Work Order adalah salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan untuk memberikan instruksi resmi mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Work Order banyak digunakan dalam berbagai bidang, seperti maintenance, konstruksi, manufaktur, facility management, engineering, IT, dan jasa.
Dengan Work Order, perusahaan dapat mendokumentasikan jenis pekerjaan, lokasi, pihak yang bertanggung jawab, jadwal, kebutuhan material, instruksi kerja, dan status pekerjaan dalam satu dokumen yang terstruktur.
Dalam sistem bisnis digital seperti Farinotech SaaS, Work Order dapat menjadi bagian dari workflow yang menghubungkan permintaan pekerjaan dengan proses pelaksanaan, penggunaan material, hingga penyelesaian pekerjaan.
Apa Itu Work Order?
Work Order adalah dokumen atau instruksi kerja resmi yang digunakan untuk memberikan perintah kepada seseorang, tim, teknisi, contractor, atau department untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Work Order biasanya dibuat setelah perusahaan menerima permintaan pekerjaan atau kebutuhan layanan.
Contohnya:
Mesin produksi mengalami kerusakan dan membutuhkan perbaikan.
Perusahaan kemudian membuat:
Work Order WO-2026-00125
Dengan informasi:
- Jenis pekerjaan: Machine Repair
- Lokasi: Production Area
- Mesin: CNC Machine
- Teknisi: Maintenance Team
- Prioritas: High
- Target selesai: 31 Agustus 2026
- Status: In Progress
Work Order menjadi acuan bagi tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan.
Apa Fungsi Work Order?
Work Order memiliki beberapa fungsi penting dalam operasional perusahaan.
1. Memberikan Instruksi Kerja
Work Order menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan.
Contoh:
Pekerjaan: Perbaikan AC
Lokasi: Meeting Room 2
Instruksi: Periksa unit indoor, outdoor, refrigerant, dan sistem kelistrikan.
Dengan demikian, teknisi memiliki instruksi yang lebih jelas.
2. Mendokumentasikan Permintaan Pekerjaan
Work Order dapat menjadi dokumentasi resmi bahwa suatu pekerjaan telah diminta.
Misalnya:
Employee Request → Work Order → Technician → Completed
Setiap pekerjaan memiliki nomor dan histori yang dapat ditelusuri.
3. Menentukan PIC
Work Order dapat digunakan untuk menentukan pihak yang bertanggung jawab.
Contohnya:
- Maintenance Team
- IT Support
- Technician
- Engineering
- Contractor
- Project Team
4. Menentukan Jadwal Pekerjaan
Work Order dapat berisi:
- Start Date
- Due Date
- Scheduled Date
- Completion Date
Informasi tersebut membantu perusahaan mengontrol jadwal pekerjaan.
5. Mengontrol Material dan Spare Parts
Jika pekerjaan membutuhkan material, Work Order dapat mencatat kebutuhan seperti:
- Spare parts
- Tools
- Material
- Consumables
Contoh:
Work Order: AC Maintenance
Material:
- Refrigerant
- Filter
- Capacitor
6. Monitoring Status Pekerjaan
Work Order memungkinkan perusahaan memonitor status pekerjaan.
Contoh status:
Draft
→
Submitted
→
Approved
→
Assigned
→
In Progress
→
Completed
→
Closed
Dengan status tersebut, manager dapat mengetahui pekerjaan mana yang masih berjalan.
7. Mencatat Biaya Pekerjaan
Work Order juga dapat digunakan untuk mencatat estimasi atau actual cost.
Contoh:
KomponenBiayaSpare PartRp500.000LaborRp300.000TransportationRp100.000TotalRp900.000Informasi biaya dapat digunakan untuk analisis operasional dan budgeting.
Kapan Work Order Digunakan?
Work Order digunakan ketika perusahaan perlu memberikan instruksi dan mengontrol pelaksanaan pekerjaan secara formal.
Beberapa kondisi umum adalah:
1. Maintenance
Work Order banyak digunakan untuk pekerjaan maintenance.
Contoh:
- AC maintenance
- Machine maintenance
- Electrical maintenance
- Building maintenance
- Vehicle maintenance
- Equipment maintenance
2. Repair
Ketika sebuah equipment atau fasilitas mengalami kerusakan, perusahaan dapat membuat Work Order.
Contoh:
Issue → Work Order → Technician → Repair → Completed
3. Preventive Maintenance
Work Order juga digunakan untuk preventive maintenance yang dilakukan secara berkala.
Contoh:
Monthly AC Maintenance
atau:
Quarterly Machine Inspection
Sistem dapat membuat Work Order berdasarkan jadwal maintenance.
