Proforma Invoice: Apa Itu dan Kapan Digunakan?

Dalam transaksi bisnis, terutama transaksi B2B dan perdagangan internasional, perusahaan sering menggunakan berbagai jenis dokumen penjualan dan penagihan. Salah satunya adalah Proforma Invoice.

Bagi sebagian orang, Proforma Invoice sering dianggap sama dengan invoice biasa. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Secara sederhana:

Proforma Invoice adalah dokumen yang memberikan informasi atau perkiraan detail transaksi kepada calon pembeli sebelum transaksi penjualan resmi dilakukan.

Proforma Invoice biasanya berisi informasi seperti produk atau jasa, quantity, harga, biaya pengiriman, pajak, total nilai transaksi, serta ketentuan pembayaran.

Berbeda dengan Commercial Invoice, Proforma Invoice umumnya bukan merupakan tagihan final dan tidak digunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah jatuh tempo.

Dalam proses bisnis yang semakin digital, Proforma Invoice juga dapat menjadi bagian dari workflow quotation → sales order → invoice → payment, terutama ketika perusahaan menggunakan aplikasi invoicing atau ERP/SaaS.

---

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma Invoice adalah dokumen komersial yang dibuat oleh seller atau supplier untuk memberikan gambaran detail transaksi kepada buyer sebelum penjualan atau pengiriman barang secara resmi dilakukan.

Dokumen ini dapat digunakan untuk membantu buyer memahami:

• Apa yang akan dibeli
• Berapa jumlah barang atau jasa
• Berapa harga yang ditawarkan
• Berapa estimasi biaya pengiriman
• Berapa total nilai transaksi
• Apa syarat pembayaran
• Bagaimana ketentuan pengiriman

Karena sifatnya sebagai dokumen awal, informasi di dalam Proforma Invoice masih dapat berubah sebelum transaksi final dilakukan.

Contohnya, seorang buyer meminta penawaran 100 unit produk dari supplier.

Supplier dapat membuat Proforma Invoice yang mencantumkan:

100 unit × Rp500.000 = Rp50.000.000

Ditambah biaya pengiriman dan pajak jika berlaku.

Buyer kemudian menggunakan informasi tersebut untuk melakukan review, approval internal, pembayaran awal, atau keperluan administratif lainnya.

---

Apakah Proforma Invoice Sama dengan Invoice?

Tidak.

Ini merupakan salah satu hal terpenting yang perlu dipahami.

Proforma Invoice

Digunakan untuk memberikan informasi atau estimasi transaksi sebelum invoice final diterbitkan.

Invoice

Digunakan sebagai dokumen penagihan resmi atas barang atau jasa yang telah dijual atau diberikan sesuai kondisi transaksi.

Sederhananya:

Proforma Invoice = informasi transaksi sebelum final

Invoice = tagihan resmi

Karena itu, Proforma Invoice tidak seharusnya dianggap sebagai pengganti invoice final.

---

Fungsi Proforma Invoice

Proforma Invoice memiliki beberapa fungsi penting dalam proses bisnis.

1. Memberikan Detail Transaksi kepada Buyer

Proforma Invoice membantu buyer mengetahui detail transaksi sebelum transaksi diselesaikan.

Buyer dapat melihat:

• Produk
• Quantity
• Harga
• Diskon
• Shipping cost
• Pajak
• Total
• Payment terms
• Delivery terms

Dengan demikian, kedua pihak dapat memastikan bahwa informasi transaksi sudah sesuai.

---

2. Membantu Buyer Mendapatkan Approval Internal

Dalam perusahaan, pembelian sering membutuhkan approval dari beberapa pihak.

Proforma Invoice dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk menunjukkan estimasi nilai transaksi.

Misalnya:

Purchase Request

↓

Quotation / Proforma Invoice

↓

Management Approval

↓

Purchase Order

↓

Invoice

↓

Payment

Workflow tersebut dapat berbeda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

---

3. Membantu Proses Pembayaran di Muka

Dalam beberapa transaksi, seller membutuhkan pembayaran sebagian atau penuh sebelum barang dikirim.

Proforma Invoice dapat digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah yang perlu dibayarkan sebelum invoice final diterbitkan.

Namun, apakah Proforma Invoice dapat digunakan sebagai dasar pembayaran tergantung pada kesepakatan antara buyer dan seller serta kebijakan pihak terkait.

---

4. Membantu Transaksi Internasional

Proforma Invoice sering digunakan dalam perdagangan internasional untuk memberikan informasi mengenai transaksi sebelum pengiriman barang.

Dokumen tersebut dapat berisi:

• Seller
• Buyer
• Product description
• Quantity
• Unit price
• Total value
• Country of origin
• Shipping information
• Incoterms
• Currency

Dalam konteks ekspor-impor, persyaratan dokumen dapat berbeda berdasarkan negara, jenis transaksi, carrier, dan pihak berwenang.

