Cara membuat invoice online gratis adalah membuka generator invoice melalui browser, mengisi data usaha dan pelanggan, memasukkan rincian transaksi, memeriksa total, lalu mengunduh hasilnya sebagai PDF. Anda bisa melakukannya melalui laptop atau HP tanpa memasang aplikasi tambahan.
Dengan invoice generator FariDocs, tersedia form, pratinjau langsung, perhitungan otomatis, dan unduhan PDF. Anda dapat menyesuaikan nomor dokumen, logo, mata uang, serta komponen tagihan sesuai kebutuhan.
Panduan ini membahas persiapan data, langkah pengisian, contoh perhitungan, dan pemeriksaan sebelum invoice dikirim kepada pelanggan.
Panduan Singkat Membuat Invoice Online
Buka halaman invoice FariDocs melalui browser.
Isi identitas usaha dan pelanggan.
Periksa nomor invoice, tanggal, dan jatuh tempo.
Masukkan barang atau jasa, jumlah, dan harga satuan.
Tambahkan diskon, pajak, biaya pengiriman, atau pembayaran jika diperlukan.
Periksa pratinjau dan sisa tagihan.
Unduh PDF, simpan salinannya, lalu kirim kepada pelanggan.
Siapkan informasi transaksi terlebih dahulu agar pengisian tidak terhenti karena Anda harus mencari alamat pelanggan atau nomor pesanan.
Data yang Perlu Disiapkan
Invoice yang berguna harus memudahkan pelanggan mengetahui dasar tagihan dan cara membayarnya. Sebelum mulai, kumpulkan data berikut:
DataYang perlu disiapkanIdentitas usahaNama, alamat, dan kontak penjualIdentitas pelangganNama atau nama perusahaan dan alamat penagihanReferensi transaksiNomor pesanan, PO, atau kontrak jika adaRincian tagihanBarang atau jasa, kuantitas, satuan, dan hargaWaktu pembayaranTanggal invoice, jatuh tempo, dan termin yang disepakatiPenyesuaian biayaDiskon, biaya pengiriman, dan pajak jika berlakuPembayaran sebelumnyaDP atau pembayaran sebagian yang sudah diterimaTujuan pembayaranNama bank, nomor rekening, dan nama penerimaLogo dapat ditambahkan untuk memperjelas identitas usaha. Untuk pelanggan perusahaan, pastikan nama badan usaha dan alamat penagihan sesuai dengan informasi yang mereka berikan.
Langkah-Langkah Membuat Invoice Gratis di FariDocs
1. Buka Generator Invoice melalui Browser
Buka halaman pembuatan invoice menggunakan browser perangkat Anda. Pilih bahasa, mata uang, dan ukuran kertas yang sesuai. Untuk tagihan dalam rupiah, gunakan IDR.
Gunakan satu mata uang secara konsisten dalam satu invoice. Jika harga awal diberikan dalam mata uang lain, sepakati nilai yang akan ditagihkan sebelum mengisi dokumen.
2. Isi Identitas Usaha dan Pelanggan
Masukkan nama usaha, alamat, dan informasi kontak yang dapat dihubungi. Pada bagian pelanggan, gunakan identitas pihak yang bertanggung jawab atas tagihan.
Jika pesanan berasal dari perusahaan, nama PIC saja biasanya belum cukup untuk kebutuhan administrasi. Tambahkan nama perusahaan dan alamat penagihannya. Isi alamat pengiriman apabila transaksi melibatkan pengiriman barang ke lokasi berbeda.
3. Periksa Nomor Invoice dan Tanggal
Gunakan nomor yang unik dan mudah ditelusuri. Contoh pola penomoran:
INV-2026-09-002
Dalam contoh tersebut, INV menunjukkan jenis dokumen, 2026 menunjukkan tahun, 09 menunjukkan bulan, dan 002 merupakan nomor urut. Ini hanya contoh pola internal; gunakan aturan yang konsisten dengan administrasi usaha Anda.
Tentukan tanggal invoice dan jatuh tempo sesuai kesepakatan. Misalnya, invoice tertanggal 6 September 2026 jatuh tempo pada 20 September 2026 jika kedua pihak menyepakati tanggal tersebut.
