Purchase Request vs Purchase Order: Apa Perbedaannya?
Dalam proses procurement atau pengadaan barang dan jasa, Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) merupakan dua dokumen yang sering digunakan secara berurutan. Meskipun keduanya sama-sama berkaitan dengan pembelian, fungsi dan tujuan PR dan PO sebenarnya berbeda.
Secara sederhana:
Purchase Request adalah permintaan internal untuk melakukan pembelian, sedangkan Purchase Order adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memesan barang atau jasa kepada vendor.
Perbedaan ini penting dipahami karena kesalahan dalam membedakan PR dan PO dapat menyebabkan proses pembelian menjadi tidak terkontrol, approval tidak jelas, hingga kesulitan melakukan audit dan pencatatan transaksi.
Dalam perusahaan yang masih menggunakan spreadsheet, email, atau dokumen manual, proses PR hingga PO juga dapat menjadi semakin kompleks ketika jumlah transaksi dan vendor bertambah.
Karena itu, banyak perusahaan mulai menggunakan aplikasi procurement untuk mengelola proses pengadaan secara lebih terstruktur, mulai dari permintaan pembelian, approval, pemilihan vendor, pembuatan PO, hingga monitoring transaksi.
Apa Itu Purchase Request?
Purchase Request (PR) atau Purchase Requisition adalah dokumen internal yang dibuat oleh karyawan atau departemen untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa kepada bagian purchasing atau procurement.
Purchase Request belum merupakan pesanan kepada vendor.
PR merupakan permintaan internal yang biasanya harus melalui proses review dan approval sebelum perusahaan melakukan pembelian.
Contoh Purchase Request
Misalnya, departemen IT membutuhkan:
- 10 unit laptop untuk karyawan baru
- 10 lisensi software
- 2 unit network switch
- Jasa instalasi jaringan
Departemen IT kemudian membuat Purchase Request yang berisi kebutuhan tersebut.
Contohnya:
InformasiDetailRequesterIT DepartmentBarangLaptop BusinessQuantity10 unitEstimasi HargaRp15.000.000/unitTotal EstimasiRp150.000.000Alasan PembelianKebutuhan karyawan baruTanggal Dibutuhkan15 September 2026StatusMenunggu ApprovalPR tersebut kemudian dikirim kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan approval.
Intinya: PR menjawab pertanyaan "Apa yang dibutuhkan perusahaan?"
Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan kepada vendor atau supplier untuk melakukan pemesanan barang atau jasa.
PO biasanya dibuat setelah kebutuhan pembelian disetujui dan vendor telah dipilih.
Berbeda dengan PR yang bersifat internal, PO digunakan dalam hubungan antara buyer dan supplier.
Purchase Order biasanya mencantumkan informasi seperti:
- Nomor PO
- Nama perusahaan pembeli
- Nama vendor
- Alamat vendor
- Nama barang atau jasa
- Quantity
- Harga satuan
- Total harga
- Pajak
- Syarat pembayaran
- Alamat pengiriman
- Estimasi tanggal pengiriman
- Terms and conditions
Contoh Purchase Order
Setelah Purchase Request untuk 10 laptop disetujui dan perusahaan memilih vendor, bagian procurement dapat menerbitkan PO.
Contohnya:
InformasiDetailPO NumberPO-2026-00125VendorPT ABC TeknologiProductBusiness LaptopQuantity10 unitUnit PriceRp15.000.000SubtotalRp150.000.000Payment Terms30 DaysDeliveryJakartaStatusIssuedPO tersebut kemudian dikirim kepada vendor sebagai dokumen resmi pemesanan.
Intinya: PO menjawab pertanyaan "Apa yang secara resmi dipesan perusahaan kepada vendor?"
Perbedaan Purchase Request dan Purchase Order
Perbedaan utama Purchase Request dan Purchase Order dapat dilihat dari tujuan, pihak yang membuat, dan pihak yang menerima dokumen.