---

5. Membantu Perencanaan Biaya

Buyer dapat menggunakan Proforma Invoice untuk memperkirakan total biaya transaksi sebelum pembelian dilakukan.

Hal ini berguna untuk:

• Budget planning
• Cash flow planning
• Procurement approval
• Purchase planning

---

Kapan Proforma Invoice Harus Digunakan?

Proforma Invoice dapat digunakan ketika transaksi belum sepenuhnya final tetapi buyer membutuhkan detail transaksi.

Beberapa situasi yang umum antara lain:

Sebelum Pengiriman Barang

Seller memberikan Proforma Invoice sebelum barang dikirim untuk memberikan informasi mengenai transaksi.

Saat Buyer Membutuhkan Approval

Buyer membutuhkan dokumen yang berisi nilai transaksi untuk mendapatkan persetujuan internal.

Untuk Prepayment

Seller meminta pembayaran di muka berdasarkan kesepakatan transaksi.

Untuk Transaksi Ekspor-Impor

Proforma Invoice dapat digunakan sebagai salah satu dokumen informasi untuk proses perdagangan internasional.

Ketika Detail Transaksi Masih Dapat Berubah

Jika harga, quantity, shipping, atau ketentuan transaksi masih dapat berubah, Proforma Invoice dapat digunakan sebelum dokumen penjualan final diterbitkan.

---

Kapan Proforma Invoice Tidak Diperlukan?

Tidak semua transaksi membutuhkan Proforma Invoice.

Jika transaksi sudah final dan seller siap menerbitkan dokumen penagihan resmi, perusahaan dapat langsung menggunakan invoice sesuai proses bisnisnya.

Misalnya:

Customer Order → Invoice → Payment

Dalam kondisi seperti ini, Proforma Invoice mungkin tidak diperlukan.

Penggunaan Proforma Invoice sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, proses internal, jenis transaksi, serta persyaratan pelanggan atau pihak terkait.

---

Contoh Proforma Invoice

Berikut contoh sederhana struktur Proforma Invoice.

InformasiContohProforma Invoice No.PI-2026-00125DateAugust 21, 2026SellerPT ABC TeknologiBuyerPT XYZ IndonesiaProductBusiness LaptopQuantity10 unitsUnit PriceRp15.000.000SubtotalRp150.000.000ShippingRp2.000.000TaxSesuai ketentuanTotalRp...CurrencyIDRPayment Terms50% AdvanceDelivery TermsAs Agreed

Perlu diperhatikan bahwa format Proforma Invoice dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

---

Informasi yang Biasanya Ada dalam Proforma Invoice

Tidak ada satu format Proforma Invoice yang wajib digunakan untuk semua jenis transaksi. Namun, beberapa informasi yang umum dicantumkan antara lain:

Informasi Seller

• Nama perusahaan
• Alamat
• Email
• Nomor telepon
• Tax information jika diperlukan

Informasi Buyer

• Nama perusahaan
• Alamat
• Contact person
• Email

Detail Dokumen

• Proforma Invoice number
• Issue date
• Validity period

Detail Produk atau Jasa

• Product/service description
• Quantity
• Unit
• Unit price
• Discount
• Subtotal

Informasi Pengiriman

• Shipping address
• Delivery terms
• Estimated delivery date
• Shipping method

Informasi Pembayaran

• Payment terms
• Bank information
• Currency
• Due/payment instructions

Untuk transaksi internasional, informasi tambahan seperti HS Code, country of origin, Incoterms, dan shipping information dapat diperlukan sesuai kebutuhan transaksi.

---

Proforma Invoice vs Invoice

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice dapat dilihat dari tujuan dan tahap penggunaannya.

AspekProforma InvoiceInvoiceTujuanMemberikan detail/estimasi transaksiMenagih pembayaranTahapSebelum transaksi finalSetelah transaksi/penjualan sesuai proses bisnisSifatInformasi awalTagihan resmiNilaiDapat berubahMenggambarkan nilai final sesuai transaksiPayment dueUmumnya bukan tagihan finalDapat memiliki tanggal jatuh tempoFungsi utamaPersiapan transaksiPenagihanBisa direvisiUmumnya lebih fleksibelMemerlukan kontrol sesuai kebijakan accounting

Catatan: perlakuan akuntansi, perpajakan, dan status hukum suatu dokumen dapat berbeda berdasarkan yurisdiksi dan jenis transaksi.

---

Proforma Invoice vs Commercial Invoice

Proforma Invoice juga berbeda dengan Commercial Invoice.

Proforma Invoice

Biasanya digunakan sebelum transaksi atau pengiriman final untuk memberikan informasi mengenai detail transaksi.

