Dalam setiap proyek, perusahaan membutuhkan informasi yang jelas mengenai perkembangan pekerjaan, penggunaan sumber daya, kendala, target, serta pencapaian proyek.

Informasi tersebut biasanya disajikan dalam sebuah Progress Report Proyek atau Laporan Kemajuan Proyek.

Progress report menjadi salah satu dokumen penting dalam project management karena membantu berbagai pihak seperti:

• Project Manager

• Site Manager

• Engineer

• Supervisor

• Procurement Team

• Finance

• Management

• Client

untuk memahami kondisi proyek secara berkala berdasarkan data yang terdokumentasi.

Dengan progress report yang baik, perusahaan dapat mengetahui apakah proyek berjalan sesuai rencana, mengalami keterlambatan, membutuhkan material tambahan, atau memerlukan tindakan korektif sebelum masalah menjadi lebih besar.

Dalam sistem digital seperti Farinotech SaaS, progress report dapat dihubungkan dengan dokumen lain seperti BOQ, Work Order, Purchase Request, Purchase Order, Delivery Note, Invoice, hingga data proyek sehingga seluruh aktivitas proyek memiliki histori yang lebih terstruktur.

Apa Itu Progress Report Proyek?

Progress Report Proyek adalah laporan yang berisi informasi mengenai perkembangan atau kemajuan suatu proyek dalam periode tertentu.

Laporan ini digunakan untuk membandingkan antara:

• Rencana pekerjaan

• Target proyek

• Realisasi pekerjaan

• Persentase penyelesaian

• Kendala yang terjadi

• Tindakan yang dilakukan

• Rencana pekerjaan berikutnya

Progress report dapat dibuat secara:

• Harian

• Mingguan

• Bulanan

• Per milestone

• Sesuai kebutuhan perusahaan

Tujuan utamanya adalah memberikan gambaran objektif mengenai status proyek kepada pihak yang berkepentingan.

Mengapa Progress Report Penting dalam Proyek?

Tanpa laporan kemajuan yang terstruktur, project manager akan kesulitan mengetahui kondisi proyek secara menyeluruh.

Beberapa manfaat utama progress report antara lain:

1. Memantau Kemajuan Proyek

Progress report membantu mengetahui sejauh mana pekerjaan telah diselesaikan.

Contoh:

Aktivitas

Target

Aktual

Foundation

100%

100%

Structure

80%

75%

Electrical

40%

35%

Plumbing

30%

30%

Dari laporan tersebut, management dapat langsung melihat pekerjaan mana yang mengalami keterlambatan.

2. Membantu Pengambilan Keputusan

Data progress membantu project manager menentukan tindakan berikutnya.

Misalnya:

• Menambah tenaga kerja

• Menambah shift

• Mempercepat procurement

• Mengganti supplier

• Menyesuaikan jadwal proyek

Keputusan menjadi lebih berbasis data dibanding asumsi.

3. Meningkatkan Transparansi kepada Client

Client biasanya ingin mengetahui perkembangan proyek tanpa harus datang langsung ke lokasi.

Progress report dapat memberikan informasi mengenai:

• Progress pekerjaan

• Dokumentasi foto

• Persentase penyelesaian

• Jadwal

• Kendala

• Next plan

Dengan demikian komunikasi menjadi lebih profesional.

4. Membantu Monitoring Budget

Progress report juga dapat dikombinasikan dengan informasi biaya.

Contohnya:

Item

Budget

Actual

Material

Rp500 juta

Rp470 juta

Labor

Rp300 juta

Rp285 juta

Equipment

Rp150 juta

Rp140 juta

Informasi tersebut membantu perusahaan melakukan kontrol anggaran proyek.

5. Menjadi Dokumentasi Historis

Setiap laporan menjadi histori perjalanan proyek.

Ketika terjadi audit, evaluasi, atau project review, perusahaan memiliki dokumentasi perkembangan dari awal hingga akhir proyek.

Siapa yang Membuat Progress Report?

Tergantung struktur organisasi perusahaan, progress report dapat dibuat oleh beberapa pihak.

Jabatan

Peran

Project Manager

Menyusun dan menyetujui laporan

Site Engineer

Memberikan progress teknis

Supervisor

Melaporkan pekerjaan lapangan

Quantity Surveyor

Progress quantity

Procurement

Status material

Finance

Informasi biaya

QA/QC

Quality progress

Contractor

Progress pekerjaan

Dalam proyek besar, beberapa departemen dapat mengisi data yang kemudian digabungkan menjadi satu progress report.

Kapan Progress Report Dibuat?

Frekuensi laporan tergantung jenis proyek.

