Cara membuat invoice perusahaan dengan logo sendiri adalah menyiapkan file logo, menambahkannya ke dokumen invoice, mengisi identitas perusahaan dan rincian tagihan, lalu memeriksa hasilnya sebelum mengunduh PDF. Logo membantu pelanggan mengenali pengirim, sementara informasi transaksi yang lengkap memudahkan pemeriksaan dan pembayaran.
Invoice berlogo dapat digunakan oleh perusahaan perdagangan, penyedia jasa, distributor, agensi, maupun UMKM. Anda tidak perlu membuat desain yang rumit: dokumen yang mudah dibaca, menggunakan identitas yang konsisten, dan menampilkan jumlah tagihan dengan jelas sudah menjadi dasar yang baik.
Panduan berikut membahas persiapan logo, langkah pembuatan invoice di FariDocs, contoh isi dokumen, dan solusi untuk logo yang buram atau terlalu kecil.
Mengapa Menambahkan Logo pada Invoice?
Logo memberi pengenal visual yang konsisten dengan penawaran, website, dan komunikasi perusahaan. Ketika pelanggan menerima banyak dokumen dari berbagai pemasok, identitas yang mudah dikenali membantu mereka menemukan pengirim yang dimaksud.
Namun, logo perlu didampingi nama perusahaan, alamat, kontak, serta informasi pembayaran yang benar. Logo saja tidak memverifikasi pengirim atau menjamin isi tagihan benar. Pelanggan tetap perlu dapat mencocokkan invoice dengan transaksi yang disepakati.
Prioritaskan tiga hal: identitas perusahaan mudah ditemukan, rincian pekerjaan atau barang dapat diperiksa, dan total pembayaran terlihat jelas.
Siapkan Logo dan Data Invoice
Sebelum membuat dokumen, kumpulkan informasi berikut:
DataYang perlu diperiksaLogo perusahaanGunakan versi yang disetujui perusahaan dan cukup jelas pada ukuran kecilIdentitas penerbitNama perusahaan, alamat, email, dan nomor kontakIdentitas pelangganNama badan usaha atau pelanggan dan alamat penagihanReferensi transaksiNomor PO, penawaran, kontrak, atau pesanan jika tersediaNomor dan tanggalNomor invoice unik, tanggal penerbitan, serta jatuh tempoRincian tagihanNama barang atau jasa, spesifikasi atau periode, kuantitas, dan hargaPembayaranRekening, nama pemilik rekening, dan pembayaran yang sudah diterimaJika nama merek berbeda dari nama perusahaan, tuliskan nama perusahaan penerbit dengan jelas di dekat identitas merek. Gunakan informasi yang sesuai dengan data pemasok pelanggan agar bagian finance tidak perlu menanyakan siapa penerbit tagihan.
Format Logo yang Cocok untuk Invoice
Pada bagian unggah logo, FariDocs menerima JPG, JPEG, PNG, dan WebP, dengan batas ukuran 2 MB dan resolusi 25 MP. Sesuaikan file dengan kedua batas tersebut sebelum mengunggahnya.
Untuk tampilan pada halaman terang, PNG dengan latar transparan dapat membantu menghindari kotak latar di sekeliling logo. JPG tetap dapat digunakan jika latarnya sesuai. Pilih berdasarkan kualitas file yang Anda miliki, bukan hanya ekstensinya.
Beberapa persiapan yang membantu:
Gunakan file asli dari tim desain, bukan hasil tangkapan layar berulang.
Pertahankan perbandingan lebar dan tinggi agar logo tidak melebar atau memanjang.
Pangkas ruang kosong berlebihan di luar logo, tetapi pertahankan jarak aman sesuai panduan merek.
Gunakan versi logo yang kontras dengan latar dokumen.
Hindari tulisan slogan terlalu kecil jika tidak terbaca saat invoice ditampilkan pada ukuran normal.
Resolusi besar tidak selalu diperlukan untuk logo yang tampil kecil. Sebagai ilustrasi, gambar selebar sekitar 600 piksel pada lebar cetak 5 cm setara dengan sekitar 305 piksel per inci. Ini contoh ukuran kerja, bukan persyaratan unggah; kualitas file asli dan ukuran akhir tetap menentukan hasilnya.
