Invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli untuk merinci barang atau jasa, harga, jumlah yang harus dibayar, serta ketentuan pembayarannya. Invoice membantu kedua pihak memahami transaksi dan menelusuri pembayaran. Pengertian ini sejalan dengan penjelasan Stripe mengenai invoice.
Misalnya, Anda menyelesaikan pekerjaan desain untuk pelanggan. Invoice menjelaskan pekerjaan yang ditagihkan, nilai jasa, tanggal jatuh tempo, dan rekening tujuan pembayaran. Pelanggan kemudian memiliki informasi yang jelas untuk memproses tagihan tersebut.
Invoice digunakan oleh freelancer, UMKM, toko, distributor, perusahaan jasa, hingga kontraktor. Dokumen ini bisa dibuat menggunakan spreadsheet, aplikasi bisnis, atau invoice generator online FariDocs.
Apa Arti Invoice dalam Bahasa Indonesia?
Dalam konteks bisnis, invoice sering disebut faktur penjualan atau dokumen tagihan. Penjual menerbitkannya untuk menyampaikan kewajiban pembayaran kepada pelanggan.
Invoice biasanya menjawab lima pertanyaan:
Siapa yang menerbitkan tagihan?
Kepada siapa tagihan ditujukan?
Barang atau jasa apa yang ditagihkan?
Berapa jumlah yang harus dibayar?
Kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan?
Invoice tidak otomatis membuktikan bahwa pembayaran telah diterima. Status lunas perlu didukung oleh pembayaran yang sudah diverifikasi dan catatan penerimaannya.
Fungsi Invoice dalam Transaksi Bisnis
1. Menyampaikan Tagihan Secara Jelas
Invoice mencantumkan rincian transaksi sehingga pelanggan dapat memeriksa dasar penagihan. Deskripsi seperti “Jasa maintenance website September 2026” lebih mudah dipahami daripada hanya menulis “Jasa”.
2. Membantu Memantau Pembayaran
Nomor invoice, tanggal jatuh tempo, dan sisa tagihan membantu penjual menelusuri pembayaran yang belum diterima. Jika pelanggan membayar sebagian, nominal tersebut dapat dicatat tanpa menghilangkan nilai transaksi awal.
3. Mendukung Pencatatan Transaksi
Invoice menjadi salah satu dokumen pendukung pencatatan penjualan dan pembelian. Nomor referensinya membantu tim administrasi mencocokkan tagihan dengan pesanan, pengiriman, dan pembayaran.
4. Mempermudah Pemeriksaan oleh Pelanggan
Pelanggan perusahaan sering perlu mencocokkan invoice dengan purchase order, kontrak, atau bukti penyelesaian pekerjaan. Referensi yang lengkap membantu mengurangi pertanyaan dan revisi dokumen.
5. Menjaga Konsistensi Administrasi
Format yang seragam membuat identitas usaha, termin pembayaran, dan rincian biaya lebih mudah dibaca. Pelanggan pun mengetahui informasi apa yang harus diperiksa setiap menerima tagihan.
Jenis-Jenis Invoice yang Umum Digunakan
Penamaan invoice dapat mengikuti jenis transaksi, tahap pembayaran, atau periode penagihan. Kategori berikut bisa saling beririsan; invoice jasa juga dapat berupa invoice DP atau invoice termin.
JenisKegunaanContohInvoice penjualan barangMenagih barang yang dijual sesuai kesepakatanPembelian komputer dan perlengkapan kantorInvoice jasaMenagih pekerjaan atau layananDesain, konsultasi, instalasi, dan maintenanceInvoice DP atau uang mukaMenagih pembayaran awalDP 30% sebelum pekerjaan dimulaiInvoice terminMenagih berdasarkan tahapan pekerjaanTagihan setelah suatu tahap proyek disetujuiInvoice pelunasanMenagih sisa kewajiban pembayaranSisa tagihan setelah memperhitungkan DPInvoice berkalaMenagih layanan pada periode tertentuTagihan maintenance setiap bulanCommercial invoiceMendokumentasikan nilai dan rincian transaksi perdagangan internasionalPenjualan barang kepada pembeli luar negeriProforma invoice merupakan dokumen pendahuluan yang menyampaikan rincian dan nilai transaksi yang direncanakan. Dokumen ini dapat digunakan untuk kebutuhan konfirmasi atau proses pembayaran awal, tetapi perlu dibedakan dari invoice final. Anda dapat menyiapkannya melalui generator proforma invoice.