4. Project Work
Work Order dapat digunakan untuk membagi pekerjaan proyek menjadi aktivitas yang lebih spesifik.
Contoh proyek:
Office Renovation Project
Work Order:
- WO-001 — Electrical Installation
- WO-002 — Flooring Installation
- WO-003 — Painting
- WO-004 — Air Conditioning Installation
5. Construction
Dalam proyek konstruksi, Work Order dapat digunakan untuk memberikan instruksi pekerjaan kepada contractor atau internal team.
Contoh:
Work Order: Concrete Work
Informasi:
- Project
- Location
- Scope
- Quantity
- Specification
- Contractor
- Schedule
- Deadline
6. IT Support
Work Order dapat digunakan untuk pekerjaan IT yang membutuhkan tindakan teknis.
Contoh:
- Install server
- Network configuration
- Computer repair
- Hardware replacement
- Software deployment
- Infrastructure maintenance
7. Facility Management
Facility management juga banyak menggunakan Work Order untuk mengelola permintaan pekerjaan.
Contoh:
Lampu di ruang meeting rusak.
Request dibuat:
Facility Request
Kemudian:
Work Order → Technician → Repair → Completed
8. Service Business
Perusahaan jasa dapat menggunakan Work Order untuk mengatur pekerjaan yang harus dilakukan kepada customer.
Contoh:
Customer Service Request
↓
Work Order
↓
Technician Assignment
↓
Service Execution
↓
Service Completed
Work Order Workflow
Workflow Work Order dapat berbeda tergantung jenis perusahaan.
Namun, workflow sederhana dapat dibuat seperti berikut:
Work Request ↓ Work Order ↓ Approval ↓ Assignment ↓ Schedule ↓ Work in Progress ↓ Inspection ↓ Completed ↓ ClosedJika pekerjaan membutuhkan material, workflow dapat ditambahkan dengan inventory atau procurement:
Work Request ↓ Work Order ↓ Material Request ↓ Purchase Request ↓ Purchase Order ↓ Material Received ↓ Work Execution ↓ CompletedContoh Work Order
Misalnya perusahaan memiliki masalah pada mesin produksi.
Work Request
Machine Not Working
Work Order
WO-2026-00150
Detail
Equipment: CNC Machine
Location: Production Area
Priority: High
Assigned To: Maintenance Team
Problem:
Machine cannot start.
Required Action:
Inspect electrical system and replace damaged component.
Target Date:
31 August 2026
Status:
In Progress
Setelah pekerjaan selesai, teknisi dapat memasukkan:
- Work performed
- Spare parts used
- Labor hours
- Notes
- Completion date
- Supporting documents
Kemudian status diubah menjadi:
Completed
BOQ: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya untuk Proyek
Contoh Work Order untuk Maintenance
FieldExampleWO NumberWO-2026-00125Work TypePreventive MaintenanceEquipmentAir ConditionerLocationMeeting RoomPriorityMediumAssigned ToMaintenance TeamScheduled Date31 Aug 2026Due Date31 Aug 2026StatusIn ProgressEstimated CostRp750.000Komponen Work Order
Work Order yang baik biasanya memiliki beberapa informasi penting.
Work Order Number
Nomor unik untuk mengidentifikasi pekerjaan.
Contoh:
WO-2026-00125
Work Type
Jenis pekerjaan.
Contoh:
- Maintenance
- Repair
- Installation
- Inspection
- Service
Description
Penjelasan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
Location
Lokasi pekerjaan.
Asset / Equipment
Peralatan atau aset yang terkait.
Assigned To
Teknisi atau tim yang bertanggung jawab.
Priority
Tingkat prioritas pekerjaan.
Contoh:
- Low
- Medium
- High
- Critical
Schedule
Tanggal dan waktu pekerjaan.
Materials
Material atau spare parts yang diperlukan.
Estimated Cost
Estimasi biaya.
Actual Cost
Biaya aktual.
Status
Status pekerjaan.
Completion Notes
Catatan setelah pekerjaan selesai.
Work Order vs Work Request
Work Request dan Work Order memiliki fungsi berbeda.
Work Request adalah permintaan untuk melakukan pekerjaan.
Work Order adalah instruksi resmi untuk melaksanakan pekerjaan.
Contoh:
Employee
↓
"AC rusak"
↓
Work Request
↓
Approval
↓
Work Order
↓
Maintenance Team
↓
Repair
↓
Completed
Secara sederhana:
Work Request = permintaan pekerjaan
Work Order = instruksi pelaksanaan pekerjaan
Work Order vs Purchase Order
Work Order dan Purchase Order juga berbeda.
Work Order berhubungan dengan pekerjaan atau aktivitas yang harus dilakukan.