Sertakan referensi purchase order atau kontrak apabila pelanggan menggunakannya untuk memeriksa tagihan.
4. Masukkan Rincian Barang atau Jasa
Tambahkan setiap barang atau jasa sebagai item tersendiri. Tuliskan deskripsi yang menjelaskan apa yang dibeli pelanggan.
Contoh deskripsi yang lebih mudah diperiksa:
Jasa maintenance website untuk September 2026.
Desain katalog produk, 12 halaman, sesuai penawaran yang disetujui.
Instalasi dan konfigurasi jaringan untuk satu lokasi kantor.
Masukkan kuantitas dan harga satuan dengan benar. Untuk layanan paket, gunakan jumlah paket; untuk pekerjaan berbasis jam, cantumkan jumlah jam serta tarif yang disepakati.
5. Tambahkan Komponen Tagihan yang Relevan
FariDocs menyediakan pilihan diskon, pajak, pengiriman, dan pencatatan pembayaran pada generator invoice. Aktifkan hanya komponen yang diperlukan. Total dan sisa tagihan dihitung dari data yang Anda masukkan. Buka generator invoice FariDocs.
Bedakan diskon dengan pembayaran yang sudah diterima. Diskon mengurangi nilai transaksi, sedangkan pembayaran mengurangi jumlah yang masih harus dibayar pelanggan.
Jika transaksi memerlukan pajak, gunakan dasar dan nilai yang sesuai dengan ketentuan transaksi Anda. Hindari menyalin persentase pajak dari contoh invoice lain tanpa memeriksa kesesuaiannya.
6. Lengkapi Informasi Pembayaran dan Catatan
Cantumkan tujuan pembayaran dengan jelas: nama bank, nomor rekening, dan nama penerima. Minta pelanggan mencantumkan nomor invoice pada referensi pembayaran agar pencocokan lebih mudah.
Gunakan catatan untuk informasi yang membantu pelanggan, seperti periode layanan atau referensi dokumen pendukung. Hindari memasukkan ketentuan baru yang belum pernah disepakati ketika menerbitkan tagihan.
7. Periksa Pratinjau dan Unduh PDF
Tinjau identitas pelanggan, rincian transaksi, nominal, dan jatuh tempo. Pastikan deskripsi tidak menimbulkan makna ganda dan rekening tujuan sudah benar.
Setelah mengunduh, buka file PDF untuk memeriksa hasil akhirnya. Periksa seluruh halaman apabila item atau deskripsi cukup panjang. Simpan dengan nama yang mudah dicari, misalnya INV-2026-09-002-Pelanggan-Contoh.pdf.
Contoh Perhitungan Invoice Online
Berikut simulasi tagihan jasa. Nama dokumen dan nilai transaksi merupakan contoh, bukan transaksi pelanggan sebenarnya.
Nomor invoice: INV-2026-09-002
Tanggal invoice: 6 September 2026
Jatuh tempo: 20 September 2026
Pelanggan: Pelanggan Contoh
Pajak dan ongkos kirim tidak dimasukkan dalam simulasi ini. Tambahkan apabila relevan dengan transaksi sebenarnya.
Hasilnya, pelanggan masih perlu membayar Rp1.500.000. Memasukkan DP sebagai pembayaran membantu menghindari penagihan ulang atas uang yang sudah diterima.
Cara Membuat Invoice di HP
Anda dapat mengikuti langkah pengisian yang sama melalui browser HP. Untuk mempermudah pengerjaan:
Siapkan data pelanggan dan rincian pesanan sebelum membuka form.
Periksa kembali angka setelah menggunakan keyboard numerik.
Tinjau pratinjau untuk memastikan seluruh informasi terbaca.
Setelah mengunduh, cari PDF pada daftar unduhan browser atau folder unduhan perangkat.
Buka file tersebut sebelum membagikannya.
Jika item sangat banyak, laptop dengan layar lebih luas dapat mempermudah pemeriksaan. Pilih perangkat yang membantu Anda bekerja dengan teliti.