Perbedaan Invoice, Kwitansi, Purchase Order, dan Faktur Pajak
DokumenFungsi utamaPihak yang biasanya menerbitkanInvoiceMerinci dan menagih pembayaranPenjual atau penyedia jasaKwitansi atau payment receiptMengakui penerimaan pembayaranPihak yang menerima pembayaranPurchase orderMemesan barang atau jasa kepada vendorPembeliQuotationMenawarkan harga dan ketentuanPenjual atau penyedia jasaFaktur pajakMendokumentasikan pemungutan pajak sesuai ketentuanPengusaha Kena Pajak sesuai aturan yang berlakuMenurut Direktorat Jenderal Pajak, faktur pajak merupakan bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak atas penyerahan barang atau jasa kena pajak. Invoice komersial yang menampilkan kolom pajak tidak otomatis menjadi faktur pajak. Referensi DJP.
Dalam transaksi perusahaan, purchase order dapat menjadi referensi pada invoice. Setelah pembayaran diterima dan diperiksa, penerima dapat membuat payment receipt sebagai dokumen penerimaan pembayaran.
Informasi yang Sebaiknya Ada dalam Invoice
Tidak semua transaksi membutuhkan format yang sama. Untuk kebutuhan administrasi yang jelas, sertakan informasi berikut:
InformasiContoh atau penjelasanIdentitas penjualNama usaha, alamat, dan kontakIdentitas pelangganNama pelanggan atau perusahaan dan alamat penagihanNomor invoiceINV-2026-09-001Tanggal invoice5 September 2026Tanggal jatuh tempo19 September 2026Referensi transaksiNomor PO, kontrak, atau pesanan jika adaRincian barang atau jasaDeskripsi, kuantitas, satuan, dan harga satuanRingkasan biayaSubtotal, diskon, pajak jika berlaku, dan biaya tambahanTotal dan pembayaranNilai invoice, pembayaran diterima, dan sisa tagihanInformasi pembayaranMetode pembayaran, nama penerima, dan rekening tujuanCatatanPeriode layanan, ketentuan, atau dokumen pendukungGunakan nomor unik untuk setiap invoice. Hindari menerbitkan dua tagihan berbeda dengan nomor yang sama karena akan menyulitkan pencarian dan pencocokan pembayaran.
Contoh Invoice Jasa dan Perhitungannya
Berikut contoh invoice sederhana menggunakan nama usaha dan transaksi ilustratif.
Penerbit: Usaha Contoh Digital
Pelanggan: Perusahaan Contoh Nusantara
Nomor invoice: INV-2026-09-001
Tanggal invoice: 5 September 2026
Jatuh tempo: 19 September 2026
Referensi: PO-CONTOH-001
Contoh ini tidak memasukkan pajak atau ongkos kirim agar perhitungan mudah dipahami. Pada transaksi nyata, sesuaikan komponen tersebut dengan transaksi dan ketentuan yang berlaku.
Perhitungannya: Rp3.000.000 dikurangi diskon Rp150.000 menghasilkan total Rp2.850.000. Setelah pembayaran Rp1.000.000 diverifikasi, sisa yang perlu dibayar pelanggan adalah Rp1.850.000.
Cantumkan rekening usaha yang benar dan minta pelanggan menyertakan nomor invoice pada referensi transfer. Pembayaran DP mengurangi sisa tagihan, bukan mengubah harga jasa yang disepakati.
Kapan Invoice Harus Dikirim?