Purchase Order (PO) berhubungan dengan pemesanan barang atau jasa kepada supplier.
Work OrderPurchase OrderInstruksi pekerjaanDokumen pemesananFokus pada pekerjaanFokus pada pembelianAssigned kepada teknisi/timDikirim kepada supplierMemiliki work scopeMemiliki item/orderTracking pekerjaanTracking procurementBisa mencatat labor/materialMencatat barang/jasa yang dibeliContoh:
Work Order:
Repair Air Conditioner
↓
Membutuhkan spare part
↓
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Supplier mengirim spare part
↓
Technician melakukan repair
Work Order vs Sales Order
Work Order dan Sales Order juga memiliki tujuan berbeda.
Sales Order digunakan untuk mencatat pesanan customer.
Work Order digunakan untuk menginstruksikan pelaksanaan pekerjaan.
Contoh:
Customer melakukan order jasa:
Sales Order
↓
Service Requirement
↓
Work Order
↓
Technician
↓
Service Completed
Work Order vs Service Order
Dalam beberapa bisnis, istilah Service Order dan Work Order dapat digunakan dengan arti yang hampir sama.
Namun, secara umum:
- Service Order lebih menekankan permintaan atau order layanan.
- Work Order lebih menekankan instruksi pekerjaan yang harus dilakukan.
Terminologi dapat berbeda tergantung industri dan sistem yang digunakan.
Work Order dan Procurement
Work Order dapat berhubungan langsung dengan procurement ketika pekerjaan membutuhkan material atau spare parts.
Contoh:
Work Order
Repair Machine A
↓
Required Material:
Bearing
↓
Purchase Request
↓
Approval
↓
Purchase Order
↓
Supplier
↓
Delivery
↓
Technician
↓
Work Completed
Dengan workflow seperti ini, perusahaan dapat mengetahui material yang dibeli digunakan untuk Work Order yang mana.
Work Order dan BOQ
Pada proyek konstruksi atau engineering, Work Order juga dapat dikaitkan dengan BOQ (Bill of Quantities).
Contoh:
Project
Office Renovation
↓
BOQ
Electrical Cable — 5,000 meters
↓
Work Order
Electrical Installation
↓
Material
Cable — 1,000 meters
↓
Work Completed
Dengan menghubungkan BOQ dan Work Order, perusahaan dapat memonitor kebutuhan proyek sekaligus pelaksanaan pekerjaan.
Work Order di Farinotech SaaS
Dalam Farinotech SaaS, Work Order dapat dikembangkan sebagai bagian dari workflow operasional perusahaan.
Contoh workflow:
REQUEST ↓ WORK ORDER ↓ APPROVAL ↓ ASSIGNMENT ↓ SCHEDULE ↓ MATERIAL REQUEST ↓ PURCHASE REQUEST ↓ PURCHASE ORDER ↓ DELIVERY ↓ WORK EXECUTION ↓ COMPLETEDWorkflow tersebut dapat membantu menghubungkan aktivitas pekerjaan dengan procurement.
Contoh Work Order di Farinotech SaaS
Misalnya perusahaan memiliki mesin produksi yang mengalami kerusakan.
Step 1 — Work Request
User melaporkan:
Machine Breakdown
Step 2 — Work Order
Sistem membuat:
WO-2026-0050
Step 3 — Assignment
Work Order diberikan kepada:
Maintenance Team
Step 4 — Inspection
Teknisi melakukan pemeriksaan.
Hasil:
Bearing damaged
Step 5 — Material Request
Teknisi membutuhkan:
Bearing — 2 pcs
Step 6 — Purchase Request
Jika spare part tidak tersedia:
PR-2026-0080
Step 7 — Purchase Order
Procurement membuat:
PO-2026-0120
Step 8 — Delivery
Supplier mengirim bearing.
Step 9 — Work Execution
Teknisi mengganti bearing.
Step 10 — Completion
Work Order diperbarui:
Status: Completed
Manfaat Work Order Digital
Menggunakan Work Order secara digital dapat memberikan berbagai manfaat.
1. Centralized Work Data
Semua pekerjaan tersimpan dalam satu sistem.
2. Better Work Tracking
Manager dapat melihat pekerjaan:
- Pending
- Assigned
- In Progress
- Completed
- Closed
3. Clear Responsibility
Setiap Work Order memiliki PIC atau assigned team.
4. Better Scheduling
Jadwal pekerjaan dapat dikelola secara lebih terstruktur.
5. Better Cost Tracking
Perusahaan dapat mencatat estimated cost dan actual cost.
6. Maintenance History
Riwayat maintenance dapat disimpan berdasarkan equipment atau asset.