AspekPurchase Request (PR)Purchase Order (PO)TujuanMengajukan kebutuhan pembelianMemesan barang/jasa kepada vendorSifatInternalEksternalDibuat olehUser/department/requesterPurchasing/procurementDitujukan kepadaInternal perusahaanVendor/supplierStatusPermintaan pembelianPesanan resmiHargaBisa berupa estimasiBiasanya harga yang telah disepakatiApprovalUmumnya membutuhkan approval internalDiterbitkan setelah proses approvalVendorBelum tentu dipilihVendor sudah ditentukanFungsi utamaMemulai proses procurementMelakukan pemesananDokumen lanjutanDapat menjadi dasar POMenjadi dasar penerimaan/invoiceKesimpulan singkat:
Purchase Request → Approval → Procurement → Vendor Selection → Purchase Order → Delivery → Invoice → Payment
Dengan demikian, PR dan PO bukan dua dokumen yang saling menggantikan. Keduanya merupakan bagian dari satu rangkaian proses procurement.
Purchase Request vs Purchase Order: Mana yang Dibuat Terlebih Dahulu?
Dalam proses procurement pada umumnya, Purchase Request dibuat terlebih dahulu, kemudian setelah permintaan disetujui dan proses procurement selesai, perusahaan menerbitkan Purchase Order.
Alur sederhananya adalah:
1. Department memiliki kebutuhan
↓
2. User membuat Purchase Request
↓
3. Manager melakukan approval
↓
4. Procurement melakukan review
↓
5. Procurement memilih atau melakukan negosiasi dengan vendor
↓
6. Purchase Order dibuat
↓
7. PO dikirim kepada vendor
↓
8. Vendor mengirim barang atau memberikan jasa
↓
9. Perusahaan melakukan receiving
↓
10. Invoice diverifikasi
↓
11. Payment dilakukan
Alur tersebut dapat berbeda tergantung kebijakan dan struktur organisasi masing-masing perusahaan.
Kenapa Purchase Request dan Purchase Order Penting?
Penggunaan PR dan PO bukan hanya masalah administrasi. Kedua dokumen tersebut membantu perusahaan membangun proses procurement yang lebih terkontrol.
1. Mengontrol Pengeluaran
Purchase Request memungkinkan perusahaan mengetahui kebutuhan pembelian sebelum uang benar-benar dikeluarkan.
Manajemen dapat melakukan review terhadap kebutuhan, budget, quantity, dan urgensi pembelian.
2. Memastikan Approval
Dengan PR, perusahaan dapat menentukan siapa yang memiliki kewenangan untuk menyetujui pembelian.
Misalnya:
PR < Rp10 juta → Manager
PR Rp10–100 juta → Department Head
PR > Rp100 juta → Director
Struktur approval dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
3. Mengurangi Pembelian yang Tidak Diperlukan
Proses approval membantu perusahaan memastikan bahwa pembelian benar-benar dibutuhkan.
Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak department dan volume transaksi tinggi.
4. Mempermudah Audit
PR dan PO menciptakan jejak dokumentasi yang dapat digunakan untuk melakukan audit.
Perusahaan dapat melihat:
- Siapa yang mengajukan pembelian
- Siapa yang menyetujui
- Apa yang dibeli
- Vendor yang digunakan
- Berapa nilai transaksi
- Kapan PO dibuat
- Kapan barang diterima
- Kapan invoice dibayar
5. Meminimalkan Kesalahan Procurement
Penggunaan dokumen yang terstruktur dapat mengurangi risiko kesalahan seperti:
- Salah quantity
- Salah harga
- Salah vendor
- Pembelian tanpa approval
- PO ganda
- Invoice yang tidak sesuai PO
Apa Hubungan Purchase Request, Purchase Order, dan Invoice?
Ketiga dokumen ini sering menjadi bagian penting dalam proses procurement.
Purchase Request
"Kami membutuhkan barang/jasa ini."
Purchase Order
"Kami secara resmi memesan barang/jasa ini kepada vendor dengan detail berikut."
Invoice
"Berikut tagihan atas barang/jasa yang telah kami pesan."
Perusahaan dapat melakukan pengecekan apakah ketiga informasi tersebut konsisten.
Misalnya:
PR: 10 laptop dibutuhkan
→
PO: 10 laptop dipesan dari Vendor A
→
Receiving: 10 laptop diterima
→
Invoice: Vendor menagihkan 10 laptop
Dengan proses yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi risiko pembayaran atas transaksi yang tidak sesuai.