Daily Progress Report

Digunakan untuk proyek yang membutuhkan monitoring harian.

Biasanya berisi:

• Aktivitas hari ini

• Jumlah tenaga kerja

• Cuaca

• Material datang

• Kendala lapangan

• Foto pekerjaan

Weekly Progress Report

Merupakan laporan mingguan yang merangkum perkembangan selama satu minggu.

Biasanya digunakan oleh:

• Project Manager

• Client

• Management

Monthly Progress Report

Laporan bulanan memiliki informasi yang lebih lengkap.

Biasanya mencakup:

• Overall progress

• Budget progress

• Schedule progress

• Procurement progress

• Risk

• Quality

• Next month planning

Milestone Progress Report

Digunakan ketika proyek memiliki tahapan tertentu.

Contoh milestone:

• Foundation completed

• Structure completed

• Roofing completed

• Finishing completed

• Handover

Komponen Penting Progress Report Proyek

Progress report profesional sebaiknya memiliki struktur yang konsisten.

1. Informasi Proyek

Berisi identitas proyek.

Contoh:

Field

Isi

Project Name

Office Building Project

Project Number

PRJ-2026-001

Client

PT ABC Indonesia

Project Manager

John Doe

Report Period

1–31 August 2026

2. Executive Summary

Executive summary merupakan ringkasan kondisi proyek.

Contoh:

Selama periode Agustus 2026, proyek mencapai progress aktual sebesar 68% dibanding target 70%. Keterlambatan 2% disebabkan keterlambatan pengiriman material electrical. Tim procurement telah melakukan koordinasi dengan supplier dan target recovery dijadwalkan pada minggu pertama September.

Bagian ini membantu management memahami kondisi proyek dalam waktu singkat.

3. Progress Overview

Bagian ini menampilkan ringkasan persentase pekerjaan.

Contoh:

Keterangan

Persentase

Planned Progress

70%

Actual Progress

68%

Variance

-2%

Variance menunjukkan selisih antara target dan realisasi.

4. Detail Progress Pekerjaan

Bagian ini menjelaskan progress setiap pekerjaan.

Work Item

Planned

Actual

Status

Foundation

100%

100%

Completed

Structural Work

80%

75%

In Progress

Electrical

50%

45%

In Progress

Plumbing

40%

40%

On Schedule

Painting

10%

5%

Started

Status membantu pembaca memahami kondisi proyek dengan cepat.

5. Schedule Progress

Bandingkan jadwal dengan realisasi.

Aktivitas

Target Finish

Actual Status

Foundation

10 Aug

Completed

Structure

20 Aug

In Progress

Electrical

28 Aug

Delayed

Plumbing

30 Aug

On Schedule

Jika terdapat keterlambatan, jelaskan penyebabnya.

6. Procurement Progress

Progress proyek sering dipengaruhi oleh material.

Contoh:

Material

Required

Ordered

Received

Cement

500 Bag

500

500

Steel

10 Ton

10

8

Cable

5,000 m

5,000

3,500

Pipe

2,000 m

2,000

2,000

Data procurement dapat berasal dari modul Purchase Order dan Delivery.

7. Manpower Report

Bagian ini menjelaskan jumlah tenaga kerja.

Posisi

Jumlah

Engineer

5

Supervisor

8

Technician

20

Labor

65

Total

98

Informasi manpower membantu mengevaluasi produktivitas proyek.

8. Equipment Report

Contoh:

Equipment

Status

Excavator

Operational

Crane

Operational

Concrete Mixer

Maintenance

Generator

Operational

Jika equipment mengalami gangguan, hal tersebut perlu dicatat.

9. Issue dan Kendala

Bagian ini sangat penting karena menjelaskan hambatan proyek.

Contoh:

Issue

Impact

Action

Cable Delivery Delay

Electrical delayed

Supplier escalation

Heavy Rain

Work interrupted

Schedule adjustment

Limited Manpower

Slow productivity

Additional workforce

Progress report tidak hanya melaporkan masalah, tetapi juga tindakan penyelesaiannya.

10. Risk Monitoring

Risk berbeda dengan issue.

Issue adalah masalah yang sudah terjadi.

Risk adalah potensi masalah yang mungkin terjadi.

Contoh:

Risk

Probability

Mitigation

Material shortage

Medium

Safety stock

Rain season

High

Schedule buffer

Supplier delay

Medium

Alternative vendor

11. Quality Progress

Quality report dapat berisi:

• Inspection result

• Quality checklist

• NCR

• Corrective action

• QA/QC approval

Contoh:

Inspection

Result

Concrete Test

Passed

Cable Installation