Commercial Invoice

Merupakan dokumen komersial yang digunakan dalam transaksi penjualan dan sering menjadi bagian penting dalam dokumentasi perdagangan internasional, termasuk proses customs.

Secara sederhana:

Proforma Invoice

→ Pre-transaction / preliminary information

Commercial Invoice

→ Final commercial transaction documentation

Dalam perdagangan internasional, perusahaan perlu memastikan persyaratan dokumen berdasarkan negara tujuan, jenis barang, customs requirements, dan aturan yang berlaku.

---

Apakah Proforma Invoice Bisa Digunakan untuk Penagihan?

Pada umumnya, Proforma Invoice bukan merupakan invoice final.

Proforma Invoice dapat menunjukkan berapa nilai transaksi yang diperkirakan atau disepakati sementara, tetapi statusnya berbeda dari invoice resmi.

Jika seller ingin melakukan penagihan resmi, biasanya diperlukan invoice sesuai proses accounting dan ketentuan yang berlaku.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menganggap Proforma Invoice dan Invoice sebagai dokumen yang sama.

---

Apa Perbedaan Proforma Invoice dengan Quotation?

Proforma Invoice dan quotation juga sering dianggap sama karena keduanya dapat digunakan sebelum transaksi final.

Namun, terdapat perbedaan.

Quotation

Quotation biasanya merupakan penawaran harga.

Tujuannya adalah memberikan harga dan terms kepada calon customer sebelum customer memutuskan pembelian.

Proforma Invoice

Proforma Invoice biasanya memiliki format yang lebih menyerupai invoice dan memberikan detail transaksi yang lebih lengkap untuk transaksi yang sedang dipersiapkan.

Contohnya:

Customer meminta harga

↓

Seller mengirim Quotation

↓

Customer menyetujui penawaran

↓

Seller membuat Proforma Invoice

↓

Customer melakukan approval/prepayment jika disepakati

↓

Seller melakukan proses transaksi

↓

Invoice final diterbitkan

Namun, workflow dapat berbeda berdasarkan model bisnis perusahaan.

---

Proforma Invoice dalam Workflow Digital

Dalam perusahaan modern, Proforma Invoice dapat menjadi bagian dari workflow penjualan dan finance.

Contoh:

Quotation

↓

Sales Order

↓

Proforma Invoice

↓

Customer Approval / Prepayment

↓

Delivery

↓

Invoice

↓

Payment

Dengan aplikasi SaaS, setiap tahap dapat memiliki status dan riwayat transaksi yang jelas.

Misalnya:

Proforma Invoice #PI-2026-00125

Status:

Draft → Sent → Accepted → Paid/Prepaid → Converted to Invoice → Completed

Workflow tersebut dapat membantu tim sales, finance, dan management mengetahui status transaksi tanpa harus mencari dokumen melalui email atau spreadsheet.

---

Masalah Jika Proforma Invoice Dikelola Secara Manual

Mengelola dokumen transaksi secara manual dapat menimbulkan berbagai masalah ketika volume transaksi meningkat.

Nomor dokumen tidak terkontrol

Tim dapat mengalami kesulitan memastikan nomor Proforma Invoice tidak duplikat.

Dokumen sulit ditemukan

File dapat tersebar di komputer, email, Google Drive, atau folder yang berbeda.

Approval tidak terdokumentasi dengan baik

Sulit mengetahui siapa yang telah menyetujui transaksi.

Data harus diinput berulang kali

Informasi customer, produk, harga, dan quantity harus diketik kembali saat membuat invoice.

Risiko kesalahan

Kesalahan input dapat terjadi pada:

• Customer
• Quantity
• Harga
• Pajak
• Currency
• Total
• Payment terms

---

Bagaimana Software Invoicing Membantu?

Aplikasi invoicing atau ERP dapat membantu menghubungkan Proforma Invoice dengan dokumen transaksi lainnya.

Contohnya:

Quotation

→ Sales Order

→ Proforma Invoice

→ Invoice

→ Payment

Dengan workflow digital, perusahaan dapat:

• Membuat Proforma Invoice lebih cepat
• Menggunakan data customer yang sudah tersimpan
• Mengurangi input manual
• Mengontrol nomor dokumen
• Melacak status dokumen
• Menyimpan histori transaksi
• Mengurangi risiko kesalahan
• Mempermudah reporting

---

Fitur yang Sebaiknya Ada di Aplikasi Proforma Invoice

Jika perusahaan ingin menggunakan software untuk mengelola Proforma Invoice, beberapa fitur berikut dapat dipertimbangkan.

Proforma Invoice Management

Membuat dan mengelola Proforma Invoice secara digital.

Customer Management

Menyimpan data customer secara terpusat.

Product & Service Management

Menyimpan katalog produk dan jasa sehingga pengguna tidak perlu memasukkan data berulang kali.