Apa Itu Procurement Digital?
Procurement digital adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dikelola menggunakan software atau aplikasi digital.
Daripada menggunakan spreadsheet, email, dan dokumen yang terpisah, perusahaan dapat menggunakan sistem terintegrasi untuk mengelola:
- Purchase Request
- Approval
- Vendor
- Purchase Order
- Receiving
- Invoice
- Payment
- Procurement reporting
Digitalisasi procurement membuat seluruh proses lebih mudah dilacak dan membantu perusahaan mendapatkan visibilitas terhadap aktivitas pembelian.
Masalah Procurement Jika Masih Menggunakan Spreadsheet
Spreadsheet memang dapat digunakan untuk perusahaan dengan volume transaksi kecil. Namun, ketika jumlah transaksi meningkat, beberapa masalah dapat muncul.
Approval sulit dilacak
Tim procurement harus mencari email atau chat untuk mengetahui apakah suatu pembelian sudah disetujui.
Data tersebar
Informasi PR, PO, vendor, dan invoice dapat berada di file yang berbeda.
Risiko human error
Penginputan manual meningkatkan kemungkinan salah quantity, harga, nomor dokumen, atau vendor.
Sulit mengetahui status transaksi
Manajemen mungkin kesulitan menjawab:
"PR ini sudah sampai mana?"
"PO ini sudah dikirim ke vendor?"
"Barangnya sudah diterima?"
"Invoice-nya sudah dibayar?"
Reporting membutuhkan waktu
Tim harus menggabungkan data dari beberapa spreadsheet sebelum membuat laporan procurement.
Bagaimana Aplikasi Procurement Membantu?
Aplikasi procurement memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses pengadaan dalam satu sistem.
Contohnya:
Requester
Membuat Purchase Request.
↓
Approver
Mereview dan menyetujui PR.
↓
Procurement
Memproses kebutuhan dan menentukan vendor.
↓
Purchase Order
PO dibuat berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui.
↓
Vendor
Menerima PO dan memenuhi pesanan.
↓
Receiving
Barang atau jasa dicatat sebagai telah diterima.
↓
Finance
Invoice diverifikasi dan pembayaran diproses.
Dengan workflow seperti ini, setiap aktivitas memiliki status dan riwayat yang lebih jelas.
Fitur yang Sebaiknya Ada di Aplikasi Procurement
Jika perusahaan sedang mencari software procurement, beberapa fitur berikut dapat menjadi pertimbangan:
1. Purchase Request Management
Memungkinkan user membuat PR secara digital dan memantau status pengajuan.
2. Multi-Level Approval
Mendukung approval berdasarkan department, nilai transaksi, jabatan, atau jenis pembelian.
3. Purchase Order Management
Memudahkan pembuatan, approval, pengiriman, dan tracking PO.
4. Vendor Management
Menyimpan informasi vendor secara terpusat sehingga procurement lebih mudah melakukan pengelolaan supplier.
5. Budget Control
Membantu perusahaan memantau penggunaan budget terhadap rencana pembelian.
6. Document Management
Menyimpan dokumen procurement secara terstruktur.
7. Procurement Dashboard
Memberikan informasi seperti:
- Total purchase
- PR pending
- PO pending
- Purchase berdasarkan department
- Purchase berdasarkan vendor
- Purchase berdasarkan periode
8. Audit Trail
Mencatat aktivitas pengguna sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa yang membuat, mengubah, menyetujui, atau memproses suatu transaksi.
Purchase Request vs Purchase Order: FAQ
Apakah Purchase Request sama dengan Purchase Order?
Tidak.
Purchase Request adalah permintaan internal untuk melakukan pembelian, sedangkan Purchase Order adalah dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa kepada vendor.
Apakah Purchase Request harus dibuat sebelum Purchase Order?
Pada proses procurement yang menggunakan workflow PR, umumnya iya. PR dibuat terlebih dahulu untuk mengajukan dan mendapatkan persetujuan kebutuhan sebelum PO diterbitkan.
Namun, proses dapat berbeda berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan.
Siapa yang membuat Purchase Request?
Biasanya Purchase Request dibuat oleh user atau department yang membutuhkan barang atau jasa.
