelanggan Anda.