Kirim invoice ketika pembayaran sudah dapat ditagihkan menurut kesepakatan. Waktunya bisa berbeda:
Sebelum pekerjaan dimulai: untuk pembayaran uang muka.
Setelah barang dikirim atau diterima: jika syarat penagihan mengikuti pengiriman atau penerimaan.
Setelah pekerjaan disetujui: untuk jasa dengan pemeriksaan hasil pekerjaan.
Pada setiap tahap proyek: untuk pembayaran termin.
Pada tanggal berkala: untuk layanan bulanan atau periode lainnya.
Untuk pelanggan perusahaan, periksa juga alamat email penagihan dan dokumen pendukung yang diminta. Invoice yang benar dapat tetap tertunda apabila dikirim ke kontak yang tidak menangani pembayaran.
Cara Membuat Invoice Online di FariDocs
Invoice generator FariDocs menyediakan form, pratinjau langsung, perhitungan otomatis, dan unduhan PDF.
Buka generator invoice dan pilih bahasa serta mata uang.
Isi identitas usaha dan pelanggan.
Periksa nomor invoice, tanggal, jatuh tempo, dan referensi transaksi.
Tambahkan rincian barang atau jasa beserta harga dan jumlahnya.
Isi diskon, pajak, biaya tambahan, atau pembayaran jika diperlukan.
Periksa pratinjau, total, dan rekening tujuan sebelum mengunduh PDF.
PDF dapat dikirim melalui email atau WhatsApp. Membuat dan mengirim invoice belum berarti pembayaran telah diterima; periksa transaksi pembayaran secara terpisah sebelum menandainya lunas.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Invoice
Deskripsi terlalu umum: tuliskan pekerjaan, produk, atau periode layanan secara spesifik.
Tanggal jatuh tempo tidak jelas: gunakan tanggal yang disepakati.
Rekening atau nama penerima salah: periksa kembali sebelum mengirim.
DP tidak diperhitungkan: tampilkan total transaksi dan sisa tagihan dengan jelas.
Nomor invoice duplikat: gunakan pola penomoran yang konsisten.
Referensi PO atau kontrak hilang: sertakan jika pelanggan membutuhkannya.
Revisi tidak ditelusuri: beri penjelasan perubahan dan pastikan pelanggan mengetahui versi terbaru.
Pertanyaan Umum tentang Invoice
Apakah invoice sama dengan tagihan?
Invoice merupakan dokumen untuk menyampaikan tagihan. Di dalamnya terdapat rincian transaksi, nilai pembayaran, dan ketentuan yang membantu pelanggan memahami kewajibannya.
Apakah invoice merupakan bukti pembayaran?
Invoice sendiri tidak membuktikan uang sudah diterima. Verifikasi pembayaran, kemudian catat penerimaannya melalui kwitansi atau payment receipt sesuai kebutuhan.
Apakah freelancer dan UMKM bisa membuat invoice?
Bisa. Freelancer dan UMKM dapat menggunakan invoice untuk merinci tagihan. Gunakan identitas usaha yang benar dan pisahkan kebutuhan invoice komersial dari kewajiban perpajakan yang relevan.
Apakah invoice harus dibuat setelah pekerjaan selesai?
Tidak selalu. Invoice dapat dibuat untuk DP, pembayaran termin, atau layanan berkala sesuai kesepakatan dengan pelanggan.
Apakah invoice PDF bisa dikirim melalui WhatsApp?
Bisa. Pastikan dikirim ke kontak yang tepat, file dapat dibuka, dan nomor invoice disebutkan dalam pesan. Ikuti prosedur pengiriman dokumen jika pelanggan perusahaan memiliki ketentuan tersendiri.
Apakah invoice bisa dibuat gratis di FariDocs?
Bisa. Generator invoice publik FariDocs menyediakan pembuatan dan unduhan PDF gratis. Untuk kebutuhan pengelolaan bisnis bersama tim, pelajari fitur dan batas paket pada halaman harga FariDocs.
Siapkan identitas usaha, rincian transaksi, dan ketentuan pembayaran Anda, lalu buat invoice online gratis di FariDocs.