Cara Membuat Invoice Perusahaan dengan Logo Sendiri di FariDocs
1. Buka Generator dan Tambahkan Logo
Buka invoice generator FariDocs. Pada Identitas Dokumen, pilih Tambah Logo, lalu pilih file perusahaan. Pengaturan tampilan juga menyediakan pilihan font, ukuran kertas, warna aksen, dan template. Setelah pengisian, gunakan Lihat Pratinjau dan Unduh PDF.
2. Tentukan Tampilan yang Mudah Dibaca
Gunakan warna merek sebagai aksen secukupnya. Warna gelap untuk teks utama dan latar yang sederhana membantu nama pelanggan, harga, serta informasi rekening tetap terbaca.
Hindari memilih gaya hanya karena terlihat menarik di layar. Pertimbangkan apakah pelanggan akan mencetak invoice dalam hitam putih. Perbedaan bagian dokumen sebaiknya tetap jelas melalui ukuran teks, jarak, dan penempatan informasi.
3. Lengkapi Identitas Perusahaan dan Pelanggan
Masukkan nama penerbit serta alamat dan kontak yang benar. Periksa nama pelanggan terhadap pesanan atau data yang diberikan bagian finance.
Jika barang dikirim ke lokasi berbeda, bedakan alamat pengiriman dari alamat penagihan. Untuk tagihan jasa, cantumkan nama proyek atau periode layanan agar pelanggan mengenali transaksi.
4. Isi Nomor Invoice dan Referensi
Gunakan nomor unik, misalnya INV-2026-0118. Tentukan tanggal invoice dan jatuh tempo sesuai kesepakatan, kemudian cantumkan nomor PO atau kontrak yang relevan.
Jangan menggunakan nomor yang sama untuk transaksi berbeda. Jika memperbaiki invoice yang sudah dikirim, berikan penjelasan revisi kepada pelanggan agar mereka tidak memproses dua versi sebagai dua tagihan.
5. Tambahkan Rincian Barang atau Jasa
Tuliskan deskripsi yang cukup spesifik, kuantitas, satuan, dan harga. Misalnya, “Paket maintenance website September 2026” lebih jelas daripada “Jasa bulanan”.
Jika menggunakan harga per paket atau per karton, sebutkan satuannya. Pastikan kuantitas mengikuti satuan harga yang digunakan.
6. Periksa Total dan Informasi Pembayaran
Cocokkan nilai tagihan dengan pesanan yang disetujui. Pisahkan diskon dari pembayaran yang sudah diterima. Jika pelanggan membayar DP, tampilkan nilai tersebut dan sisa yang masih harus dibayar.
Periksa nomor rekening dan nama pemilik rekening dengan teliti. Informasi pembayaran yang tidak konsisten dapat membuat pelanggan menunda transfer untuk meminta klarifikasi.
7. Tinjau Logo pada PDF Sebelum Dikirim
Setelah mengunduh file, buka PDF dan periksa pada ukuran tampilan normal. Pastikan logo terlihat jelas, tidak terpotong, dan tidak mengganggu judul atau identitas perusahaan.
Periksa pula halaman berikutnya jika rincian tagihan panjang. Pastikan total, informasi rekening, dan catatan pembayaran tidak terlewat. Simpan salinan dengan nama yang mudah dicari, misalnya INV-2026-0118-PT-Pelanggan.pdf, kemudian kirim melalui kanal penagihan yang disepakati.
Contoh Isi Invoice Perusahaan dengan Logo
Berikut contoh fiktif struktur isi invoice. Gunakan logo perusahaan Anda pada bagian identitas dokumen. Teks “[Logo perusahaan]” merupakan penanda tempat, bukan gambar logo.