Cara Mengirim Invoice lewat Email atau WhatsApp
Unduhan PDF siap dibagikan, tetapi pengiriman tetap perlu dilakukan kepada kontak yang tepat. Untuk email, gunakan subjek yang memuat nomor invoice dan nama usaha. Pada pesan pengantar, sebutkan tujuan pengiriman, nilai yang masih harus dibayar, serta tanggal jatuh tempo.
Untuk WhatsApp, kirim PDF sebagai dokumen agar penerima mendapatkan file aslinya. Konfirmasikan bahwa kontak tersebut memang menangani pembayaran. Pelanggan perusahaan mungkin meminta invoice dikirim melalui alamat email finance atau portal tertentu.
Jangan menandai invoice lunas hanya karena pelanggan mengirim tangkapan layar transfer. Periksa penerimaan dana dan cocokkan nominalnya. Setelah pembayaran diverifikasi, buat payment receipt jika diperlukan.
Pemeriksaan Sebelum Invoice Dikirim
PemeriksaanYang perlu dipastikanPelangganNama dan alamat penagihan benarNomor dokumenTidak dipakai untuk transaksi lainItemDeskripsi, kuantitas, dan harga sesuai pesananPembayaranDP atau pembayaran sebagian sudah diperhitungkanJatuh tempoSesuai kesepakatanRekeningNomor dan nama penerima benarReferensiPO, kontrak, atau dokumen pendukung tersedia jika dimintaPDFDapat dibuka dan semua halaman terbacaJika PDF Tidak Terunduh atau Isinya Perlu Diperbaiki
Jika unduhan tidak terlihat, periksa daftar unduhan browser dan koneksi internet. Pastikan data wajib telah diisi dan baca pesan validasi yang muncul. Sebelum memuat ulang halaman, amankan informasi penting yang sudah Anda masukkan.
Jika terdapat kesalahan pada PDF, perbaiki data pada form lalu unduh ulang. Apabila versi sebelumnya sudah dikirim, beri tahu pelanggan bahwa ada revisi. Jelaskan versi mana yang berlaku agar mereka tidak memproses kedua dokumen sebagai tagihan berbeda.
Generator Gratis atau Workspace untuk Tim?
Generator gratis sesuai untuk kebutuhan membuat dan mengunduh dokumen. Ketika pekerjaan melibatkan beberapa anggota tim, penyimpanan, dan kontrol transaksi, pertimbangkan Workspace sesuai fitur paket yang tersedia. Bandingkan kebutuhan Anda dengan paket FariDocs.
Apa pun pilihan Anda, simpan arsip invoice dan bukti pembayaran secara tertib. File yang diunduh ke perangkat perlu dikelola agar mudah ditemukan kembali.
Pertanyaan Umum
Apakah bisa membuat invoice tanpa instal aplikasi?
Bisa. Gunakan generator berbasis web melalui browser. Anda tidak perlu memasang software tambahan untuk mengisi form dan mengunduh PDF.
Apakah membuat invoice di FariDocs gratis?
Ya. Generator invoice publik menyediakan pembuatan dan unduhan PDF gratis. Fitur Workspace berbayar memiliki cakupan tersendiri yang dapat dilihat pada halaman harga.
Apakah invoice bisa menggunakan logo sendiri?
Bisa. FariDocs menyediakan unggahan logo pada generator. Gunakan gambar yang jelas dan ikuti batas jenis serta ukuran file yang ditampilkan pada form.
Apakah pembayaran sebagian bisa ditampilkan?
Bisa. Masukkan pembayaran yang sudah diterima pada bagian pembayaran. Periksa total dan sisa tagihan sebelum mengunduh dokumen.
Apakah proses ini bisa dilakukan tanpa internet?
Panduan ini menggunakan layanan online, sehingga gunakan koneksi internet untuk mengakses situs dan membuat PDF. Setelah diunduh, PDF dapat dibuka dari perangkat menggunakan pembaca PDF yang tersedia.
Apakah invoice yang diunduh sudah berarti lunas?
Tidak. Invoice merupakan tagihan. Status lunas mengikuti pembayaran yang benar-benar telah diterima dan diverifikasi.
Mulai dari data transaksi yang sudah Anda miliki. Buat invoice online gratis di FariDocs, periksa hasilnya, lalu kirim PDF kepada pelanggan.
