Apa Itu Business Document Generator?
Dalam menjalankan bisnis, dokumen merupakan bagian penting dari hampir setiap transaksi. Mulai dari penawaran harga kepada pelanggan, pesanan pembelian, invoice, bukti pembayaran, hingga laporan pekerjaan membutuhkan format dokumen yang jelas dan profesional.
Namun, membuat dokumen bisnis secara manual menggunakan Microsoft Word atau Excel sering membutuhkan waktu. Pengguna harus membuat tabel, menghitung subtotal, pajak, diskon, total, memasukkan logo perusahaan, mengatur nomor dokumen, kemudian memastikan format PDF tetap rapi.
Business Document Generator hadir untuk menyederhanakan proses tersebut.
Dengan business document generator, pengguna dapat memasukkan data bisnis ke dalam form yang sudah disediakan dan sistem akan membantu menghasilkan dokumen profesional yang siap digunakan.
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah FariDocs, platform generator dokumen bisnis dari Farinotech.
FariDocs dirancang untuk membuat berbagai dokumen bisnis secara online, dengan preview langsung dan hasil akhir berupa PDF siap digunakan.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Business Document Generator?
Bayangkan sebuah perusahaan harus membuat:
Quotation
Purchase Order
Sales Order
Invoice
Delivery Note
Payment Receipt
Purchase Request
Proposal
Work Order
BOQ
Progress Report
Jika semuanya dibuat secara manual, pekerjaan administrasi dapat menghabiskan banyak waktu.
Dengan generator dokumen bisnis, proses tersebut dapat dibuat lebih sederhana.
Pengguna cukup memasukkan informasi yang diperlukan, memeriksa hasil dokumen melalui preview, kemudian menghasilkan PDF.
FariDocs menyediakan berbagai jenis generator untuk kebutuhan penjualan, penagihan, pengadaan, dan operasional bisnis.
Jenis Dokumen yang Dapat Dibuat
FariDocs saat ini menyediakan berbagai jenis dokumen bisnis, antara lain:
Invoice
Quotation
Purchase Order
Purchase Request
Proforma Invoice
Sales Order
Delivery Note
Payment Receipt
Credit Note
Debit Note
Work Order
BOQ
Proposal
Timesheet
Approval
Goods Receipt
Vendor Invoice
Payment Voucher
Progress Report
Dengan pendekatan tersebut, FariDocs tidak hanya berfungsi sebagai invoice generator, tetapi dapat digunakan sebagai business document generator untuk berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.
Fitur yang Membantu Membuat Dokumen Lebih Profesional
1. Perhitungan Otomatis
FariDocs dapat membantu menghitung subtotal, diskon, pajak, biaya pengiriman, total dan sisa tagihan sehingga pengguna tidak perlu menghitung semuanya secara manual.
2. Preview Secara Real-Time
Data yang dimasukkan dapat langsung diperiksa melalui preview sebelum dokumen dibuat menjadi PDF.
Hal ini membantu mengurangi kesalahan informasi maupun tampilan dokumen.
3. SmartFit
SmartFit membantu menyesuaikan layout ketika pengguna memiliki deskripsi produk yang panjang, alamat yang panjang, logo, maupun tanda tangan.
Dengan demikian, dokumen tetap dapat terlihat rapi ketika informasi yang dimasukkan cukup banyak.
4. Dukungan Mata Uang Internasional
FariDocs menyediakan lebih dari 90 pilihan mata uang sehingga dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis yang melakukan transaksi dengan pelanggan atau vendor internasional.
5. Bahasa Indonesia dan English
FariDocs mendukung workflow bilingual sehingga pengguna dapat membuat dokumen dengan kebutuhan Bahasa Indonesia maupun English.
6. Logo dan Tanda Tangan
Identitas perusahaan seperti logo dan tanda tangan dapat ditambahkan ke dokumen sehingga hasil akhirnya lebih profesional dan sesuai dengan identitas bisnis.
Cocok Untuk Siapa?
Business document generator dapat digunakan oleh:
UMKM
Pemilik UMKM dapat membuat invoice, quotation, purchase order dan dokumen lainnya tanpa harus membuat template dari awal.
Freelancer
Freelancer dapat membuat invoice dan quotation profesional untuk client.
Sales
Tim sales dapat membuat quotation dan dokumen penjualan dengan format yang konsisten.
Perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan generator dokumen untuk membantu standarisasi dokumen antar divisi.
Procurement
Tim procurement dapat membuat purchase request, purchase order dan dokumen pengadaan.
Project Management
Tim proyek dapat memanfaatkan BOQ, work order dan progress report.
Bagaimana Cara Menggunakan FariDocs?
Prosesnya sederhana:
Pilih dokumen → Isi data → Periksa preview → Download PDF
Tidak perlu menggunakan software desain untuk membuat layout dokumen dari awal.
FariDocs menyediakan workspace khusus untuk setiap jenis dokumen sehingga pengguna dapat langsung fokus pada informasi yang perlu dimasukkan.
Apakah FariDocs Gratis?
FariDocs saat ini menyediakan pembuatan dan download PDF tanpa batas berdasarkan pengaturan layanan yang ditampilkan pada website.
Pengguna juga tidak perlu menggunakan kartu kredit untuk mulai membuat dokumen.
Privasi Dokumen
Salah satu pendekatan yang digunakan FariDocs adalah privacy-first document generation.
Website menyatakan bahwa PDF dibuat ketika diminta dan tidak disimpan sebagai file unduhan di server.
Hal ini menjadi pertimbangan penting bagi bisnis yang membuat dokumen yang berisi informasi transaksi.
Kesimpulan
Business Document Generator dapat membantu bisnis mengurangi pekerjaan administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Daripada membuat template satu per satu menggunakan Word atau Excel, bisnis dapat menggunakan platform seperti FariDocs untuk membuat berbagai dokumen secara lebih cepat dan konsisten.
Dengan berbagai jenis dokumen yang tersedia, FariDocs dapat digunakan mulai dari proses quotation, sales order, delivery, invoicing, payment hingga kebutuhan procurement dan project management.
Mulai membuat dokumen bisnis profesional dengan FariDocs dan ubah data bisnis Anda menjadi PDF yang siap digunakan.