Siapa yang membuat Purchase Order?
Purchase Order biasanya dibuat oleh purchasing atau procurement setelah kebutuhan pembelian mendapatkan approval dan vendor ditentukan.
Apakah Purchase Request dikirim ke vendor?
Umumnya tidak. PR merupakan dokumen internal perusahaan.
PO-lah yang biasanya dikirim kepada vendor sebagai dokumen pemesanan.
Apakah Purchase Order merupakan bukti pembayaran?
Tidak.
PO merupakan dokumen pemesanan. Bukti pembayaran merupakan dokumen atau catatan transaksi pembayaran yang dibuat ketika perusahaan melakukan pembayaran kepada vendor.
Apa yang terjadi setelah Purchase Order dibuat?
Secara umum, vendor menerima PO, kemudian menyediakan barang atau jasa sesuai detail pesanan. Setelah barang/jasa diterima, proses dapat dilanjutkan dengan receiving, invoice verification, dan payment.
Contoh Alur Purchase Request hingga Purchase Order
Bayangkan sebuah perusahaan membutuhkan 20 laptop untuk karyawan baru.
Step 1 — User membuat PR
Departemen HR atau IT mengajukan kebutuhan:
20 laptop
Step 2 — Manager melakukan approval
Manager memeriksa kebutuhan dan budget.
Status: Approved
Step 3 — Procurement memproses pembelian
Tim procurement mencari vendor dan melakukan perbandingan harga.
Step 4 — Vendor dipilih
Perusahaan memilih vendor berdasarkan harga, spesifikasi, kualitas, lead time, dan terms.
Step 5 — PO diterbitkan
Procurement membuat PO:
20 Laptop × Rp15.000.000 = Rp300.000.000
Step 6 — PO dikirim kepada vendor
Vendor menerima PO dan memproses pesanan.
Step 7 — Barang diterima
Perusahaan melakukan receiving dan memastikan barang sesuai dengan PO.
Step 8 — Invoice diproses
Invoice vendor diverifikasi berdasarkan PO dan barang yang diterima.
Inilah salah satu contoh bagaimana Purchase Request dan Purchase Order bekerja bersama dalam proses procurement.
Bagaimana Farinotech Membantu Digitalisasi Proses Procurement?
Perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi procurement membutuhkan sistem yang tidak hanya menyimpan dokumen, tetapi juga membantu mengatur workflow pengadaan dari awal hingga akhir.
Dengan pendekatan SaaS, proses procurement dapat dikelola secara digital dan terpusat sehingga user, procurement, management, dan finance dapat bekerja menggunakan data yang sama.
Farinotech memiliki pengalaman dalam pengembangan software dan web application, termasuk solusi cloud-based yang dirancang untuk membantu bisnis meningkatkan efisiensi, skalabilitas, dan integrasi sistem.
Untuk kebutuhan perusahaan, aplikasi procurement dapat dirancang untuk mendukung proses seperti:
Purchase Request → Approval → Procurement → Purchase Order → Receiving → Invoice → Payment
Dengan workflow yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengurangi proses manual, meningkatkan visibility, dan mendapatkan data procurement yang lebih mudah dipantau.
Ingin mendigitalisasi proses procurement perusahaan Anda?
Pelajari solusi SaaS Farinotech dan diskusikan kebutuhan workflow procurement perusahaan Anda dengan tim Farinotech.
Kesimpulan
Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) memiliki fungsi yang berbeda, tetapi saling berhubungan.
Purchase Request digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian secara internal, sedangkan Purchase Order digunakan untuk melakukan pemesanan resmi kepada vendor.
Secara sederhana:
PR = Permintaan pembelian
PO = Pesanan pembelian
Workflow yang umum adalah:
Purchase Request → Approval → Procurement → Vendor Selection → Purchase Order → Receiving → Invoice → Payment
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kontrol, transparansi, dan efisiensi pengadaan, digitalisasi proses procurement melalui aplikasi SaaS dapat menjadi langkah penting.
Dengan sistem yang tepat, proses procurement tidak lagi bergantung pada spreadsheet, email, dan dokumen yang tersebar, tetapi dapat dikelola dalam satu workflow digital yang terstruktur.