Automatic Numbering

Memberikan nomor dokumen secara otomatis berdasarkan format perusahaan.

PDF Generation

Menghasilkan Proforma Invoice dalam format PDF yang siap dikirim kepada customer.

Approval Workflow

Memungkinkan dokumen melalui proses approval sebelum dikirim.

Conversion to Invoice

Memungkinkan Proforma Invoice yang telah disetujui dikonversi menjadi invoice tanpa harus memasukkan seluruh data dari awal.

Payment Tracking

Memantau status pembayaran atau prepayment sesuai workflow perusahaan.

Audit Trail

Mencatat siapa yang membuat, mengubah, menyetujui, atau mengirim dokumen.

Dashboard & Reporting

Memberikan informasi mengenai:

• Total Proforma Invoice
• Draft
• Sent
• Approved
• Converted to Invoice
• Outstanding
• Paid/Prepaid

---

Bagaimana Farinotech Membantu Digitalisasi Invoice?

Perusahaan yang menangani banyak transaksi membutuhkan sistem yang mampu menghubungkan proses sales, invoicing, dan finance.

Dengan pendekatan SaaS, perusahaan dapat membangun workflow digital untuk mengelola dokumen seperti:

Quotation → Sales Order → Proforma Invoice → Invoice → Payment

Farinotech menyediakan layanan pengembangan software dan cloud application yang dapat digunakan untuk membangun solusi digital sesuai kebutuhan bisnis perusahaan.

Dengan sistem yang tepat, Proforma Invoice tidak lagi menjadi dokumen yang berdiri sendiri, tetapi menjadi bagian dari workflow transaksi yang terintegrasi.

Ingin membuat workflow invoicing yang lebih terstruktur?

Diskusikan kebutuhan aplikasi SaaS bisnis Anda bersama tim Farinotech.

---

FAQ Proforma Invoice

Apa itu Proforma Invoice?

Proforma Invoice adalah dokumen komersial yang memberikan informasi atau estimasi detail transaksi kepada buyer sebelum transaksi penjualan final dilakukan.

Apa fungsi Proforma Invoice?

Proforma Invoice dapat digunakan untuk memberikan detail transaksi, membantu proses approval, mendukung pembayaran di muka, membantu perencanaan biaya, dan mendukung kebutuhan administratif transaksi tertentu.

Apakah Proforma Invoice sama dengan Invoice?

Tidak. Proforma Invoice biasanya merupakan dokumen awal atau preliminary, sedangkan Invoice merupakan dokumen penagihan resmi sesuai proses transaksi.

Apakah Proforma Invoice wajib?

Tidak selalu. Kebutuhan penggunaan Proforma Invoice tergantung pada jenis transaksi, kebijakan perusahaan, kebutuhan buyer/seller, dan persyaratan pihak terkait.

Kapan Proforma Invoice digunakan?

Proforma Invoice umumnya digunakan sebelum transaksi atau pengiriman final ketika buyer membutuhkan informasi detail mengenai barang, jasa, harga, quantity, terms, atau total nilai transaksi.

Apakah Proforma Invoice bisa digunakan untuk pembayaran?

Dalam beberapa transaksi, Proforma Invoice dapat digunakan sebagai dasar administratif untuk pembayaran di muka jika disepakati oleh pihak terkait. Namun, Proforma Invoice bukan pengganti invoice final.

Apa perbedaan Proforma Invoice dan Quotation?

Quotation terutama digunakan sebagai penawaran harga, sedangkan Proforma Invoice biasanya memberikan detail transaksi dalam format yang lebih menyerupai invoice untuk transaksi yang sedang dipersiapkan.

Apa perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice?

Proforma Invoice biasanya digunakan sebagai dokumen awal sebelum transaksi final, sedangkan Commercial Invoice merupakan dokumen komersial untuk transaksi penjualan final dan dapat digunakan dalam dokumentasi perdagangan internasional sesuai persyaratan yang berlaku.

---

Kesimpulan

Proforma Invoice adalah dokumen penting dalam berbagai proses transaksi bisnis, tetapi tidak sama dengan invoice final.

Fungsi utamanya adalah memberikan gambaran detail transaksi sebelum transaksi penjualan atau pengiriman diselesaikan.

Secara sederhana:

Quotation = Penawaran

Proforma Invoice = Detail transaksi sebelum final

Invoice = Tagihan resmi

Commercial Invoice = Dokumen komersial untuk transaksi final, terutama relevan dalam perdagangan internasional

Dengan digitalisasi, perusahaan dapat mengintegrasikan Proforma Invoice ke dalam workflow:

Quotation → Sales Order → Proforma Invoice → Invoice → Payment

Penggunaan aplikasi SaaS dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual, menjaga konsistensi data, mempercepat pembuatan dokumen, serta memberikan visibility terhadap status transaksi.