[Logo perusahaan]
PT Solusi Contoh Indonesia
[Alamat perusahaan]
[Email dan nomor telepon]
INVOICE
InformasiContoh isiNomor invoiceINV-2026-0118Tanggal12 September 2026Jatuh tempo26 September 2026Ditagihkan kepadaPT Pelanggan ContohAlamat pelanggan[Alamat penagihan]ReferensiPO-2026-0084RincianKuantitasHarga satuanJumlahMaintenance website periode September 20261 paketRp2.000.000Rp2.000.000Pembuatan banner promosi sesuai pesanan4 desainRp250.000Rp1.000.000SubtotalRp3.000.000Diskon sesuai kesepakatan−Rp150.000Total invoiceRp2.850.000DP telah diterima−Rp1.000.000Sisa tagihanRp1.850.000Pembayaran: [Nama bank] — [Nomor rekening] — a.n. [Pemilik rekening].
Catatan: Cantumkan INV-2026-0118 pada keterangan pembayaran. DP Rp1.000.000 telah diterima dan diverifikasi. Hubungi [kontak penagihan] untuk pertanyaan mengenai invoice.
Nominal merupakan ilustrasi dan tidak memasukkan pajak atau biaya tambahan. Ganti seluruh identitas dan bagian dalam tanda kurung siku sebelum digunakan.
Solusi Jika Logo Tidak Tampil dengan Baik
MasalahKemungkinan penyebabYang dapat dilakukanLogo buramFile sumber kecil atau hasil kompresi berulangEkspor ulang dari file asli pada ukuran yang cukupLogo terlihat sangat kecilTerlalu banyak ruang kosong pada gambarPangkas ruang luar dengan tetap menjaga jarak aman merekLogo tampak gepengPerbandingan lebar dan tinggi berubahEkspor ulang dengan rasio asliLogo tidak terlihatWarna logo terlalu mirip dengan latarGunakan versi logo dengan kontras yang sesuaiAda kotak putih yang menggangguLatar putih menyatu dalam file gambarGunakan versi transparan atau latar dokumen yang sesuaiUnggahan ditolakFormat, ukuran file, atau resolusi tidak sesuaiSesuaikan dengan ketentuan unggah yang terteraPerbaiki file sumber terlebih dahulu jika masalah berasal dari gambar. Memperbesar logo beresolusi rendah tidak mengembalikan detail yang sudah hilang.
FAQ tentang Invoice dengan Logo Perusahaan
Apakah logo menggantikan nama perusahaan pada invoice?
Tidak. Nama perusahaan tetap perlu dituliskan dengan jelas agar penerbit tagihan mudah diidentifikasi, terutama ketika logo hanya berupa simbol atau nama merek.
Bagaimana jika logo masih berupa SVG atau PDF?
Ekspor salinan ke format gambar yang didukung sebelum diunggah. Jangan hanya mengganti nama ekstensi file. Simpan file sumber agar bisa mengekspor ulang jika diperlukan.
Apakah logo transparan selalu lebih baik?
Logo transparan membantu pada latar yang sesuai, tetapi kontras tetap penting. Logo putih transparan dapat sulit terlihat pada halaman putih. Gunakan versi warna yang cocok untuk dokumen.
Apakah invoice berlogo otomatis terlihat terpercaya?
Logo membantu konsistensi identitas, tetapi kepercayaan juga bergantung pada kecocokan nama perusahaan, rincian pesanan, kontak, rekening, dan cara invoice dikirim. Periksa seluruh informasi tersebut sebelum membagikan dokumen.
Bolehkah menggunakan logo merek yang berbeda dari nama PT?
Untuk penyajian administrasi, tampilkan hubungan merek dan perusahaan dengan jelas serta gunakan identitas yang memang dipakai usaha Anda. Jangan membiarkan logo membuat pelanggan salah mengenali pihak penerbit tagihan.
Apakah perlu membuat invoice terpisah untuk bahasa Inggris?
Gunakan bahasa yang disepakati pelanggan. Jika menyediakan terjemahan untuk transaksi yang sama, pertahankan nomor, mata uang, nominal, dan referensi yang konsisten serta jelaskan bahwa dokumen tersebut merupakan versi bahasa, bukan tagihan tambahan.
Buat invoice perusahaan dengan logo sendiri melalui FariDocs. Siapkan identitas yang konsisten, isi tagihan dengan jelas, dan periksa PDF sebelum mengirimkannya kepada pelanggan.