7. Connected Procurement
Material yang dibutuhkan dapat dihubungkan dengan Purchase Request dan Purchase Order.
8. Better Audit Trail
Perusahaan memiliki histori pekerjaan yang lebih mudah ditelusuri.
Bagaimana Cara Membuat Work Order?
Berikut langkah umum membuat Work Order:
1. Identifikasi Pekerjaan
Tentukan pekerjaan yang harus dilakukan.
2. Buat Work Request
Dokumentasikan permintaan pekerjaan jika diperlukan.
3. Tentukan Scope
Jelaskan pekerjaan secara detail.
4. Tentukan PIC
Assign pekerjaan kepada teknisi, department, atau contractor.
5. Tentukan Jadwal
Masukkan scheduled date dan due date.
6. Tentukan Material
Identifikasi material atau spare parts yang dibutuhkan.
7. Tentukan Prioritas
Gunakan priority seperti:
Low → Medium → High → Critical
8. Lakukan Pekerjaan
Tim menjalankan pekerjaan sesuai instruksi.
9. Catat Hasil
Masukkan:
- Work performed
- Material used
- Labor hours
- Notes
- Photos/documents jika diperlukan
10. Tutup Work Order
Setelah pekerjaan selesai dan diverifikasi:
Completed → Closed
Tips Membuat Work Order yang Baik
Work Order sebaiknya memiliki:
- Nomor unik.
- Deskripsi pekerjaan yang jelas.
- Scope pekerjaan.
- Lokasi.
- PIC.
- Jadwal.
- Prioritas.
- Material.
- Estimasi biaya.
- Actual cost.
- Status.
- Completion notes.
Semakin jelas informasi dalam Work Order, semakin mudah pekerjaan dilaksanakan dan dimonitor.
FAQ Work Order
Apa itu Work Order?
Work Order adalah dokumen atau instruksi resmi yang digunakan untuk memberikan perintah dan detail pekerjaan kepada teknisi, tim, contractor, atau pihak yang bertanggung jawab.
Kapan Work Order digunakan?
Work Order digunakan untuk maintenance, repair, installation, inspection, construction, IT support, facility management, dan berbagai pekerjaan operasional lainnya.
Apa perbedaan Work Request dan Work Order?
Work Request adalah permintaan pekerjaan, sedangkan Work Order merupakan instruksi resmi untuk melaksanakan pekerjaan.
Apa perbedaan Work Order dan Purchase Order?
Work Order berfokus pada pekerjaan, sedangkan Purchase Order berfokus pada pemesanan barang atau jasa kepada supplier.
Apakah Work Order dapat digunakan untuk maintenance?
Ya. Work Order merupakan salah satu dokumen yang umum digunakan untuk mengelola maintenance dan repair.
Apakah Work Order bisa digunakan untuk preventive maintenance?
Ya. Work Order dapat dibuat berdasarkan jadwal preventive maintenance, seperti maintenance bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Apakah Work Order dapat terhubung dengan Purchase Request?
Ya. Jika pekerjaan membutuhkan material atau spare parts, Work Order dapat menjadi sumber kebutuhan untuk membuat Purchase Request.
Apakah Work Order dapat digunakan untuk proyek?
Ya. Work Order dapat digunakan untuk membagi pekerjaan proyek menjadi aktivitas yang lebih spesifik.
Apakah Work Order bisa dibuat secara digital?
Ya. Work Order dapat dikelola menggunakan ERP, CMMS, Field Service Management Software, workflow software, atau SaaS business application.
Apa saja isi Work Order?
Work Order biasanya berisi nomor pekerjaan, jenis pekerjaan, deskripsi, lokasi, asset, PIC, jadwal, prioritas, material, biaya, status, dan completion notes.
Kesimpulan
Work Order adalah dokumen penting untuk memberikan instruksi, mengatur, dan memonitor pekerjaan dalam perusahaan.
Work Order dapat digunakan untuk:
- Maintenance.
- Repair.
- Installation.
- Inspection.
- Construction.
- IT Support.
- Facility Management.
- Service Operations.
- Project Work.
Dalam workflow digital, Work Order dapat terhubung dengan:
Work Request → Work Order → Assignment → Material Request → Purchase Request → Purchase Order → Delivery → Work Execution → Completed
Untuk proyek, Work Order juga dapat dikaitkan dengan BOQ, sedangkan untuk kebutuhan material dapat terhubung dengan Procurement Management System.
Dengan mengelola Work Order secara digital melalui Farinotech SaaS, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas pekerjaan, memperjelas tanggung jawab, memonitor status pekerjaan, mengelola material, dan menghubungkan aktivitas operasional dengan procurement.
